Nếu khách check-in sau giờ quy định thì xử lý như thế nào

Bạn có bao giờ tự hỏi thời gian check in khách sạn là vào lúc mấy giờ không? Chắc hẳn đôi khi đến cả nhân viên của khách sạn cũng thắc mắc về giờ check in khách sạn. Cùng tìm hiểu rõ hơn về vấn đề này nhé.

Giờ check in khách sạn đúng quy định là mấy giờ?

Theo quy định, giờ check in khách sạn là 14 giờ chiều và giờ check out là 12h trưa. Bạn có thể hiểu đơn giản về điều này là bạn sẽ nhận phòng vào 14h chiều và trả vào khung 12h trưa. Như vậy bạn đã biết check in khách sạn lúc mấy giờ rồi nhé. Vậy tại sao lại là hai khung giờ này và số tiếng chênh lệch đó để làm gì? Sở dĩ có khoảng 2 tiếng trống đó chính là để nhân viên khách sạn dọn dẹp và setup phòng mới, để đón những lượt khách tiếp theo, để bạn vào nhận phòng sẽ có một không gian mới tinh tươm có thể nghỉ chân ngay. Nhiều người thắc mắc vấn đề check in khách sạn mấy giờ liệu có quan trọng như vậy không? câu trả lời là có nhé, vì họ không bao giờ muốn khách hàng phải vào một không gian bừa bộn hay không sạch sẽ, bạn cũng muốn vậy chứ? không gian phòng mới cần có ga giường, gối, chăn, nệm, các vật dụng cá nhân chuẩn bị một cách gọn gàng và đầy đủ.

Nếu bạn rơi vào khung giờ check in khách sạn không phải là 14h thì sao?

Nếu bạn rơi vào khung giờ check in khách sạn không phải là 14h thì sao?

Có một số trường hợp đặc biệt về giờ check in khách sạn sớm, tức là khách nghỉ ngơi muốn nhận phòng sớm hơn. Trong trường hợp này nếu như còn phòng trống, khách sạn hoàn toàn có thể giải quyết cho bạn nhận phòng sớm. Tuy nhiên tùy từng khách sạn, có thể khung giờ sớm hơn đó bạn không bị tính tiền nhưng cũng có thể là có một số nơi vẫn tính theo công thức: Từ 5h – 9h sáng phải trả thêm 50% giá tiền phòng Từ 9h – 14h chiều trả thêm 30% giá phòng Còn nếu như bạn check in khách sạn muộn cũng tương tự như vậy, khách sạn có thể thu thêm hoặc giảm trừ chi phí cho bạn tùy từng trường hợp. Nhưng nếu check in muộn nếu có thể hãy báo với lễ tân của khách sạn đó, tránh trường hợp quá muộn phòng hủy tự động, sẽ gây bất lợi cho cả bạn và lễ tân khi có trường hợp check in khách sạn trễ. Vì sự trễ này sẽ khiến cho khách sạn không nắm bắt được khách có đến hay không, cũng không thể phân phòng cho khách mới lưu trú sau đó. Để bạn không rơi vào các tình huống khó xử, một vài mẹo nhỏ cho bạn như sau: Tìm hiểu kỹ về khách sạn đó, qua các đánh giá, phản hồi của khách hàng đã trải nghiệm dịch vụ tại đó Không phải khách sạn nào cũng áp dụng giờ check in check out như trên nên bạn cần hỏi rõ khi đặt phòng để có sự chủ động Hãy liên hệ quầy lễ tân nếu bạn muốn thay đổi khung giờ check in hay check out của mình mà không gây ảnh hưởng tới hoạt động chung và quyền lợi của bạn Nếu muốn có thêm thời gian lưu trú, hãy chọn dịch vụ phòng theo giờ thay vì để tính theo ngày, như vậy sẽ tiết kiệm chi phí cho bạn hơn Như vậy qua một vài chia sẻ này, bạn đã hiểu được giờ check in khách sạn là lúc mấy giờ, cũng như những quy định xung quanh vấn đề này rồi nhé. Hy vọng sẽ cung cấp được cho bạn những kiến thức bổ ích khi đi nghỉ dưỡng, lưu trú tại các khách sạn ở các điểm du lịch khác nhau.

Bạn muốn khách sạn của bạn đông khách,tăng doanh thu đồng thời khách sạn của bạn phát triển mạnh thì lễ tân khách sạn là đóng góp một phần quan trọng trong việc phát triển đó,lê tân khách sạn là bộ phận tiếp xúc với khách hàng đầu tiên và tạo cho khách hàng nhiều ấn tượng cho khách sạn.Chính vì vậy lễ tân khách sạn chính là bộ mặt của khách sạn và đây cũng là nơi phát sinh nhiều tình huống đòi hỏi xử lý khéo léo và linh hoạt của lễ tân khách sạn. Hôm nay ezCloudhotel xin chia sẻ 1 số tình huống mà nhân viên lễ tân thường gặp như sau:
 

Tình huống thứ nhất: Đoàn khách đang nghỉ tại khách sạn đi ra ngoài tham quan gặp sự cố nên chưa về kịp giờ trả phòng [12 giờ trưa] . Trong khi đó có đoàn khách khác đòi check in sớm hơn 12h. Cách xử lý:

1. Trường hợp chủ động:

Hàng ngày Lễ tân phải luôn chủ động liên hệ với hướng dẫn hoặc khách đang ở để biết giờ check out của khách. Nếu có thông tin về tình hình đoàn khách xin check – out muộn, thì lễ tân nên kiểm tra lại số lượng phòng xin ở lại là bao nhiêu để chủ động gọi điện cho hướng dẫn của các đoàn đến check – in hôm đó nhờ họ điều chỉnh giờ đến cho phù hợp [gợi ý họ cho khách đi ăn trưa trước rồi hãy về khách sạn…].

2. Trường hợp bị động:

Trường hợp 1: Khách đang ở khách sạn đã đặt phòng là 2 đêm hoặc nhiều hơn, nhưng khi triển khai thông tin thì khách sạn nhầm thành đoàn khách ở 1 đêm hoặc vì lý do nào đó khách xin ở lại thêm 1 đêm nữa đều dẫn đến tình trạng không còn phòng cho đoàn khách mới đến check in. Trong trường hợp này lễ tân khéo léo giải thích với hướng dẫn hoặc khách về nguyên nhân dẫn đến tình trạng không còn phòng. Tiếp đến liên hệ đến khách sạn khác hạng tương đương hoặc tốt hơn để đặt phòng cho khách. Trường hợp chi phí phát sinh do đặt phòng ngoài thì khách sạn nhận chịu phần đó.

Trường hợp 2:

Đoàn khách trả phòng muộn trong khi đoàn khách khác đã đến sảnh Lễ tân. Lễ tân nhanh chóng thu xếp chỗ ngồi và hành lý cho đoàn khách mới đến. Chuẩn bị nước uống welcome và khăn lạnh nếu cần cho khách. Giải thích nguyên nhân về sự chậm trễ [khách bị ốm không trả phòng kịp hoặc một số phòng gặp sự cố về điện, nước đang được nhân viên sửa chữa…] và xin lỗi khách ngồi chờ trong chốc lát, khách sạn sẽ khẩn trương thu xếp phòng cho quý khách. Tiếp đến gọi điện liên lạc và yêu cầu đoàn khách đang ở trả phòng ngay. Trường hợp vì lý do gì đó đoàn không thể trả phòng ngay thì có thể xin phép họ thu xếp hành lý vào 1 hoặc 2 phòng để giải phóng phòng cho đoàn đang đợi. Yêu cầu nhà buồng khẩn trương làm phòng cho khách. Được phòng nào đưa ngay cho hướng dẫn để họ ưu tiên sắp xếp cho trưởng đoàn, những khách khó tính hoặc khách VIP…

Tình huống thứ hai:

Đang đêm khách trên phòng gọi điện xuống lễ tân hốt hoảng đòi đổi phòng vì họ bảo thấy trong phòng có…ma.

Cách xử lý:

-Trước tiên người lễ tân phải chú ý lắng nghe một cách nghiêm túc, không cười cợt và phải tỏ thái độ chia sẻ với khách. -Tuyệt đối không cãi lại hoặc phủ nhận hoàn toàn thông tin mà khách phàn nàn,vì làm vậy sẽ khiến khách của mình cảm giác yêu cầu của mình không được quan tâm, không được tôn trọng đúng mực. -Tiến hành đổi buồng ngay cho họ nếu như khách sạn còn khả năng đáp ứng [thật ra chỉ là giải quyết về mặt tâm lý chứ làm gì có ma]. – Trong trường hợp khách sạn đã kín buồng không thể đổi được, chúng ta nên từ từ giải thích với khách rằng đó có thể chỉ là ảo giác, rằng khách sạn của bạn vẫn luôn có nhân viên trực sảnh ở phía ngoài và nhân viên bảo vệ tuần tra 24/24h nên họ cứ yên tâm . -Nếu khách không đồng ý, ngày hôm sau bạn thử xem có vị khách nào có thể đổi buồng giúp hay không và bạn nên hỏi các phòng mà khách là những chàng thanh niên.

-Theo dõi nếu ngày hôm sau vẫn có tình trạng đó xảy ra thì nhanh chóng báo cáo với lãnh đạo, tìm giải pháp điều tra chân tướng sự thật.

Một phần mềm quản lý khách sạn tốt là chìa khóa để kinh doanh khách sạn thành công

1.    Khách đã đặt phòng trước nhưng khi tới khách sạn loại phòng mà khách đặt đã hết. Bạn sẽ làm như thế nào ? 2.    Khách đã đặt phòng trước nhưng đến đăng ký khách sạn sớm trước giờ checkin nên khách sạn chưa có phòng cho khách. Bạn sẽ làm gì ? 3.    Khách đã đặt phòng trước từ ngày 20/1 đến 3/2 nhưng lại đến vào ngày 19/1. Hôm đó khách sạn của bạn không còn phòng. Bạn sẽ làm gì ? 4.    Một khách đã đặt phòng trước và thống nhất với khách sạn về giá thuê phòng. Nhưng khi làm thủ tục checkin khách yêu cầu giảm giá với lý do một số khách sạn khác trong khu vực giống khách sạn của bạn mà giá lại rẻ hơn. Bạn sẽ làm gì ? 5.    Khách đã đặt phòng trước qua một hãng lữ hành. Nhưng khi tới khách sạn, khách từ chối checkin vì cho rằng khách sạn của bạn quá nhỏ. Bạn sẽ nói gì ? 6.    Khách đã đặt phòng trước ở một khách sạn khác nhưng đi nhầm tới khách sạn của bạn [thậm chí chuyển cả hành lý vào rồi]. Bạn sẽ làm gì ? 7.    Khách đến khách sạn làm xong thủ tục check-in và đã nhận phòng. Sau đó gọi điện mới biết người bạn ở khách sạn khác. Khách yêu cầu được trả phòng ngay để sang ở cùng bạn. Bạn sẽ giải quyết thế nào ? 8.    Một khách nước ngoài đến khách sạn lúc 23.00 h và đề nghị làm thủ tục checkin. Khách có voucher do một hãng lữ hành phát hành và trên voucher ghi rõ tên khách sạn của bạn nhưng hãng lữ hành này lại không đặt phòng trước cho khách. Trong trường hợp này, khách sạn vẫn còn loại phòng như đã ghi trong voucher. Bạn sẽ giải quyết thế nào ? 9.    Khách đã đặt 1 phòng có 2 giường nhưng khi đến nhận phòng thì nhóm khách lại gồm 3 người. Khách sạn còn phòng trống nhưng khách dứt khoát không đồng ý theo đề nghị của bạn là thuê thêm 1 phòng. Vì khách cho rằng chỉ cần một phòng là đủ, thậm chí không cần thuê thêm giường. Bạn giải quyết tình huống này như thế nào ? 10.    Một khách đã đặt phòng tại khách sạn của bạn và dự định checkin lúc 15.00h vì chuyến bay của khách hạ cánh lúc 13.00h. Bây giờ là 19.30h khách vẫn chưa tới khách sạn. Trong khi đó có một khách khác muốn thuê phòng mà bạn không còn phòng trống nào ngoài phòng đó. Bạn sẽ làm gì ? 11.    Khách đã đặt phòng trước nhưng khi làm thủ tục đăng ký khách sạn khách nói bị mất hộ chiếu. Bạn sẽ làm gì ? 12.    Khách checkin vào khách sạn với một chú chó nhỏ trên tay. Nội quy của khách sạn cấm mang súc vật vào phòng và các khu dịch vụ của khách sạn. Bạn sẽ làm gì ? 13.    Khách đến khách sạn thuê phòng nghỉ nhưng không có hành lý mang theo Bạn sẽ làm gì ? 14.    Khách đã ở khách sạn sau đó đi Hạ Long trong 2 ngày và quay lại khách sạn thuê phòng lưu trú tiếp 3 đêm nữa. Lễ tân cần phải chú ý điều gì khi làm thủ tục đăng ký lại cho khách ? 15.    Một khách đến khách sạn của bạn thuê phòng và trên mặt có vết nhọ, Bạn sẽ làm gì? Tuyển Dụng Lễ Tân Khách Sạn - Tuyển Dụng Trưởng Bộ Phận Lễ Tân Khách Sạn [FOM]