Hồ sơ văn thư trường học

SKKN: Quản lý hồ sơ văn thư - lưu trữ ở trường THCS

PHẦN A: ĐẶT VẤN ĐỀ
1. CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1. Cơ sở lý luận.
Việt Nam đang bước vào giai đoạn công nghiệp hóa, hiện đại hóa với mục
tiêu đến năm 2020 Việt Nam từ một nước nông nghiệp trở thành một nước công
nghiệp hóa, hiện đại hóa, hội nhập quốc tế. Nhân tố quan trọng quyết định thắng
lợi của công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế là yếu tố
con người. Vì vậy những năm gần đây ngành GD&ĐT đang thực hiện chiến
lược đổi mới căn bản, toàn diện nền giáo dục Việt Nam. Nghị quyết trung ương
4, khoá VII của Đảng cộng sản Việt Nam đã ghi rõ: Cùng với khoa học và
công nghệ, giáo dục - đào tạo là quốc sách hàng đầu nhằm nâng câo dân trí, đào
tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, và coi Giáo dục và đào tạo là chìa khoá để
mở cửa tiến vào tương lai. Nghị quyết trung ương 2, khoá VIII của Đảng, văn
kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ IX và hội nghị trung ương 6 khoá IX đã
khẳng định:  phát triển giáo dục - đào tạo là một trong những động lực quan
trọng thúc đẩy sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, là điều kiện để
phát huy, nguồn lực con người - yếu tố cơ bản phát triển xã hội, tăng trưởng kinh
tế nhanh và bền vững. Nghị quyết số 29-NQ/TW của Ban Chấp hành trung
ương (Khóa XI) tiếp tục khẳng định vai trò của giáo dục trong thời kỳ mới:
Đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục và đào tạo, đáp ứng yêu cầu công nghiệp
hóa, hiện đại hóa trong điều kiện kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ
nghĩa và hội nhập quốc tế.
Công tác Văn thư - lưu trữ là một hoạt động nghiệp vụ, phục vụ giúp Hiệu
trưởng trong công tác quản lý nhà nước thuộc lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo.
Nhằm cụ thể hóa các quy định của nhà nước về công tác văn thư và lưu trữ cho
phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ sở giáo dục; giúp các cơ sở giáo dục
thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ; làm cơ sở
kiểm tra thực hiện pháp luật trong việc ban hành, quản lý, triển khai và xử lý văn
bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài phục vụ cho công tác giáo dục.
1.2. Cơ sở thực tiễn
Hiện nay, công tác Văn thư, lưu trữ trong các nhà trường giúp Hiệu trưởng
quản lý bao gồm: Quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, quản lý - sử dụng
con dấu, lập hồ sơ công việc, giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, quản lý học
bạ, sổ đăng bộ, hồ sơ của cán bộ giáo viên - nhân viêncòn nhiều hạn chế. Do
năng lực của cán bộ văn thư còn nhiều hạn chế, chưa được đào tạo bài bản, ít
cập nhật thông tin, làm việc chưa nhiệt tình, trách nhiệm với công việc, kém
hiệu quả, việc kiểm tra giám sát chưa đều...
Trong năm vừa qua, tôi trực tiếp được của Ban giám hiệu nhà Trường
phân công tôi đảm nhận công tác văn thư, với số lượng hồ sơ bàn giao lớn, công
tác quản lý chưa khoa học, rất khó khăn cho công tác tham khảo hồ sơ. Cụ thể:
Công văn đi - đến, học bạ, sổ đăng bộ cán bộ giáo viên - công nhân viên, sổ
1 / 14

SKKN: Quản lý hồ sơ văn thư - lưu trữ ở trường THCS

đăng bộ học sinh, sổ điểm các năm,Trước đó nhân viên văn thư của nhà
trường vì lí do cá nhân riêng nên BGH đã phân công cho nhân viên hợp đồng 68
kiêm công tác văn thư do không có nghiệp vụ chuyên môn nên việc lưu trữ hồ
sơ không ngăn nắp, khoa học, rất khó khăn trong việc tra cứu hồ sơ.
Nhằm chia sẻ những gì đã nắm bắt, đã tích lũy và sự hiểu biết của
bản thân tôi và mong rằng công tác văn thư - lưu trữ nói chung và công tác văn
thư - lưu trữ trong trường THCS nói riêng sẽ ngày càng được quan tâm và phục
vụ tốt nhất cho công tác quản lý giáo dục ở trường học, góp phần vào sự phát
triển chung của ngành giáo dục.
Vì vậy; tôi đã chọn đề tài nghiên cứu: Quản lý hồ sơ văn thư - lưu trữ
ở trường THCS .
2. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU

Đề xuất biện pháp bảo quản, quản lý hồ sơ - lưu trữ hồ sơ một cách khoa
học phục vụ cho công tác quản lý giáo dục của hiệu trưởng, tra cứu thông tin khi
cần thiết được thuận lợi và khoa học nhất.
Thông thường văn bản đi đến được đánh số bắt đầu từ ngày 01/01 và kết
thúc vào ngày 31/12 theo năm tài chính. Tuy nhiên do đặc thù công tác của
nghành giáo dục thì việc đánh số văn bản đi, đến theo năm học từ 31/5 năm nay
đến 31/5 năm sau có như vậy việc tra cứu văn bản theo năm học sẽ dễ dàng
thuận tiện.
3. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU

Công tác quản lý hồ sơ văn thư - lưu trữ ở trường THCS.
4. ĐỐI TƯỢNG KHẢO SÁT THỰC NGHIỆM

Công tác quản lý hồ sơ và lưu trữ hồ sơ ở một số trường THCS trên địa
bàn huyện Quốc Oai - Thành Phố Hà Nội.
5. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ văn thư - lưu trữ
- Sử dụng phần mềm Word, Excel, quản lý văn thư....
- Sử dụng thuật toán Sắc xuất thống kê để kiểm tra kết quả.
- Nghiên cứu tài liệu: nghiên cứu tài liệu, các văn bản hướng dẫn, pháp
lệnh....
- Qua thực tiễn quản lý hồ sơ văn thư - lưu trữ ở trường THCS.
- Qua kinh nghiệm của đồng nghiệp, trực tiếp quản lý hồ sơ văn thư - lưu
trữ.
6. PHẠM VI, THỜI GIAN NGHIÊN CỨU

- Công tác quản lý hồ sơ văn thư - lưu trữ của cán bộ văn thư ở trường
THCS.
- Thời gian nghiên cứu một năm 2015 - 2016.
- Qua tích lũy kinh nghiệm của cán bộ văn thư trong một số năm qua.
2 / 14

SKKN: Quản lý hồ sơ văn thư - lưu trữ ở trường THCS

B. NỘI DUNG CỤ THỂ CỦA ĐỀ TÀI
1. Đề tài này đề cập đến những vấn đề sau
Công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học là một
công tác rất quan trọng, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỷ
mỹ, ngăn nắp và phải khoa học. Đối với mỗi loại hồ sơ, văn bản ta cần phải
phân loại cụ thể, theo tính chất, lưu trữ theo mục lục và thứ tự theo thời gian.
2. Giải pháp
Để thực hiện quản lý hồ sơ văn thư - lưu trữ mang lại hiệu quả cao thì cần
phải chú ý đến những vấn đề sau:
- Căn cứ văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức, lề lối làm việc của cơ quan, đơn vị;
- Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;
- Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;
- Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư;
- Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của
Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
- Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ
Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
- Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý:
năng suất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan. Ngược lại, nếu làm không tốt
công tác văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực
chỉ đạo điều hành của cơ quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả
công tác của cơ quan, tổ chức và bộ máy Nhà nước nói chung và Trường THCS
nói riêng.
* Thực trạng ở một số trường công tác quản lý hồ sơ văn thư - lưu trữ cho
thấy còn thiếu khoa học, đôi lúc còn cẩu thả chưa đúng nghiệp vụ như:
- Đối với công văn đi - đến: Tổng hợp tất cả công văn đi đến vào 1 quyển
sổ, với số lượng văn bản lớn nên việc tìm kiếm mất rất nhiều thời gian, nhìn rối
mắt và không khoa học.
- Học bạ của học sinh: không chia theo khối học mà để tổng hợp vào một
ngăn tủ, bên ngoài không ghi sỹ số học sinh, tên lớp, năm học.
- Sổ gọi tên và ghi điểm: không có sổ ghi mượn - trả nên nhiều khi thất
lạc mà không rõ nguyên nhân.
- Sổ đăng bộ: ghi thông tin của học sinh còn sai sót, cuối năm học chưa
kích chuyển lớp cho học sinh, học sinh tốt nghiệp chưa ghi thông tin tốt nghiệp
và số hiệu bằng.
- Sổ cấp phát bằng và bằng tốt nghiệp THCS: Trong sổ cấp phát bằng dữ
liệu chưa đầy đủ, không ghi, không lưu chứng minh thư hoặc sổ hộ khẩu của
3 / 14

SKKN: Quản lý hồ sơ văn thư - lưu trữ ở trường THCS

khá nhiều người nhận bằng cũng như không ghi cột quan hệ với người nhận
bằng.
Để có biện pháp quản lý hồ sơ văn thư - lưu trữ tốt cần:
2.1. Đối với công văn đến:
2.1.1) Trình tự theo dõi
Khi tiếp nhận văn bản do bưu điện hoặc cán bộ trong đơn vị trực tiếp
chuyển đến, cán bộ văn thư phải kiểm tra về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận,
dấu niêm phong (nếu có) trước khi ký nhận; trong đó, đặc biệt lưu ý đối với
những văn bản có độ Hoả tốc, Khẩn, Mật. Nếu văn bản đến bị thiếu, bị rách, bị
bóc, bị mất phong bì... thì văn thư phải báo cáo ngay với người phụ trách trực
tiếp xử lý
Đối với văn bản đến được gửi qua fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư
phải kiểm tra về số lượng, số trang, nơi gửi, nơi nhận.
2.1.2) Phân loại văn bản đến:
*Loại không bóc bì: Văn thư không được bóc những loại phong bì sau: Bì
văn bản đến có đóng dấu ký hiệu các độ Mật, Bì văn bản gửi cho các tổ chức
Đảng, đoàn thể và gửi đích danh cho đơn vị, cá nhân hoặc có đóng dấu "Chỉ
người có tên mới được bóc bì".
* Loại bóc bì: Văn thư được bóc bì và đăng ký các loại văn bản đến khi
ngoài bì gửi chung tên đơn vị hoặc ghi chức danh của người đứng đầu (kể cả các
bì có ký hiệu Mật và Tối mật), nếu được thủ trưởng đơn vị giao nhiệm vụ.
2.1.3)Bóc bì văn bản:
Những bì có đóng dấu độ Hoả tốc, Khẩn cần được bóc ngay để giải quyết
kịp thời.
Tránh làm hư hại văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản,
tên cơ quan gửi; kiểm tra lại bì để tránh sót văn bản.
Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì.
Nếu phát hiện sai sót cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.
Trường hợp văn bản đến có kèm phiếu gửi, văn thư phải đối chiếu văn
bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận và gửi trả lại cho nơi gửi.
Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo, văn bản cần được kiểm tra, xác minh
hoặc văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng ghi trên văn bản thì giữ lại
phong bì và đính kèm cùng với văn bản để làm bằng chứng.
2.1.4)Đóng dấu "Đến", ghi số và ngày đến:
Văn bản đến đơn vị phải được đóng dấu "Đến", ghi ngày đến tại văn thư.
Đối với văn bản đến được gửi qua fax, văn thư có trách nhiệm photo lại, sau đó
đóng dấu "Đến. Văn bản đến được truyền qua mạng, trong trường hợp cần thiết
có thể in ra giấy và làm thủ tục đóng dấu "Đến".
Dấu "Đến" phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trắng phía
trên ở phần lề trái dưới số và ký hiệu của văn bản (đối với văn bản có tên loại),
dưới trích yếu nội dung (đối với công văn). Tuy nhiên hiện nay ở Khối THCS
chưa sử dụng đóng dấu đến mà chỉ đánh số đến cho các văn bản
4 / 14

SKKN: Quản lý hồ sơ văn thư - lưu trữ ở trường THCS

2.1.5)Đăng ký văn bản đến:
Đăng ký văn bản đến là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần
thiết của văn bản như: số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; trích yếu nội
dung; nơi gửi, nơi nhận; số lượng vào Sổ công văn đến hoặc cơ sở dữ liệu văn
bản đến trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản được thuận lợi, khoa học.
Căn cứ vào số lượng văn bản đến hàng năm và cơ cấu tổ chức của đơn vị
để lập chung hoặc lập riêng Sổ công văn đến, hoặc lập chương trình phần mềm
quản lý văn bản đến bằng máy vi tính cho phù hợp.
Văn bản có độ Mật được đăng ký sổ riêng.
Đăng ký văn bản phải bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng
bút chì, bút đỏ (nếu đăng ký bằng sổ); không viết tắt những cụm từ không thông
dụng.
2.1.6)Trình, chuyển giao văn bản đến
* Trình văn bản đến:
Bộ phận văn thư sau khi nhận văn bản đến phải kịp thời làm thủ tục đăng
ký vào sổ, trình Hiệu trưởng (Phó Hiệu trưởng khi được Hiệu trưởng uỷ quyền)
phê duyệt.
Lãnh đạo cơ quan sau khi nhận được văn bản do văn thư chuyển đến cho
ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn
*Chuyển giao văn bản đến:
Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Hiệu trưởng, bộ phận văn thư có trách
nhiệm theo dõi và chuyển ngay văn bản cho chuyên môn, cá nhân hoặc đơn vị
trực thuộc giải quyết.
Việc chuyển giao văn bản đến cho chuyên môn, cá nhân có trách nhiệm
giải quyết phải được thực hiện trong ngày, chậm nhất là vào đầu ngày làm việc
tiếp theo.
Khi chuyển giao văn bản phải chuyển đúng người nhận; phải kiểm tra và
ký nhận đầy đủ
Yêu cầu khi chuyển giao văn bản đến phải đăng ký vào sổ và có ký nhận
đầy đủ, rõ ràng.
*Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Người có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến thuộc các
lĩnh vực được phân công phụ trách và phối hợp với các cá nhân khác giải quyết
kịp thời các văn bản có liên quan.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần sao gửi văn bản
Đối với văn bản có đóng dấu độ khẩn phải giải quyết khẩn trương, không
được chậm trễ.
Sau khi nhận được văn bản đến, Hiệu trưởng căn cứ vào tính chất công
việc, quy định thời hạn phải hoàn thành, giao cho cán bộ thuộc quyền giải quyết.
Cán bộ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp Hiệu trưởng theo dõi,
đôn đốc các phòng chuyên môn và cá nhân trong việc giải quyết văn bản đến.
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc giải quyết văn bản đến. Định kỳ báo
cáo tổng hợp số liệu văn bản đến theo quy định.
5 / 14

SKKN: Quản lý hồ sơ văn thư - lưu trữ ở trường THCS

Ví dụ: Mẫu sổ theo dõi công văn đến theo tính chất chỉ đạo chuyên môn
Ngày đến

Số
đến

18/9/2015

4

Tác giả

Số hiệu

Hội đồng
đội Huyện
Quốc Oai

236/HĐĐ

Ngày tháng
VB
17/9/2015

Tên loại
trích yếu
ND
CV: Thu
nộp, sử
dụng quỹ
đội năm
2015-2016

Người
nhận
Hiệu
trưởng

Ghi chú
(Chuyển Thực
hiện)
Tổng phụ trách

.
.

Như vậy, khi cần thiết hoặc có sự kiểm tra, Ban giám hiệu cần bất
cứ một loại văn bản nào, văn thư kiểm tra sổ sẽ biết được ai nhận, bộ phận nào
đang lưu giữ văn bản. Cuối năm học, các văn bản hết hiệu lực thi hành, cần thu
hồi lại ghi vào sổ thu hồi văn bản, phân loại theo tính chất, thời gian, ghi mục
lục, lồng lên phía trước sau đó đóng thành tập và đưa vào tủ đựng hồ sơ lưu trữ.
2.2. Đối với công văn đi:
2.2.1) Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Trước khi thực hiện phát hành văn bản, văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại
thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện sai sót
phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Mẫu trình bày các loại văn bản của trường tôi cũng đã được thực hiện
theo Thông tư 01/2011/TT-BNV- ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. tuy nhiên hiệu quả chưa
cao.
2.2.2) Ghi số và ngày, tháng của văn bản:
Tất cả văn bản đi của Trường, sau khi được Hiệu trưởng ký ban hành phải
chuyển đến văn thư để đánh số.
Ký hiệu của Quyết định (cá biệt), và các hình thức văn bản có tên loại
khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn
bản và bản sao.
Ví dụ: Quyết định số:01/QĐ-THCS
Báo cáo số:02/BC- THCS
Thông báo số:03/TB- THCS
Kế hoạch số:04/KH- THCS
Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt và chữ viết tắt tên cơ quan
soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản đó.
Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký do đơn vị ban hành trong
một năm; được ghi bằng chữ số Ả rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm học
và kết thúc vào ngày 31 tháng 5 hàng năm; được đánh riêng cho từng loại hoặc
đánh chung cho một số loại văn bản, tùy thuộc vào số lượng văn bản được ban
hành nhiều hay ít.
Văn bản có độ Mật được đánh số vào sổ riêng, bảo quản theo chế độ quy
định.
6 / 14

SKKN: Quản lý hồ sơ văn thư - lưu trữ ở trường THCS

2.2.3) Đóng dấu cơ quan
Văn bản đi, sau khi đã được nhân bản theo số lượng đã định phải được
đóng dấu cơ quan để xác nhận thủ tục pháp lý trước khi phát hành.
Dấu đóng phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng; đóng trùm lên khoảng 1/3
chữ ký về phía bên trái. Dùng mực dấu có màu đỏ tươi theo đúng quy định.
Việc đóng dấu treo lên các văn bản, Đối với các phụ lục kèm theo bản
chính dấu được đóng trên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên của
phụ lục. Nếu phụ lục có nhiều trang thì ngoài việc đóng dấu treo trang đầu phải
đóng dấu giáp lai cho bản phụ lục đó.
Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản, tài liệu do Văn thư quyết định; dấu
được đóng bên mép phải trùm lên một phần chữ trang đầu của văn bản. Đối với
tài liệu là sổ sách, dấu giáp lai được đóng giữa quyển, trùm lên hai mép trang
của quyển sổ.
2.2.4) Đăng ký văn bản gửi đi:
Toàn bộ văn bản gửi đi của đơn vị phải được đăng ký tập trung thống nhất
tại văn thư.
Văn bản gửi đi được theo dõi bằng Sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
Đối với văn bản đi có độ Mật phải lập sổ riêng theo quy định.
2.2.5) Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Văn bản sau khi hoàn thành thủ tục, bộ phận văn thư phải chuyển phát
ngay trong ngày, chậm nhất là vào đầu ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày văn
bản được ký, ban hành.
Chuyển phát văn bản đi trong nội bộ: Được thực hiện tại văn thư hoặc do
văn thư chuyển trực tiếp đến đơn vị, cá nhân.
Sổ chuyển phát văn bản đi có độ Mật phải ghi đầy đủ các mục: Số thứ tự
(đồng thời là số văn bản gửi đi); ngày, tháng, năm ban hành văn bản; trích yếu
nội dung; người ký văn bản; nơi nhận; độ Mật; độ Khẩn (nếu có); ký nhận; ghi
chú. Trường hợp văn bản đi có độ "Tuyệt mật" thì cột trích yếu nội dung chỉ
được ghi khi người có thẩm quyền đồng ý.
Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Văn thư có trách nhiệm theo dõi
việc chuyển phát văn bản đi
2.2.6) Lưu văn bản đi.
Lưu tại văn thư: Tất cả văn bản đi phải được lưu tại văn thư - nơi lấy số
văn bản. Văn bản lưu tại văn thư là bản gốc có chữ ký trực tiếp của người có
thẩm quyền.
Văn bản lưu được sắp xếp theo thứ tự đăng ký số hàng năm theo từng loại
văn bản.
Các loại văn bản được lưu giữ tại văn thư trong vòng 1 năm học;
Lưu tại đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản:
Văn bản đi được lưu trong hồ sơ sự việc của đơn vị hoặc cá nhân
trực tiếp soạn thảo cùng với bản gốc (nếu có) Thông thường Trường tôi sẽ lưu
lại trên máy tính của Hiệu trưởng hoặc của Văn thư theo các folder riêng biệt.
Đến thời hạn quy định, đơn vị làm thủ tục nộp vào lưu trữ hiện hành.
7 / 14

SKKN: Quản lý hồ sơ văn thư - lưu trữ ở trường THCS

Tất cả các công văn chuyển đi phải được ghi vào sổ công văn đi (theo
mẫu quy định).
Mẫu: Công văn đi
Số, ký
Ngày
Tên và trích yếu Người Nơi
Bản
Số
Ghi
hiệu
ký
nhận
lưu
chú
văn
bản
nội
dung
văn
bản
lượng
văn bản
07/BC- 10/10/2015 Báo cáo quá trình Hiệu
Bộ
Hiệu
1
VB +
THCS
xây dựng trường trưởng phận
trưởng
mail
THCS đạt chuẩn
THCS
Quốc Gia

..
2.3. Quản lý và sử dụng con dấu.
Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện
theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.
Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu của cơ
quan mình.
Thủ trưởng các đơn vị, cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ quản lý con
dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng con dấu
của đơn vị mình.
Con dấu phải được quản lý và sử dụng tại trụ sở của đơn vị.
Trong trường hợp bị mất con dấu, đơn vị phải báo ngay cho cơ quan Công
an nơi gần nhất và cơ quan Công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu;
đồng thời phải thông báo hủy bỏ con dấu bị mất.
Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hay
đổi tên tổ chức thì đơn vị phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp con dấu
cũ cho cơ quan Công an.
Cán bộ văn thư được giao giữ con dấu có trách nhiệm thực hiện những
quy định sau:
- Không giao con dấu cho người khác quản lý và sử dụng khi chưa được
phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của đơn vị.
- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ đúng thể thức và sau khi
đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Không được đóng dấu khống chỉ, hoặc
đóng dấu trước khi ký.
Khi chuyển giao công văn cho cá nhân hoặc đơn vị nào phải có sổ
theo dõi ký giao công văn đi, ghi rõ ngày nộp công văn và cơ quan nhận công
văn phải ký vào sổ để tránh tình trạng thất lạc, thắc mắc không cần thiết xảy ra.
2.4. Quản lý học bạ, sổ đăng bộ, sổ gọi tên và ghi điểm, sổ cấp
phát bằng.
8 / 14

SKKN: Quản lý hồ sơ văn thư - lưu trữ ở trường THCS

Đối với công tác văn thư việc quản lý hồ sơ học sinh là một việc
hết sức quan trọng. Để quản lý tốt hồ sơ học sinh nhất thiết phải có:
- Sổ đăng bộ học sinh (theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục).
- Sổ ký mượn - trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần thiết.
- Sổ ghi điểm (theo mẫu chung của ngành)
- Danh sách và sổ cấp phát bằng cho học sinh (theo mẫu chung)
2.4.1) Học bạ:
*Trình tự quản lý và theo dõi:
Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải
đếm lại học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi
để bàn giao cho GVCN ghi các chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao
học bạ lại cho văn thư để quản lý. Khi cho mượn phải ký sổ mượn, khi trả phải
ký sổ đã trả và văn thư phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ khi được nhận lại.
Học bạ cần được bọc nhựa để bảo quản tốt, sạch sẽ. Trang bên
trong học bạ nếu có lưu giữ các hồ sơ của học sinh như: giấy khai sinh (bản
sao), giấy chứng nhận tốt nghiệp Tiểu học, đơn xin nhập học lớp 6,  cần phải
dùng ghim bấm lại để khỏi rơi rớt khi sử dụng học bạ. Đối với lớp 6, văn thư
phải ghi sổ đăng bộ.
Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các chi
tiết trong học bạ. Nhân viên văn thư xem xét và xử lý nếu có gì thiếu xót mà
thuộc lĩnh vực của mình hoặc báo cáo cho các giáo viên nào có liên quan để xử
lý.
Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C,  dùng dây để buộc theo từng
lớp, bỏ vào một ngăn riêng để lưu trữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, năm học, số
lượng của mỗi lớp để thuận tiện trong việc tra cứu thông tin kịp thời.
Đối với các học bạ của học sinh đã nghỉ học, phải lưu giữ nhiều
năm: hàng năm nếu có học sinh nghỉ học, học sinh đã ra trường nhưng chưa
nhận học bạ, văn thư cần ghi sổ theo dõi. Các học bạ này nên xếp thứ tự A, B, C,
để khi cần ta dễ dàng tìm thấy để giao cho phụ huynh và ký nhận.
2.4.2)Sổ đăng bộ:
*Trình tự quản lý và theo dõi:
Sau khi hồ sơ tuyển sinh lớp 6 xong và đuợc phân bổ theo lớp. Văn
thư tập hợp danh sách của các lớp 6, mua học bạ theo chỉ tiêu tuyển sinh của
năm học về phát cho giáo viên chủ nhiệm viết và trình Hiệu trưởng ký trang
đầu sau đó xếp theo thứ tự vần A, B, C,  và ghi vào sổ đăng bộ tuyệt đối chính
xác, cẩn thận, sạch sẽ và đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định).
Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, ở lại lớp,
chuyển đi, chuyển đến, bỏ học.
Ghi kết thúc mỗi năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi,
chuyển đến, bỏ học và phải có xác nhận của hiệu trưởng.
2.4.3) Sổ ghi điểm:
*Trình tự quản lý và theo dõi:

9 / 14

SKKN: Quản lý hồ sơ văn thư - lưu trữ ở trường THCS

Đầu năm phát sổ gọi tên và ghi điểm cho giáo viên chủ nhiệm của
các lớp để GVCN ghi sơ yếu lý lịch của học sinh theo thứ tự sắp xếp theo
A,B,C. (theo danh sách trong phần mềm)
+ Dán gáy và dán quanh sổ (tránh nhàu nát)
+ Sắp sếp sổ theo Khối;
+ Khi giáo viên mượn cho ký vào sổ mượn  trả
+ Kết thúc năm học tập hợp và buộc dây lưu trữ riêng.
2.4.4) Cấp phát bằng THCS
*Trình tự quản lý và theo dõi:
Khi nhận được danh sách học sinh được cấp bằng tốt nghiệp và
bằng tốt nghiệp THCS cần đối chiếu các thông tin xem có trùng khớp hay sai
lệch hay không.
Vào sổ cấp phát bằng bậc trung học.
Soạn thảo thông báo về việc trả bằng tốt nghiệp THCS cho học sinh
(ngày, giờ, địa điểm cụ thể) có ký xác nhận của hiệu trưởng.
Trong quá trình cấp phát bằng cho học sinh ký vào danh sách và sổ
cấp phát bằng, đồng thời photo chứng minh thư hoặc sổ hộ khẩu (có ghi xác
nhận của người nhận bằng để tránh trường hợp khiếu kiện).
2.5. Hồ sơ cán bộ công chức, viên chức, nhân viên.
Hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: nguồn gốc xuất
thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các
mối quan hệ gia đình và xã hội. Hồ sơ đòi hỏi phải có tính thống nhất, khoa học,
để quản lý được đầy đủ và chính xác thông tin. Hồ sơ được quản lý, sử dụng và
bảo quản theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước qui định.
Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: quyển lý
lịch, sơ yếu lý lịch, tiểu sử tóm tắt, bản sao giấy khai sinh, chứng nhận sức khỏe,
các quyết định có liên quan, bản tự kiểm điểm, bản nhận xét; giấy giới thiệu
được ứng cử, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật (nếu có);Các bìa kẹp: nghị
quyết - quyết định về nhân sự, nhận xét - đánh giá, bảng kê thành phần tài liệu
trong hồ sơ.
*Trình tự lưu trữ:
Các hồ sơ trên phải được Hiệu trưởng nhà trường xác nhận và
chứng minh.
Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức hoặc tiếp nhận hồ sơ công
chức cần thực hiện theo Quyết định Ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ,
công chức.
Sắp xếp các hồ sơ theo tổ; nhóm đảm bảo các nguyên tắc dễ tìm
thấy, dễ thấy hay không thất lạc hồ sơ.
2.6. Việc hồ sơ qua công nghệ thông tin.
Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa
của đất nước và cũng là một việc làm cần thiết đối với việc lưu trữ hồ sơ trên
máy vi tính. Văn thư phải am hiểu sâu sát hơn về cách cài đặt phần mềm lưu trữ,
10 / 14

SKKN: Quản lý hồ sơ văn thư - lưu trữ ở trường THCS

quản lý các ổ đĩa, biết sáng tạo và luôn không ngừng học tập để nâng cao tay
nghề.
*Các bước thực hiện lưu trữ và quản lý:
Cài đặt riêng một ổ đĩa, sau đó tạo một New folder mới theo từng
mục đích công văn theo từng năm học để thuận tiện trong việc quản lý và tra
cứu thông tin.
Ví dụ: Công văn của Phòng GD&ĐT, Công văn của UBND Huyện, Công
văn của phòng BH-TBXH.....
Cài phần mềm diệt virut để tránh tình trạng mất thông tin trên máy
tính. Luôn luôn truy cập Internet để nắm bắt được các thông tin, tự nghiên cứu
những gì mình chưa rõ.
Cách trình bày văn bản ngoài áp dụng theo Thông tư liên tịch
01/2011/TT-BNV; còn phải biết sáng tạo.
Ví dụ: nếu một văn bản mà nội dung quá ít sẽ không cân đối trên khổ
giấy A4 thì tôi phải dùng Format  Pargraph  Spacing - Before - After để chọn
khoảng cách sau cho phù hợp để văn bản được hoàn mĩ hơn, nhìn đẹp mắt thu
hút được người đọc.

11 / 14

SKKN: Quản lý hồ sơ văn thư - lưu trữ ở trường THCS

C - KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ
1.Kết luận
Qua quá trình áp dụng đề tài sáng kiến kinh nghiệm Quản lý hồ
sơ văn thư - lưu trữ ở trường THCS  vào công tác văn thư tại trường, nhờ
đưa ra một số giải pháp và cách thực hiện có khoa học đã đạt được kết quả như
sau:
- Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng
được các yêu cầu của Ban giám hiệu đề ra.
- Hồ sơ, công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn
nắp theo danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết.
- Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học.
- Tránh thất thoát các loại hồ sơ, tránh thắc mắc, cãi vã không cần thiết.
- Công việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động.
- Đối với hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức. Tuy là còn nhiều trở ngại
nhưng tôi cũng đã cập nhật các thông tin kịp thời theo từng năm và lưu trữ cẩn
thận cũng như cập nhật kịp thời ọi thông tin chuyển đi, chuyển đến của CBCC
vào phần mềm PERMIS
- Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất, tôi kiểm tra và vệ sinh toàn diện khu
vực lưu trữ không để xảy ra tình trạng bị mối mọt.
Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ trong trường học là một công việc
đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn trọng, khoa học và ngăn nắp. Ngoài những hồ sơ văn thư
lưu trữ và bảo quản trong nhà trường có rất nhiều loại khác nhau, nhiều cách
khác nhau. Trên đây, tôi chỉ xin được đưa ra một vài kinh nghiệm nhỏ của cá
nhân tôi. Chắc chắn chưa được hoàn hảo, nhưng đã phần nào giúp tôi hoàn
thành tốt công việc được giao.
2. Khuyến nghị:
Qua đề tàiQuản lý hồ sơ văn thư - lưu trữ ở trường THCS  Tôi mong
muốn và khuyến nghị rằng các cấp lãnh đạo tạo điều kiện và quan tâm hơn nữa
đến công tác văn thư  lưu trữ nói chung và công tác văn thư  lưu trữ trong các
trường học nói riêng.Thường xuyên tổ chức tập huấn cho nghiệp vụ văn thư
lưu trữ nhằm nắm bắt kịp thời các nội dung, văn bản mới nhất đồng thời áp dụng
công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ và các văn bản đi, đến. Mong rằng đề tài
nghiên cứu này sẽ được nhân rộng để làm tốt và tốt hơn nữa trong công tác
Quản lý hồ sơ văn thư - lưu trữ ở trường THCS .
Rất mong sự được đóng góp nhiệt thành của các đồng chí, đồng
nghiệp, quý thầy (cô) để đề tài ngày càng hoàn thiện và hiệu quả hơn.
Xin chân trọng cảm ơn!
Quốc Oai, ngày 31 tháng 12 năm 2015
Tác giả đề tài

12 / 14

SKKN: Quản lý hồ sơ văn thư - lưu trữ ở trường THCS

Nguyễn Thị Hà
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nghiệp vụ Văn thư lưu trữ - Tác giả Hoàng Lê Minh  NXB
Văn hóa  thông tin
2. Quy định pháp luật về soạn thảo văn bản và văn thư lưu trữ Tác giả Tiến sỹ Nghiêm Kỳ Hồng và Thạc sỹ Hà Quang Thanh tuyển
chọn - NXB Lao động
3. Cổng thông tin điện tử: Hệ thống văn bản quy phạm pháp
luật.

13 / 14

SKKN: Quản lý hồ sơ văn thư - lưu trữ ở trường THCS

NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
......................................................................................................................
.......................................................................................................................
.......................................................................................................................
.......................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG KHOA HỌC CỦA TRƯỜNG

14 / 14