Về cơ bản có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử.
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư.
Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Theo giáo sư Sue McKemmish - Lưu trữ Quốc gia Úc: “lập hồ sơ tốt ngay từ khâu văn thư sẽ phục vụ tốt hơn cho cả mục đích hiện hành cũng như mục đích trong tương lai”.
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau:
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.
Từ những lẽ trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị.
Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác Lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc Việt Nam XHCN, ngày 17/9/2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg lấy ngày 03/01 hàng năm là “Ngày Lưu trữ Việt Nam”. 67 năm qua, ngành lưu trữ Việt Nam đã phát triển không ngừng và lập nên nhiều thành tích, đóng góp xứng đáng vào thành tích chung của đất nước và của dân tộc.
Ở tỉnh ta, năm 1995 UBND tỉnh quyết định thành lập Phòng Văn thư, Lưu trữ thuộc VP UBND tỉnh, tháng 5/1998, thành lập Trung tâm Lưu trữ trên cơ sở Phòng văn thư- Lưu trữ thuộc Văn phòng UBND tỉnh; Tháng 4/2008 Trung tâm Lưu trữ tỉnh được chuyển về trực thuộc Sở Nội vụ, đồng thời tháng 10/2009 thành lập Phòng quản lý VTLT trực thuộc Sở Nội vụ, đến tháng 9/2011 thành lập Chi cục Văn thư-Lưu trữ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý VTLT và Trung tâm Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ. Cùng với việc hình thành và phát triển tổ chức làm công tác VTLT, ngành Lưu trữ tỉnh KG đã đạt được nhiều thành tích như:
Công tác quản lý nhà nước về VTLT từng bước đi vào nề nếp. Công tác Lưu trữ ngày càng được quan tâm, Kho lưu trữ chuyên dụng đã được Tỉnh ủy, UBND tỉnh đầu tư xây dựng với diện tích sử dụng gần 3.200 m2, 33 phòng kho, có thể bảo quản tài liệu lưu trữ của tòan tỉnh trong 20 năm, với hơn 6.500m tài liệu, các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ như hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động, hệ thống máy lạnh trung tâm cơ bản đáp ứng các thông số kỹ thuật quy định.
Đã chỉnh lý hòan chỉnh khối tài liệu đang quản lý tại Trung tâm lưu trữ, đồng thời hướng dẫn các sở, ngành, địa phương chỉnh lý khối lượng tài liệu tích đống theo Đề án 356, đến nay đã có 18/21 đơn vị sở ngành và 3/8 huyện thị, thành phố đã sắp xếp, chỉnh lý tài liệu tích đóng theo đề án. Về thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ trong tòan tỉnh luôn đạt và vượt kế họach đề ra, hiện nay Lưu trữ lịch sử tỉnh đang quản lý 48 phông lưu trữ, với 11.376 hộp, 36.076 hồ sơ bằng 1.264 mét tài liệu
Công tác phục vụ khai thác sử dụng tài liệu có nhiều chuyển biến tích cực, nhanh chóng, kịp thời và từng bước đa dạng hóa các hình thức khai thác sử dụng tài liệu cho nên số lượng người đến khai thác, sử dụng ngày càng đông và số lượng hồ sơ, tài liệu được đưa ra nghiên cứu sử dụng ngày càng nhiều. Đặc biệt phục vụ kịp thời tài liệu lưu trữ cho Tổng Cục II Bộ Quốc phòng để xây dựng Đề án tổng kết 25 năm đấu tranh, phát triển của Campuchia và quan hệ Việt nam-Campuchia được 87 văn bản, bằng 349 trang tài liệu. Tài liệu lưu trữ được khai thác đã phát huy tác dụng, phục vụ kịp thời và có hiệu quả cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử trên tất cả các lĩnh vực đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của tỉnh. Có nhiều công cụ phục vụ khai thác như sổ mục lục, khai thác qua mạng và hơn ngàn phích tra tìm tài liệu từ 1975 đến năm 2007.
Đã in ấn và phát hành kỷ yếu lưu trữ Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh Kiên Giang qua các thời kỳ [từ năm 1945 – 2010]; Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân tỉnh Kiên Giang; thu thập 439 hình ảnh các Mẹ Việt Nam anh hùng; 61 hình ảnh các vị Đại biểu Quốc hội từ Khóa I đến Khóa XII.
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ được chú trọng, các phông tài liệu trong kho được sắp sếp gọn ràng, ngăn nắp, đảm bảo dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy. Thường xuyên sắp xếp, vệ sinh, khử trùng tài liệu, kho tàng, bố trí được các trang thiết bị cần thiết để phục vụ việc bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, thường xuyên kiểm tra các thiết bị phòng cháy chữa cháy.
Đạt được những kết quả trên, trước hết là nhờ sự quan tâm, lãnh đạo, chỉ đạo của Tỉnh ủy, UBND tỉnh, sự hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Lãnh đạo Sở Nội vụ và sự phối hợp của các cơ quan, đơn vị trong tỉnh cùng với sự nổ lực phấn đấu của đội ngũ công chức, viên chức làm công tác VTLT toàn tỉnh, nhất là các công chức, viên chức tại Chi cục VTLT. Nhân dịp này, tôi bày tỏ sự cảm ơn và ghi nhận sự đóng góp của đội ngũ những người làm công tác VTLT trong tỉnh.
Năm 2013 là năm thứ hai thực hiện Luật Lưu trữ, cùng với nhiệm vụ bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đặt ra hết sức nặng nề, đòi hỏi mỗi đơn vị, mỗi công chức, viên chức làm công tác Lưu trữ phải nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng động, sáng tạo, để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ mà Đảng, Nhà nước giao phó. Đẩy mạnh phong trào thi đua lao động, nâng cao ý thức kỷ luật và đạo đức nghề nghiệp của công chức, viên chức làm công tác VTLT tại cơ quan, đơn vị.
Tập trung tham mưu UBND tỉnh tiếp tục quán triệt Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Lưu trữ; cụ thể hóa các chủ trương của Đảng, Pháp luật của Nhà nước về VTLT trên địa bàn; tổng kết Đề án chỉnh lý tài liệu tích đống trên địa bàn tỉnh giai đoạn 2008-2012 và xây dựng Đề án giai đoạn 2013-2018. Tiếp tục kiện toàn tổ chức và bố trí đúng cán bộ, công chức làm công tác VTLT tại các sở, ngành, địa phương; tăng cường quản lý nhà nước về công tác văn thư-lưu trữ, từng bước đi vào nề nếp. Đẩy mạnh phát huy giá trị tài liệu lưu trữ thông qua việc đa dạng hóa khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; xây dựng Đề án sưu tầm tài liệu quý hiếm có liên quan đến tỉnh Kiên Giang tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và tài liệu ghi trên lá buông, sắc phong trên địa bàn tỉnh; đồng thời tập trung triển khai thực hiện đảm bảo tiến độ dự án “mở rộng, cải tạo, sửa chữa, nâng cấp kho lưu trữ chuyên dụng” theo Quyết định phê duyệt của UBND tỉnh.
Nhân kỷ niệm Ngày truyền thống ngành Lưu trữ Việt Nam và đón xuân mới 2013, thay mặt Lãnh đạo Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư, Lưu trữ gửi tới toàn thể các thế hệ công chức, viên chức làm công tác VTLT trong tỉnh lời chúc mừng tốt đẹp nhất, chúc năm mới 2013 mạnh khỏe, hạnh phúc và thành đạt
* Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư lưu trữ:
Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng, hiện nay là Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng và trình Nhà nước ban hành các văn bản quan trọng về công tác văn thư, lưu trữ như:
- Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Bộ trưởng kèm theo Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ;
- Thông tư số 09/BT ngày 08/3/1965 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng về tổ chức lưu trữ ở các Bộ và kho lưu trữ địa phương;
- Thông tư số 120/BT ngày 29/7/1974 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng về việc chấn chỉnh và kiện toàn công tác lưu trữ ở các cơ quan trung ương và địa phương;
- Thông tư số 101/BT ngày 09/5/1977 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng hướng dẫn thi hành Chỉ thị 242/CT-TW của Ban Bí thư Trung ương Đảng về việc tập trung quản lý, sử dụng tài liệu chính quyền cũ ở miền Nam;
- Quyết định số 168/HĐBT ngày 26/12/1981 của Hội đồng Bộ trưởng về việc thành lập Phông Lưu trữ quốc gia của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
- Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia được Hội đồng Nhà nước thông qua ngày 11/12/1982;
- Nghị định số 34/HĐBT ngày 01/3/1984 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Lưu trữ Nhà nước;
- Quyết định số 228-QĐ ngày 31/12/1992 của Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường ban hành tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700:1992 - Văn bản quản lý nhà nước [Mẫu trình bày];
- Chỉ thị số 726/TTg ngày 04/9/1997 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới;
- Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp;
- Pháp lệnh lưu trữ quốc gia được Uỷ ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001 và Chủ tịch nước ký lệnh công bố ngày 15/4/2001;
- Quyết định số 89/2009/QĐ-TTg ngày 24/6/2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ.
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11.11.2011. Luật gồm có 7 chương và 42 điều.
Hệ thống văn bản này đã tạo cơ sở pháp lý cho công tác văn thư, lưu trữ hoạt động ngày một hiệu quả, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Hiện nay, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đang tích cực đẩy mạnh việc xây dựng các văn bản quản lý nhất là các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nhằm đưa công tác này đi vào nề nếp, thực hiện thống nhất trong cả nước.
Quản lý tài liệu có ý nghĩa quốc gia
Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quốc gia. Trong những năm chiến tranh phá hoại ở miền Bắc, Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng đã tổ chức sơ tán, bảo vệ an toàn một khối lượng lớn tài liệu Lưu trữ quốc gia. Hiện nay, 04 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã thu thập khoảng 30km giá tài liệu có ý nghĩa quốc gia, được viết bằng các ngôn ngữ Hán - Nôm, Pháp, Việt…trên các vật mang tin bằng giấy, mộc bản, phim ảnh, ghi âm v.v. Những tài liệu này được hình thành trong quá trình hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu ở Việt Nam từ thế kỷ XV cho đến ngày nay. Tài liệu Lưu trữ quốc gia đã phục vụ có hiệu quả các nhu cầu nghiên cứu, góp phần thiết thực vào việc khôi phục nhiều công trình quan trọng sau chiến tranh, cũng như cho sự nghiệp xây dựng, bảo vệ và phát triển kinh tế văn hoá xã hội của đất nước.
Trong thời gian qua, công tác lưu trữ đã được Nhà nước quan tâm, đầu tư hàng nghìn tỷ đồng cho việc xây dựng kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị bảo quản, xử lý tình trạng tài liệu tích đống và ngăn chặn nguy cơ huỷ hoại, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ, cũng như phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Đào tạo cán bộ văn thư lưu trữ
Trường Trung học lưu trữ và Nghiệp vụ văn phòng thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước chuyên đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp ngành Văn thư - Lưu trữ - Hành chính văn thư, Thư ký văn phòng. Ngoài ra, hàng năm Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thường xuyên mở các khoá ngắn hạn bồi dưỡng huấn luyện nghiệp vụ cho các cán bộ công chức văn thư lưu trữ tại các cơ quan. Việc đào tạo cán bộ công chức văn thư lưu trữ có trình độ đại học ở trong nước do khoa lưu trữ học và Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và nhân văn Hà Nội thực hiện
Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ
Cho đến nay, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã có trên 50 đề tài nghiên cứu, mẫu tiêu chuẩn cấp nhà nước và cấp ngành về văn thư lưu trữ, ứng dụng công nghệ thông tin được triển khai nghiên cứu, góp phần tích cực vào sự nghiệp phát triển khoa học nghiệp vụ của ngành lưu trữ.
Quan hệ quốc tế
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là thành viên của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế [ICA], Chi nhánh khu vực Đông Nam Á của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế [SARBICA] và tổ chức Lưu trữ các nước nói tiếng Pháp [AIAF]. Ngoài ra, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước còn có quan hệ hợp tác thường xuyên với nhiều nước trong khu vực và thế giới.
Tổ chức hội nghề nghiệp về lưu trữ
Nhằm tập hợp, đoàn kết các tổ chức, cá nhân trong và ngoài ngành lưu trữ quan tâm đến việc xây dựng, phát triển sự nghiệp lưu trữ Việt Nam, Hội Lưu trữ Việt Nam đã được thành lập ngày 01/8/2001.
Kết luận chung
Trong quá trình thành lập và phát triển, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã phấn đấu vượt mọi khó khăn, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao, thể hiện qua các thành tích xây dựng hệ thống tổ chức lưu trữ từ trung ương đến cơ sở, xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật văn thư, lưu trữ, tổ chức thu thập, bảo vệ an toàn và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia, đào tạo cán bộ, chỉ đạo cán bộ, chỉ đạo nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ thông tin trong văn thư lưu trữ, quan hệ hợp tác quốc tế, tổ chức hội lưu trữ .v.v. Nhà nước đã ghi nhận thành tích này của tập thể và cá nhân làm công tác lưu trữ. Đặc biệt, Chủ tịch nước đã ký Lệnh tặng thưởng Huân chương Độc lập hạng nhì cho Cục Lưu trữ Nhà nước nhân dịp 40 năm thành lập. Ngày 18/9/2007, Chủ tịch nước Nguyễn Minh Triết đã ký quyết định tặng Huân chương Hồ Chí Minh cho Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Ngày 17/9/2007, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 1229/QĐ-TTg lấy ngày 03/01 hàng năm là Ngày Lưu trữ Việt Nam.