Lập bảng chi phí nguyên liệu cho vận hành nhà hàng

Kế toán nhà hàng hiện cũng đang trở thành một lựa chọn khá lý tưởng cho các nhân viên kế toán. Tuy nhiên công việc này đòi hỏi bạn phải có nhiều hơn những kỹ năng và kiến thức tổng hợp về kế toán nhà hàng. Bài viết sau đây sẽ cung cấp những kiến thức cơ bản về kế toán tổng hợp nhà hàng và sự vận dụng 2 phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ với loại hình kinh doanh đặc thù này.

1. Công việc của kế toán tổng hợp nhà hàng

Sự khác biệt chủ yếu của kế toán nhà hàng so với các loại hình doanh nghiệp khác là ở nghiệp vụ tập hợp giá thành món ăn, giá thành sao cho đúng và đủ. Cụ thể, công việc của một kế toán tổng hợp nhà hàng là thực hiện những công việc cơ bản sau:

1.1. Kiểm soát giá cả hàng hóa nhập vào, các loại chi phí dịch vụ mua vào và doanh thu dịch vụ bán ra

Nhân viên kế toán tổng hợp lúc này sẽ cần phải kiểm soát được giá nhập và chi phí bán dịch vụ bán ra của nhà hàng. Cụ thể: 

• Phải xây dựng định mức nguyên vật liệu cho từng món ăn, bao gồm nguyên liệu chính và nguyên liệu phụ (gas, gia vị, tiền điện…). Thông thường các nguyên liệu chính sẽ chiếm khoảng 70-80%, các yếu tố phụ chiếm 20-30% giá thành của mỗi món ăn, đồ uống. 
• Hạch toán tất cả các hóa đơn mua vào, hóa đơn dịch vụ bán ra: 

• Với hàng mua ngoài chợ thì lập bảng kê mua, hạch toán luôn vào TK 621 không cần nhập kho.
• Với hàng hóa chuyển bán: như rượu, bia, nước ngọt…thì nên hạch toán vào TK 156 để nhập kho theo dõi.

• Thực hiện những báo cáo sau để đảm bảo việc theo dõi được chi tiết và chính xác: 

• Tổng hợp nhập xuất tồn
• Bảng đối chiếu kiểm kê (thực hiện kiểm kê để đối chiếu tồn kho theo sổ sách và tồn kho thực tế)
• Bảng đối chiếu công nợ
• Bảng tổng hợp công nợ
• Báo cáo thuế đầu vào theo phụ lục 02-GTGT

• Thực hiện các công việc khác như kiểm kê định kỳ theo tuần, theo tháng, kiểm tra hạn sử dụng, chất lượng hàng tồn trong kho… 

1.2. Xuất hóa đơn đầu ra

Kế toán nhà hàng sẽ cần thực hiện các công việc sau để xuất hóa đơn đầu ra: 

• Các công việc xuất hóa đơn đầu ra bao gồm:

• Lập phiếu thanh toán và kèm phiếu order (nếu có)
• Thực hiện xuất hóa đơn và hóa đơn GTGT
• Làm bảng kê chi tiết từng món ăn kèm với hóa đơn
• Làm phiếu xác nhận dịch vụ hoặc hợp đồng kinh tế nếu khách thực hiện đặt bàn trước.
• Thanh lý hợp đồng…

• Cuối mỗi tháng nên thực hiện làm các báo cáo cần thiết: Bảng tổng hợp công nợ, đối chiếu công nợ, báo cáo sử dụng hóa đơn, báo cáo thuế đầu ra phụ lục 01-GTGT

1.3. Giá thành món ăn

Giá thành món ăn bao gồm: nguyên vật liệu chính và phụ, nhân công chế biến, chi phí sản xuất chung… Khâu khó nhất để xác định giá thành chính là việc định mức nguyên vật liệu chính và phụ cho từng món ăn, đồ uống cụ thể. 

Cần phải xác định được nguyên vật liệu nào là chính và chiếm tỷ trọng bao nhiêu rồi tính đến nguyên vật liệu phụ như: gas, gia vị, tiền điện… Từ đó tính được giá thành tương ứng của từng món ăn nhất định.

1.4 Hạch toán kế toán nhà hàng

Hạch toán kế toán nhà hàng theo Thông tư 133 như sau:

Khi mua hàng hóa về, căn cứ vào hóa đơn, bảng kê mua hàng thực hiện hạch toán:

• Nếu nhập kho: Nợ Tài khoản 152. Có Tài khoản 111, 112, 331.
• Nếu đưa thẳng vào khu pha chế, chế biến: Nợ Tài khoản 154. Có Tài khoản 111, 112, 331.
• Tính tiền lương trực tiếp của đầu bếp, nhân viên pha chế: Nợ Tài khoản 154. Có Tài khoản 334.
• Chi phí sản xuất chung: Nợ Tài khoản 154. Có Tài khoản 111, 112, 331.
• Cuối ngày căn cứ vào định mức tiêu hao vật tư kết chuyển giá vốn: Nợ Tài khoản 632. Có Tài khoản 154.
• Hạch toán doanh thu: Nợ Tài khoản 111, 131. Có Tài khoản 511, 3331.

Hạch toán kế toán nhà hàng theo Thông tư 200:

Tài khoản tập hợp giá thành là TK 154 và thực hiện mở tài khoản chi tiết cho TK 154 ứng với từng dịch vụ: ăn, uống, buồng nghỉ, dịch vụ vui chơi, giải trí…

Và tùy vào từng phương pháp kế toán hàng tồn kho:

• Kế toán nhà hàng, khách sạn theo phương pháp kê khai thường xuyên
• Kế toán nhà hàng, khách sạn theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Để thực hiện hạch toán theo từng phương pháp cụ thể.

Công việc của kế toán nhà hàng đòi hỏi người thực hiện phải rất cẩn thận, tỉ mỉ và đặc biệt là có kiến thức tổng hợp để tính giá thành sản phẩm được chính xác và hạch toán đúng, đủ. Vì đây là một trong những căn cứ chủ yếu giúp cho việc quản lý nhà hàng được thuận lợi và sát sao.

2. Phân biệt kế toán tổng hợp nhà hàng theo Thông tư 200 và Thông tư 133

Kế toán nhà hàng theo Thông tư 200 và Thông tư 133 có những điểm khác biệt cơ bản sau:

3. Các phương pháp và quy trình hạch toán nhà hàng theo Thông tư 200

Kế toán nhà hàng sẽ hạch toán thông qua 2 phương pháp chủ yếu là kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ. Cụ thể:

3.1 Theo phương pháp kê khai thường xuyên

Tập hợp chi phí 621

• Căn cứ vào hóa đơn mua vào, kế toán thực hiện hạch toán vào TK 152, 156: 

• Nợ TK 152, 156.
• Nợ TK 133. Có TK 331, 111, 112…

• Căn cứ vào định mức và mỗi lần xuất hóa đơn bán ra về số lượng, thực hiện hạch toán chi phí NVL:

• Nợ TK 621. Có TK 152, 111, 112,…  Cuối kỳ thực hiện kết chuyển vào TK 154.
• Nợ TK 154
• Nợ TK 632 (phần chi phí NVL trên mức bình thường). Có TK 621 – chi phí NVL trực tiếp

Tập hợp chi phí 622

• Chi phí nhân công trực tiếp cho đầu bếp, phụ bếp, quầy pha chế:

• Nợ TK 622. Có TK 334. Thực hiện kết chuyển vào 154
• Nợ TK 154. Có TK 632 – Chi phí nhân công trên mức bình thường. Có TK 622- chi phí nhân công trực tiếp

Tập hợp chi phí 627

• Các chi phí chung bao gồm: thuê mặt bằng, khấu hao tài sản cố định… hạch toán vào TK 627: 

• Nợ TK 627. 
• Nợ TK 133 (nếu có). Có TK 331, 111, 112…

• Nợ TK 154
• Nợ TK 632: chi phí sản xuất chung không phân bổ (chi phí trên mức bình thường không tính vào giá thành dịch vụ). Có TK 627 – chi phí sản xuất chung.

Hạch toán TK 154

• Tập hợp giá thành ghi: Nợ TK 154. Có TK 621, 622, 627
• Nếu xuất hóa đơn thì hạch toán giá vốn: Nợ TK 632 – giá vốn hàng bán. Có TK 154
• Sử dụng dịch vụ tiêu dùng trong nội bộ: Nợ TK 641, 642. Có TK 154

3.2 Theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Hạch toán 611

Hạch toán 611: Kết chuyển trị giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho vào đầu kỳ kế toán (dựa theo kết quả kiểm kê cuối kỳ trước), thực hiện hạch toán Nợ TK 611, có TK 152, 153

• Khi thực hiện mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hạch toán:

• Nợ TK 611 – mua hàng (giá mua chưa có thuế GTGT)
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331, 111, 112/

• Cuối kỳ khi kiểm kê xác định được trị giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất sử dụng để kinh doanh trong kỳ thực hiện ghi: Nợ TK 621, 623, 627, 641, 642, 241… Có TK 611
• Kết chuyển trị giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho cuối kỳ (theo kết quả kiểm kê) ghi:

• Nợ TK 152 – nguyên vật liệu
• Nợ TK 153 – công cụ dụng cụ. Có TK 611 – mua hàng

Hạch toán 631

• Kết chuyển chi phí sản xuất, kinh doanh, chi phí dịch vụ dở dang đầu kỳ kế toán ghi: Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất. Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
• Kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vào giá thành sản xuất vào cuối kỳ kế toán ghi:

• Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất
• Nợ TK 632 – phần vượt trên mức bình thường. Có TK 621 – chi phí NVL trực tiếp.

• Kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào giá thành sản xuất vào cuối kỳ kế toán:

• Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất
• Nợ TK 632 – phần vượt trên mức bình thường. Có TK 622 – chi phí nhân công trực tiếp.

• Tính toán chi phí phân bổ và kết chuyển chi phí sản xuất chung vào tài khoản giá thành sản xuất theo từng loại sản phẩm, nước uống, dịch vụ… kế toán ghi:

• Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất
• Nợ TK 632 – phần vượt trên mức bình thường. Có TK 627 – chi phí sản xuất chung.

• Tiến hành kiểm kê và xác định giá trị sản phẩm, dịch vụ dở dang cuối kỳ kế toán: Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh dở dang. Có TK 631 – Giá thành sản xuất

• Giá thành dịch vụ hoàn thành, ghi: Nợ TK 632 – giá vốn hàng bán. Có TK 631 – Giá thành sản xuất.

• Sử dụng dịch vụ tiêu dùng (nội bộ) hạch toán: Nợ TK 641, 642. Có TK 631

Như vậy, tùy theo mô hình của từng nhà hàng mà kế toán lựa chọn hạch toán theo phương pháp cho phù hợp. 

• Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên giúp việc quản lý nhà hàng được chặt chẽ, và kiểm tra tồn kho vào bất cứ thời điểm nào.
• Còn hạch toán theo phương pháp kiểm kê định kỳ chỉ thực hiện được vào cuối mỗi kỳ (thường là cuối tháng), giúp giảm tải bớt khối lượng công việc hàng ngày cho kế toán. 

Bạn hãy tùy theo nhu cầu quản lý cũng như mô hình kinh doanh của nhà hàng mà kế toán lựa chọn cho hợp lý và phải nhất quán trong một niên độ kế toán. 

4. Tài liệu kế toán tổng hợp nhà hàng

Để thực hiện tốt công việc kế toán nhà hàng, kế toán cần thu thập đủ các chứng từ sau:

Kiểm soát hàng hóa, thực phẩm mua vào:

• Với hàng hóa nhập thẳng vào nhà bếp, quầy bar (mua ở chợ, tạp hóa):

• Bảng kê hàng hóa mua vào
• Phiếu chi tiền
• Hóa đơn lẻ của nhân viên thu mua
• Bảng đối chiếu công nợ

• Với hàng hóa chuyển bán: bao gồm những mặt hàng như: nước ngọt, rượu, bia…phải nhập kho 156 để theo dõi thì cần tập hợp những chứng từ

• Phiếu chi tiền, ủy nhiệm chi (nếu hóa đơn mua vào < 20 triệu đồng)
• Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn thông thường mua vào
• Hợp đồng thanh lý (nếu có)
• Phiếu nhập kho
• Phiếu giao hàng (nếu có)
• Giấy đề nghị thanh toán (nếu có)
• Biên bản đối chiếu công nợ theo từng đợt

Khi thực hiện xuất hóa đơn đầu ra:

• Phiếu thanh toán và phiếu order (nếu có)
• Thực hiện xuất hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn thông thường
• Xuất hóa đơn có kèm bảng kê chi tiết từng món ăn
• Phiếu xác nhận dịch vụ hoặc hợp đồng kinh tế nếu khách thực hiện đặt bàn trước.
• Thanh lý hợp đồng
• Phiếu thu tiền nếu khách thanh toán tiền mặt. Hóa đơn cà thẻ nếu khách thực hiện cà thẻ, hay phiếu báo có của ngân hàng.
• Và cuối kỳ thực hiện làm một số báo cáo theo quy định.

5. Lưu ý khi thực hiện kế toán tổng hợp nhà hàng

Để làm tốt công việc đòi hỏi nhiều kỹ năng tổng hợp này, thì kế toán nhà hàng cần chú ý những vấn đề sau:

• Cần phải xác định những món ăn, dịch vụ đầu ra của nhà hàng mình và xây dựng định mức nguyên vật liệu và giá thành của từng món ăn, dịch vụ chi tiết, đầy đủ. Và đặc biệt với những nhà hàng có nhiều thành phẩm, dịch vụ xuất ra thì đây là một khâu khá là “vất vả” bởi vậy đòi hỏi một sự tỉ mỉ và chịu khó.
• Kế toán nhà hàng cũng tương tự như ở các lĩnh vực khác, yêu cầu một kế toán am hiểu quy trình hạch toán, cách lên báo cáo cũng như cân đối chi phí trên báo cáo tài chính cuối năm…
• Các loại chi phí như gas, điện, nước… mên thực hiện phân bổ chung.
• Đặc thù của nhà hàng là cần nhiều nhân viên làm việc theo các ca phục vụ. Bởi vậy, việc xây dựng bảng lương cho nhân viên cũng nên phân theo ca để tiện theo dõi và điều hành chéo khi cần.

Trên đây là những công việc cơ bản mà một kế toán tổng hợp nhà hàng cần phải thực hiện. Song trên thực tế để làm tốt công việc này thì còn đòi hỏi kế toán phải có nhiều kỹ năng và kinh nghiệm thực tế. Nếu vẫn chưa thực sự tự tin về khả năng của mình thì bạn có thể lựa chọn tham gia vào các khóa học kế toán để nâng cao chuyên môn và nghiệp vụ của mình. 

Trung tâm đào tạo kế toán NewTrain hiểu rằng bất cứ ai theo đuổi nghề kế toán đều muốn được nâng cao sự hiểu biết, tích lũy thêm kinh nghiệm vì thế chúng tôi mang đến cho bạn những khóa học đáp ứng được mọi nhu cầu này. 

NewTrain với đội ngũ giáo viên 100% kế toán trưởng có hơn 10 năm kinh nghiệm chắc chắn sẽ giúp bạn những bí quyết làm nghề quý giá và phương pháp làm việc khoa học. Cùng với thời lượng học 80% là thực hành sẽ cho các học viên có nhiều thời gian cọ sát thực tế, dễ dàng hiểu bài và thực hành. 

Hơn nữa, cùng với chính sách hỗ trợ trọn đời, giải đáp những vướng mắc của các bạn trong suốt quá trình làm nghề, NewTrain sẽ đồng hành cùng các bạn bước tới thành công.

Để biết thêm thông tin chi tiết về các lớp học tại trung tâm đào tạo NewTrain, các bạn vui lòng gọi vào Hotline: 098.721.8822 hoặc truy cập trang web: https://newtrain.edu.vn/