Làm thế nào để có thể tăng hiệu quả của giao tiếp kinh doanh với những người khác giới?

Sức mạnh về con số là trò chơi. Cũng giống như câu ngạn ngữ Châu Phi nói, “Nếu bạn muốn đi nhanh, hãy đi một mình. Nếu bạn muốn đi xa, hãy đi cùng nhau, ”khi chúng tôi tổng hợp kinh nghiệm và kỹ năng của mình trong kinh doanh, sự hợp tác sẽ trở nên mạnh mẽ hơn theo cấp số nhân.

Nhưng nếu chúng ta muốn đi nhanh và xa thì sao? Làm thế nào để chúng ta xây dựng một văn hóa nơi làm việc thúc đẩy hành vi hợp tác để làm việc theo nhóm hiệu quả để hoàn thành công việc?

Sự hợp tác ngày càng tăng giữa người lao động và các bộ phận bắt đầu bằng giao tiếp nhóm nhằm đưa mọi người đến cùng một mục tiêu cuối cùng. Khi chúng ta nói về làm việc theo nhóm, không chỉ đơn thuần là giải quyết công việc trước mắt, mà còn về:

• Hỗ trợ lẫn nhau
• Giao tiếp hiệu quả
• Giảm cân

Khi mọi người đều có một vai trò được xác định rõ ràng, một nhà lãnh đạo để tuân theo, một kỹ năng để đóng góp và nguồn lực dồi dào, đây là nơi điều kỳ diệu xảy ra. Miễn là cùng chung mục tiêu, với một loạt các kỹ năng chuyên biệt, nhóm có thể hoạt động và tạo ra kết quả của riêng họ.

Vì vậy, làm thế nào để bạn khuyến khích một môi trường hợp tác hơn để các nhóm phát triển? Đọc để biết một số chiến lược cộng tác và làm việc theo nhóm thành công.

Xây dựng kỹ năng hợp tác và làm việc theo nhóm của bạn

Để xây dựng hướng tới có kỹ năng hợp tác tốt hơn, bước đầu tiên là tăng cường xây dựng nhóm, nền tảng của đó là giao tiếp. Giao tiếp là một thuật ngữ chung đề cập đến cách thức gửi và nhận thông điệp. Làm thế nào những người khác nhận được những gì bạn đang gửi? Làm thế nào bạn đang truyền đạt những gì cần phải hoàn thành? Sự trao đổi này có thể là sự khác biệt giữa việc hiểu nhau hay không.

Hơn nữa, giao tiếp tốt đòi hỏi khả năng bẩm sinh (hoặc học được) để đọc và giải mã các tín hiệu phi ngôn ngữ (để ý những gì ai đó không nói, ngôn ngữ cơ thể, v.v.), lắng nghe tích cực, ứng biến (định hướng giải pháp, v.v.) và nhanh nhẹn. trên đôi chân của bạn trong thời điểm này.

Một người giao tiếp tốt:

• Chuyển tiếp thông điệp của anh ấy / cô ấy theo cách mà người nghe có thể liên tưởng đến
• Cung cấp sự thật về cảm xúc
• Phổ biến thông tin một cách ngắn gọn
• Mời phản hồi
• Đặt câu hỏi để đảm bảo thông tin đến chính xác
• Tạm dừng để lắng nghe tích cực và suy nghĩ thay vì trả lời

Giao tiếp chuyển thành cộng tác như thế này:

Giao tiếp> Hợp tác> Phối hợp> Làm việc theo nhóm> Cộng tác

Khi giao tiếp đúng điểm, các thành viên trong nhóm cảm thấy như họ đang được nhìn thấy và được nghe, dẫn đến sự hiểu biết sâu sắc hơn. Khi tất cả mọi người có thể hiểu nhau, phối hợp các nỗ lực hợp tác sẽ giúp hoàn thành các nhiệm vụ cộng tác, do đó củng cố và nuôi dưỡng xu hướng tăng cường kỹ năng hợp tác và làm việc theo nhóm.

Kỹ năng hợp tác là gì?

Hình thành các nhóm sẵn sàng và tận tâm trong việc tìm kiếm các giải pháp; làm việc với những điểm mạnh và điểm yếu của tập thể; hiểu biết, uốn nắn và làm chủ đối với những sai lầm; cung cấp tín dụng trong trường hợp tín dụng đến hạn và thực sự thể hiện sự đồng cảm với các mối quan tâm của thành viên khác trong nhóm là dấu hiệu của một nỗ lực cộng tác tuyệt vời.

Hãy xem xét các kỹ năng cộng tác sau:

1. Đặt kỳ vọng về hành vi thông qua trình diễn
   Nếu bạn đang dẫn đầu nhóm, thay vì giải thích hành vi bạn muốn thấy, hãy thể hiện nó. Sống theo những quy tắc bạn muốn thực thi và bắt mọi người phải chịu trách nhiệm về hành động của họ - chẳng hạn như khi cần thiết phải giữ vững lập trường của bạn, bày tỏ ý tưởng, dựa vào người khác, có một cuộc trò chuyện khó khăn, v.v.
2. Luôn cập nhật về giáo dục nhóm
   Đảm bảo mọi người có tất cả thông tin cần thiết để thực hiện công việc của họ một cách chính xác. Các thông số của nhiệm vụ trong tầm tay là gì? Ai chịu trách nhiệm về những gì? Làm thế nào để các thành viên trong nhóm tiếp cận? Họ cần phải có thêm những kỹ năng nào để tỏa sáng trong vai trò của mình?
3. Áp dụng tính linh hoạt cho vai trò lãnh đạo
   Dựa trên phạm vi và nhu cầu của dự án, lãnh đạo sẽ dao động. Một thành viên trong nhóm xuất sắc trong quản lý dự án sẽ có thể áp dụng các kỹ năng của mình khi thảo luận về quỹ đạo của dự án hơn là thành viên trong nhóm có thể nỗ lực để sử dụng tốt hơn việc quản lý theo hướng sáng tạo. Lãnh đạo sẽ thay đổi khi dự án triển khai.
4. Khám phá sự tò mò
   Rèn luyện tính kiên nhẫn khi chia sẻ quan điểm trong nhóm và đồng thời mở rộng để hiểu quan điểm bên ngoài nhóm. Khi mọi người chia sẻ sự tò mò của họ để tìm hiểu và chia sẻ nhiều hơn, các chủ đề, nhu cầu, dữ liệu, nghiên cứu và ý tưởng bao quát có thể được kết nối và áp dụng trên diện rộng để làm phong phú thêm một dự án hoặc một nhiệm vụ.
5. Hãy là một hoạt náo viên
   Khuyến khích các thành viên trong nhóm. Thành công của họ là thành công của tất cả mọi người. Tôn trọng và đối xử với từng đồng nghiệp ở mức độ cá nhân cho thấy bạn quan tâm và truyền cảm hứng cho những người khác cũng quan tâm.
6. “Tôi không biết” có thể là một câu trả lời thích hợp
   Sau tất cả, bạn chỉ là con người! Tốt hơn là bạn nên thừa nhận rằng bạn không biết giải pháp, còn hơn là bịa ra một điều gì đó và sai lầm. Không ai mong đợi bất cứ ai có tất cả các câu trả lời. Dựa vào những chuyên gia có thông tin chi tiết tốt hơn hoặc nói: “Tôi không biết, hãy để tôi liên hệ lại với bạn”.
7. Ghi nhớ chức năng theo dõi biểu mẫu
   Tắc nghẽn xảy ra thường xuyên nhất khi có sự cố với quy trình. Xác định cấu trúc và quy trình nào đang ngăn cản kết quả hoạt động bình thường. Giao tiếp có thể được mở ra? Công việc có thể trở nên sắp xếp hợp lý với nhiều thời gian làm việc hơn không?
8. Giải quyết vấn đề với tư cách một nhóm
   Hãy đến với nhau thành một nhóm để chia sẻ nhiều hơn và đối thoại cởi mở, nơi kinh nghiệm văn hóa, kỹ năng và bí quyết được đưa ra bàn tròn.
9. Phục vụ cho sự đổi mới
   Khi sự đổi mới là trọng tâm, một nhóm bao gồm một nhóm người đa dạng có nền tảng kiến ​​thức, kinh nghiệm và cách suy nghĩ rộng, thì một giải pháp sáng tạo sẽ trở nên dễ nhìn thấy hơn.
10. Không đồng ý - Mời nó
    Các ý tưởng mâu thuẫn giúp đưa ra giải pháp và loại bỏ các vấn đề, chỉ khi có sự tôn trọng và giao tiếp. Diễn ngôn lành mạnh, hiệu quả và mang tính xây dựng có thể rất có lợi.

Hiểu được mục tiêu của sự hợp tác trong nhóm

Hợp tác luôn là một phần của mọi nơi làm việc, tuy nhiên, một số dự án và mục tiêu đòi hỏi nhiều hơn thế.
Đánh giá kỹ năng làm việc nhóm của bạn bằng cách xem xét một số yếu tố sau:

• Có bao nhiêu thời gian tham gia vào khuôn mặt?
• Đồng nghiệp quen thuộc với nhau như thế nào?
• Bạn đang định giá số lượng hay chất lượng?

Các nhóm nỗ lực hướng tới cộng tác hiệu quả sẽ có kết quả phong phú hơn và gắn kết bền chặt hơn. Vậy, điểm cộng tác là gì và lợi ích là gì?

7. Giải quyết vấn đề hợp lý hơn
Bạn làm gì khi đạt được một khối? Bạn yêu cầu giúp đỡ, nói chuyện với người khác hoặc nghiên cứu. Bạn đang tìm kiếm một góc nhìn khác. Hãy suy nghĩ về việc lên lịch một cuộc họp trực tuyến, đưa phiên động não của bạn lên bảng trắng trực tuyến, mời một nhóm gồm các nhà lãnh đạo tư tưởng, v.v., để giúp vượt qua vấn đề.

6. Tạo ra sự gắn kết
Cộng tác mang mọi người lại với nhau để tạo ra các nhóm cộng tác phức tạp. Thay vì làm việc trong các silo, sự cộng tác hiệu quả sẽ tăng cường khi một nhóm có kỹ năng hỗn hợp được tập hợp lại từ các phòng ban khác nhau. Các nhóm hoặc cá nhân không thường làm việc cùng nhau sẽ có cơ hội đoàn kết và hợp lực để tạo ra công việc có thể mang lại một chiều hướng bổ sung.

5. Cơ hội học hỏi lẫn nhau
Thông qua việc chia sẻ phản hồi, ý kiến, bộ kỹ năng, kiến ​​thức và kinh nghiệm, sự hợp tác giữa những người lao động trở nên rõ ràng. Học hỏi từ đồng nghiệp thiết lập một môi trường tạo ra nhiều sự học hỏi và phát triển hơn.

4. Con đường mới để giao tiếp
Cuộc trò chuyện cởi mở thường xuyên giữa các nhóm thực sự mở ra kênh để làm việc sâu sắc. Chia sẻ thông tin có nghĩa là đồng nghiệp có thể thực hiện công việc của họ tốt hơn, nhanh hơn và chính xác hơn. Phần mềm cộng tác cho phép giao tiếp nhanh chóng cho dù mặt đối mặt bằng video hay âm thanh, cải thiện chất lượng cũng như tăng tốc độ và kết nối.

3. Tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên
Khi người lao động cảm thấy cởi mở và kết nối với nơi làm việc và quy trình làm việc, sẽ có ít khả năng họ muốn nghỉ việc để tìm việc ở nơi khác. Kết nối là chìa khóa và khi sự cộng tác được đặt lên hàng đầu trong cách thức hoạt động của nhóm, nhân viên cảm thấy cần, muốn và sẵn sàng đóng góp nhiều hơn.

2. Công nhân hạnh phúc hơn, hiệu quả hơn
Có thể giảm thiểu các lỗi tại nơi làm việc như chất lượng thấp và công việc dư thừa, các cuộc họp giao ban sơ sài và sự nhầm lẫn của việc ủy ​​quyền có thể được giảm thiểu bằng cách sử dụng các công cụ cộng tác nhóm. 86% nhân viên và giám đốc điều hành nói rằng những thất bại tại nơi làm việc trở nên thường xuyên hơn khi thiếu giao tiếp hoặc nỗ lực cộng tác.

1. Thêm một lớp mới cho văn hóa doanh nghiệp
Tạo sự tin tưởng hơn giữa các đồng nghiệp và bộ phận khi bạn có thể nói những gì bạn muốn nói và có nghĩa là những gì bạn nói. Khi bạn cảm thấy được thấu hiểu, đó là lúc các giải pháp làm việc nhóm dài hạn thực sự phát huy tác dụng. Hãy theo dõi khi tinh thần tăng lên và các thành viên trong nhóm cảm thấy muốn lên tiếng, chia sẻ thông tin chi tiết, tham gia và đóng góp. Để ý xem việc tham dự cũng được cải thiện như thế nào.

Liên lạc thường xuyên

Để giữ cho bất kỳ mối quan hệ công việc nào luôn phát triển, tốc độ duy trì giao tiếp là rất quan trọng. Giữ cho các đường truyền thông tin liên lạc có thể truy cập liên tục củng cố động lực và có thể làm cho bất kỳ dự án hoặc quy trình công việc nào tiếp tục suôn sẻ hơn. Thực hiện một chiến lược truyền thông bao gồm những cuộc gọi đàm phán, hội nghị truyền hình và cuộc họp trực tuyến với phần mềm cộng tác như bảng trắng trực tuyến và chia sẻ màn hình để liên lạc luôn bật.
Giữ giao tiếp liên tục sẽ:

• Thêm minh bạch cho doanh nghiệp:
  Một tiêu chuẩn giao tiếp nội bộ vững chắc sẽ tự nhiên lan ra và ảnh hưởng đến cách bạn đối phó với khách hàng, phát triển kinh doanh, kết quả công việc, v.v.
• Tạo mối quan hệ bền chặt hơn:
  Giao tiếp cộng tác đưa bạn đến cùng trang với nhóm của bạn. Thông tin chính xác được mọi người chia sẻ và nhìn thấy sẽ làm cho các thành viên trong nhóm cảm thấy gần gũi hơn thay vì nghe nó lần thứ hai. Thay vì giấu thông tin hoặc chỉ nói với các thành viên nhất định trong nhóm, việc tiết lộ đầy đủ có tác dụng duy trì các mối quan hệ lành mạnh và bền chặt hơn.
• Thông báo cho các nhóm về các thay đổi:
  Kế hoạch dự án, bản đồ tư duy, bản trình bày, phiên thảo luận - tất cả đều được đưa ra để mở ra cuộc trò chuyện xung quanh các sửa đổi, thay đổi đối với ngân sách, tiến trình, phản hồi của khách hàng và hơn thế nữa. Các cuộc họp là một nền tảng để các nhân viên cấp cao phân phối thông tin trên diện rộng.
• Khuyến khích vòng lặp phản hồi:
  Một môi trường an toàn và cởi mở, nơi các đồng nghiệp thoải mái cởi mở với nhau sẽ giúp cuộc thảo luận diễn ra tự do. Nếu có một khối, một thách thức hoặc thậm chí một cái gì đó để kỷ niệm, việc thiết lập một quy trình mời phản hồi sẽ cung cấp cho mọi người thông tin quan trọng để cải thiện quy trình làm việc hoặc chúc mừng các quy trình được thực hiện tốt.
• Thu hút thêm khách hàng:
  Với hội nghị web, thật dễ dàng để giữ liên lạc thường xuyên. Luôn cập nhật các dự án trở nên đơn giản hơn khi bạn có thể mời và lên lịch các cuộc họp trực tuyến, có thời gian gặp mặt, trình bày và hơn thế nữa. Phần mềm hội nghị truyền hình thu hẹp khoảng cách giữa vị trí của bạn và vị trí của khách hàng, tạo niềm tin và mở rộng mạng lưới của bạn.

Có thể truy cập bất kể vị trí, làm cho nhóm của bạn, khách hàng và khách hàng tiềm năng biết rằng họ có thể dựa vào bạn để hoàn thành công việc.

Foster Trust

Nếu không có sự tin tưởng, bạn thực sự có thể đi nhanh và xa đến mức nào? Khi bạn không chắc liệu nhóm của mình có khả năng thực hiện một dự án hay không hoặc bạn “chơi an toàn” quá thường xuyên và không chấp nhận rủi ro hoặc mở rộng các ý tưởng đổi mới, hiệu suất của nhóm sẽ bị ảnh hưởng. Nếu cảm giác nghi ngờ nhấn mạnh cách nhóm của bạn hoạt động, các thành viên trong nhóm có thể bắt đầu trở nên phá hoại. Sự nghi ngờ có tác dụng phá vỡ nhóm thay vì xây dựng nó.
Thay vào đó, việc nuôi dưỡng văn hóa tin tưởng và hỗ trợ sẽ tạo ra cấu trúc để một nhóm phát triển mạnh mẽ. Hiểu được điểm mù của tập thể, điểm mạnh và điểm yếu giúp các cá nhân biết ai làm gì và làm thế nào để công việc của nhóm đến để đưa dự án vào cuộc sống.

Phương hướng, tầm nhìn và chiến lược được trình bày rõ ràng sẽ giúp đưa nhóm của bạn đi đến con đường thành công. Dưới đây là một số điều nên làm và không nên khi nói đến việc thiết lập lòng tin trong nhóm của bạn:

Không đặt mục tiêu quá cao hoặc quá thấp
Mục tiêu cao sẽ khiến nhân viên cảm thấy như bạn đang lợi dụng họ, ngược lại đặt mục tiêu quá thấp sẽ cho thấy không có sự tin tưởng. Thách thức là tìm ra điểm ngọt ngào khiến mỗi cá nhân cảm thấy được thấu hiểu. Cộng với việc cho phép các thành viên trong nhóm mở rộng, thử nghiệm và thất bại cho thấy bạn tin tưởng vào phán đoán của họ và khuyến khích sự phát triển của họ.

Đề cao trách nhiệm giải trình
Dẫn đầu bằng gương nghĩa là bạn tuân theo các tiêu chuẩn giống như nhân viên của mình. Giao tiếp đồng đội liên quan đến thất bại và khiêm tốn chứng tỏ rằng không ai hoàn hảo, nhưng thể hiện trách nhiệm và quyền sở hữu. Khi ai đó thừa nhận sai lầm của họ, mọi người có thể làm việc cùng nhau để trở lại đúng hướng.

Đừng tham gia vào những câu chuyện phiếm
Việc một số “tin tức nóng hổi” lan truyền như cháy rừng trong văn phòng hoặc khung cảnh gần gũi là điều bình thường, nhưng chỉ ở một mức độ nhất định. Thảo luận về thông tin cá nhân và chính trị văn phòng ảnh hưởng đến lòng tin. Và nếu nó được nói bởi một người quản lý với một nhân viên, điều đó có thể trở nên rất thiếu chuyên nghiệp. Giữ những câu chuyện phiếm ngoài vòng lặp và nơi làm việc nếu sự tin tưởng là điều quan trọng đối với bạn.

Tập trung vào việc trực tiếp và nhất quán
Giao tiếp không rõ ràng sẽ lãng phí thời gian. Luôn hướng tới những gì bạn đang nghĩ và không đánh đồng bụi là điều cần thiết để cộng tác. Sự thẳng thắn và trung thực nuôi dưỡng lòng tin và giúp bạn đạt được kết quả mong muốn. Tương tự với tính nhất quán. Tâm trạng thất thường và chuyển bánh răng đột ngột không mang lại cảm giác ổn định. Mọi người đều có những ngày nghỉ, nhưng giao tiếp không gửi tín hiệu hỗn hợp sẽ giúp củng cố lòng tin.

Đừng quản lý vi mô
Sự sợ hãi và sự kiểm soát củng cố nhu cầu quản lý vi mô. Không tin tưởng nhóm của bạn thực hiện công việc của họ có nghĩa là bạn có thể không tin tưởng họ và họ là ai. Nếu bạn đã thuê và đào tạo nhóm của mình, tại sao bạn không nên tin tưởng họ? Hãy để họ làm công việc của họ mà không cần phải giám sát từng chi tiết.

Đi nhanh và xa với tư cách là một nhóm dễ dàng thực hiện hơn bao giờ hết. Các công cụ kết nối bạn với khách hàng và công nhân từ xa trên khắp thế giới cho phép hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ hơn. Hãy để giao tiếp hiệu quả tạo sức mạnh cho sự cộng tác và thúc đẩy nhóm của bạn trở nên nhanh hơn và tiến xa hơn bao giờ hết.

FreeConference.com cung cấp cho doanh nghiệp của bạn phần mềm và công cụ giao tiếp hai chiều cần thiết để thúc đẩy sự cộng tác và tin tưởng hơn. Với hội nghị truyền hình miễn phí, miễn phí cuộc gọi hội nghị và miễn phí chia sẻ màn hình, bạn có thể cải thiện đáng kể giao tiếp nội bộ và bên ngoài giữa nhóm của mình, khách hàng, nhân viên mới và hơn thế nữa.