Hướng dẫn sử dụng phần mềm trello

Trello là công Nếu như công việc của bạn liên quan đến PC hay laptop sẽ cần có một công cụ cần thiết để hỗ trợ quản lý các dự án vừa và nhỏ. Do đó Trello giúp quản lý công việc của cá nhân hay team trở nên hiệu quả hơn. Nếu bạn cần quản trị hệ thống công việc một cách tối ưu thì bài viết dưới đây sẽ dành cho chính bạn. Công cụ hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch, phân công và theo dõi công việc có tổ chức và hiệu quả. Người dùng có thể luân phiên thực hiện các công việc theo thứ tự ưu tiên để thay đổi trong quá trình làm dự án.

Trello là gì?

Trello có ngoại hình tương tự như một ứng dụng ghi chú, chứa các bảng có ghi chú đính kèm. Các dự án và nhiệm vụ có thể được sắp xếp thành các cột và di chuyển dễ dàng để chỉ ra quy trình làm việc, ai đang và sẽ nhận một đầu việc nào đó và trạng thái hoàn thành công việc ra sao.

Nhiệm vụ có thể chứa thông tin phong phú bao gồm hình ảnh và tệp đính kèm, cộng với chúng có thể được gán thời hạn và dữ liệu theo dõi trạng thái khác. Nhiệm vụ cũng có thể chứa ghi chú, cho phép các thành viên trong nhóm theo dõi tiến độ và những người cụ thể có thể được gắn cờ để hành động và theo dõi.

Trello tương tự như một ứng dụng ghi chú, chứa các bảng có ghi chú đính kèm

Nguyên tắc làm việc Trello

Hầu hết thì mọi người sử dụng Trello đều theo cách đó là chia thành 3 cột chính đó là: DO – DOING – DONE.

• DO: Danh sách các công việc dự định làm
• DOING: Danh sách các công việc đang làm
• DONE: Danh sách các công việc đã hoàn thành

Các điều này được tiến hành dễ dàng nhờ khả năng kéo thả các thẻ trên Trello. Ngoài các phân chia bảng theo DO – DOING – DONE thì chúng ta có thể sắp xếp theo nhiều cách khác nhau theo ý hướng của bạn. Có thể là các nhóm công việc của một dự án, các thành phần của một dự án…Tất cả dễ dàng tùy biến theo các của người dùng.

Các thành phần quan trọng của Trello

Trello bao gồm những thành phần quan trọng sau:

Sử dụng mẫu sẵn có của Trello

Trello luôn có sự lựa chọn dành cho khách hàng của họ đó là trả phí và miễn phí. Với phiên bản miễn phí thì chỉ được dùng hình nền miễn phí với một màu sắc đồng nhất hơi đơn điệu. Đối với phiên bản trả phí thì người dùng sẽ có nhiều sự lựa chọn hơn.

Xây dựng một CARD hoàn chỉnh

Mỗi CARD trong Trello sẽ tương đương với một công việc trong dự án của bạn. Vậy thế nào là một Card Trello chuẩn chỉnh?

Mỗi CARD trong Trello sẽ tương đương với một công việc trong dự án

Thành viên

Chỉ định thành viên tham gia hoặc có liên quan đến công việc này. Điều là một tiện ích mà kể cả ứng dụng Drive của Google cũng không sánh được bởi nó tiện lợi cho các thành viên có liên quan đến công việc. Các thành viên được chỉ định có thể xem thông tin, bình luận, lấy thông tin một cách dễ dàng.

Nhãn

Dán nhãn cho card để giúp đánh dấu những thông tin khác kèm theo, nhất là mức độ quan trọng hoặc mức độ cần thiết của Card ví dụ như: Khẩn cấp, quan trọng, Không quan trọng lắm…

Deadline

Khi tới tới Deadline thì đồng hồ trên Card sẽ đỏ lên nhắc nhở bạn. Đặt ra Deadline cũng là một thói quen tốt để kiểm soát công việc cũng như giúp giao tiếp hiệu quả hơn (giúp các thành viên có liên quan sẽ biết khi nào Card đó phải hoàn thành).

File đính kèm

Đối với Trello  vô cùng mạnh mẽ hỗ trợ hầu hết các file tài liệu khác nhau từ âm thanh, hình ảnh, video ngoài ra còn file code, thiết kế…. Điều này các dự án công nghệ sẽ rất thuận lợi khi sử dụng.

Việc cần làm

Trong một công việc lớn bạn có thể chia nhỏ công việc ra và Trello có thể giúp bạn tạo ra danh sách các công việc như thế, và khi hoàn thành thì bạn đánh dấu vào là đã hoàn thành.

Bình luận

Đây chính là ưu điểm của Trello so với những phần mềm To-Do khác. Do nhiều người cùng làm nên phần bình luận giúp cho việc trao đổi giữa những thành viên với nhau hiệu quả và tập trung.

Phần bình luận giúp việc trao đổi giữa những thành viên hiệu quả và tập trung

Đồng bộ trên các thiết bị

Cũng giống như các phần mềm hỗ trợ khác giúp tăng năng suất và hiệu quả công việc thì việc đồng bộ với các thiết là yêu cầu bắt buộc của các ứng dụng. Hiện tại ứng Trello có các file cài đặt cho tất cả các hệ điều hành trên di động cũng như máy tính bao gồm có: Window, IOS, Android. Chắc chắn là khả năng đồng bộ dữ liệu chỉ với một tài khoản email duy nhất rồi.

Còn đối với cá nhân mình thì Trello sẽ phù hợp với các thiết bị laptop, PC và máy tính bảng hơn so với điện thoại. Những việc cài đặt cho điện thoại là cần thiết giúp bạn truy cập được các công việc một cách dễ dàng.

Sản phẩm kết hợp cùng Trello

Trello có thể sử cùng một số ứng dụng khác gồm có Evernote, Anydo, Toggle, Teamviz – Pomodoro… . Nếu Trello giúp bạn quản lý được các dự án dễ dàng hơn, hiệu quả hơn, chủ động hơn thì những ứng dụng mình giới thiệu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, quản lý dữ liệu dễ hơn, quản lý danh sách công việc hàng ngày hiệu quả hơn rất nhiều.

Sở hữu nhiều ưu điểm trong việc quản lý công việc, Trello chính là sự lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp trong quá trình quản trị và phân bổ công việc cho toàn bộ nhân sự trong team. Từ đó người quản lý có thể theo dõi tổng quan tiến trình công việc để xử lý kịp thời, ngoài ra các thành viên trong team có thể theo dõi công việc của nhau, nắm bắt tiến độ để hoàn thành công việc đúng deadline cam kết.