Hóa đơn điện tử chuỷen đổi có chữ ký ko năm 2024

Chuyển đổi hóa đơn điện tử trong trường hợp nào? Rất nhiều trường hợp các đơn vị, doanh nghiệp thực hiện chế độ kế toán sẽ bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử sang dạng giấy. Theo đó, kế toán cần nắm chắc các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP để hiểu rõ hơn khi thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử chuỷen đổi có chữ ký ko năm 2024
Các trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử.

1. Căn cứ pháp lý quy định việc chuyển đổi hóa đơn điện tử

Trước đây việc chuyển đổi hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011. Tuy nhiên, hiện nay Thông tư số 32/2011/TT-BTC đã hết hiện lực. Việc thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử được thực hiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020 và Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật quản lý thuế ngày 13/6/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

2. Chuyển đổi hóa đơn điện tử trong trường hợp nào?

Có rất nhiều trường hợp mà đơn vị, doanh nghiệp cần thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử.

2.1. Trường hợp bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 7, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy quy định: “Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.” Như vậy đơn vị, doanh nghiệp sẽ bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử trong trường hợp sau:

  • Khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
  • Theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán phục vụ thanh tra, kiểm tra.
  • Theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán phục vụ điều tra truy thu thuế.
  • Khi được các cơ quan chức năng yêu cầu để phục vụ quá trình điều tra.

2.2. Trường hợp không bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử

Bên cạnh các trường hợp bắt buộc chuyển đổi hóa đơn điện tử thì đơn vị, doanh nghiệp cũng có thể thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn điện tử nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động kế toán của mình. Cụ thể một vài trường hợp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử theo nhu cầu như:

  • Khi có nhu cầu phục vụ chứng minh nguồn gốc xuất xứ sản phẩm, hàng hóa phục vụ cho việc bán hàng, gia tăng uy tín.
  • Khi khách hàng yêu cầu để đối chiếu, lưu trữ.
  • Đơn vị, doanh nghiệp lưu trữ thông tin hàng hóa phục vụ cho nghiệp vụ kế toán.

3. Lưu ý trong trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về hóa đơn chứng từ nhằm đảm bảo hóa đơn chứng từ chuyển đổi được sử dụng đúng mục đích, tránh hiểu nhầm và gây thiệt hại cho người sử dụng.

Hóa đơn điện tử chuỷen đổi có chữ ký ko năm 2024
Lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử.

Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử, đơn vị doanh nghiệp cần lưu ý:

  • Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
  • Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử. Hóa đơn, chứng từ giấy được chuyển đổi không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Nhiều bạn thắc mắc khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy thì có cần đóng dấu không? Để giải đáp cho câu hỏi này, bạn vui lòng xem ngay bài viết dưới đây của FastCA nhé!

Hiểu hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử là gì?

Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng, việc sử dụng hóa đơn điện tử ngày càng trở nên phổ biến và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Sự chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử không chỉ đem lại tiện ích mà còn mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp cũng như môi trường.

Hóa đơn điện tử chuỷen đổi có chữ ký ko năm 2024

Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử giúp doanh nghiệp lưu trữ chứng từ kế toán theo đúng quy định của pháp luật

Tuy nhiên một vài trường hợp, doanh nghiệp muốn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Khái niệm hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử được hiểu đơn giản là in từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để lưu giữ hóa đơn điện tử. Tuy nhiên khi hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải được đảm bảo về yêu cầu về giá trị sử dụng, nội dung, mục đích sử dụng theo quy định của pháp luật.

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?

Để trả lời cho câu hỏi này thì bạn cần phải đọc kỹ hướng dẫn tại khoản 2 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC về việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy như sau:

“Điều 12. Chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

Điều kiện

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

  1. Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
  2. Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
  3. Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”

Như vậy hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không có giá trị pháp lý, chỉ có giá trị dùng lưu giữ, ghi sổ hoặc theo dõi. Vì thế hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử không bắt buộc phải dấu.

Hóa đơn điện tử chuỷen đổi có chữ ký ko năm 2024

Hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử không có giá trị pháp lý nên không bắt buộc phải đóng dấu. Ảnh: Internet

Hướng dẫn quy trình chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Có 2 cách đơn giản để tạo ra hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

Cách 1: Người dùng thao tác chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang dùng. Có 4 bước như sau:

  • Bước 1: Đăng nhập phần mềm hóa đơn điện tử
  • Bước 2: Chọn hóa đơn điện tử cần chuyển đổi
  • Bước 3: Chọn chức năng in chuyển đổi
  • Bước 4: Phần mềm hóa đơn điện tử thực hiện in hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

Cách 2: Người dùng tải hóa đơn điện tử về máy tính có kết nối với máy in và thực hiện thao tác in.

  • Bước 1: Lưu file hóa đơn điện tử cần chuyển đổi về máy tính dưới dạng PDF
  • Bước 2: Tiến hành thao tác in hóa đơn
  • Bước 3: Sau khi in thì ký tên, ghi rõ họ tên người thực hiện quá trình chuyển đổi hóa đơn điện tử.

Phân biệt Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Để phân biệt hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, bạn có thể theo dõi các nội dung so sánh tại bảng dưới đây:

Nội dung so sánh Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử Hóa đơn giấyKý hiệu (Số serial) Có ký hiệu dạng HM/17E Ký hiệu cuối cùng là P hoặc TMẫuSố liên của hóa đơn điện tử sẽ là 0 Số trong khoảng từ 2 đến 9Chữ ký– Có ký hiệu riêng xác nhận hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

– Có chữ ký của người thực hiện chuyển đổi

Doanh nghiệp phải thực hiện ký bằng tay

Kết luận

Như vậy FastCA đã giúp bạn trả lời cho câu hỏi: “Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử có phải đóng dấu?”. Hy vọng rằng bài viết trên đây đã giúp bạn có thêm những kiến thức về quy định pháp luật liên quan tới hóa đơn chuyển đổi. Theo dõi Blog của FastCA để cập nhật thêm nhiều kiến thức hữu ích nhé!

Ai ký hóa đơn chuyển đổi?

Hóa đơn điện tử chuyển đổi cần phải có chữ ký người đại diện pháp luật và dấu của bên bán.nullChữ ký người chuyển đổi trên hóa đơn điện tử có bắt buộc không?cloudoffice.com.vn › tin-tuc-su-kien › chu-ky-nguoi-chuyen-doi-tren-hoa-...null

Chuyển đổi hóa đơn điện tử là gì?

Hoá đơn chuyển đổi là hoá đơn được in từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy. Tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng mà hoá đơn điện tử sẽ được chuyển đổi sang hoá đơn giấy đảm bảo đúng quy định của pháp luật.nullHóa đơn chuyển đổi là gì? Quy định về hóa đơn chuyển đổiluatminhkhue.vn › hoa-don-chuyen-doi-la-ginull

Ai là người ký hóa đơn điện tử?

Ai là người cung cấp thông tin về hóa đơn điện tử trên cổng thông tin điện tử? 1. Tổng cục Thuế là đơn vị cung cấp thông tin hóa đơn điện tử đối với đề nghị của các cơ quan, tổ chức quản lý nhà nước cấp Trung ương. Cục Thuế, Chi cục Thuế cung cấp thông tin đối với đề nghị của cơ quan, tổ chức quản lý đồng cấp.nullHóa đơn điện tử được áp dụng cho các đối tượng nào?thuvienphapluat.vn › phap-luat › hoa-don-dien-tu-duoc-ap-dung-cho-cac-...null

Khi nào cần chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy?

Điều 12, Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định về việc chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Theo đó, người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi 01 lần.nullKhi nào được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy? - Tax24tax24.com.vn › thuedientu › tin-tuc › tin-tuc-chung › khi-nao-duoc-chuye...null