Cách giảm dung lượng file Excel nhanh đơn giản, hiệu quả
Thanh Hoàng 01/11/2021
Bạn đang gặp khó khăn khi xử lý những file Excel có kích thước lớn, khiến bạn phải chờ đợi khi chỉnh sửa, gửi, chia sẻ,... Đừng lo lắng, hãy theo dõi ngay bài viết này để biết cách giảm dung lượng file Excel nhanh đơn giản, hiệu quả.
Bài viết sử dụng phần mềm Excel 2016 được thực hiện trên máy tính hệ điều hành Windows 10. Tuy nhiên, bạn có thể thực hiện tương tự trên Google Sheet, các phiên bản Excel khác như 2010, 2013,... và máy tính hệ điều hành macOS.
I. Lợi ích giảm dung lượng file Excel
- Tăng tốc độ xử lý file Excel đó.
- Chia sẻ một cách dễ dàng.
- Không cần phải sử dụng đến các phần mềm nén file.
II. Xóa định dạng có điều kiện
Mở file Excel, chọn một ô được định dạng > Chọn Home > Chọn Conditional formatting > Chọn Clear Rules.
- Để xóa định dạng 1 ô đó, chọn Clear from Selected Cells.
- Để xóa định dạng khỏi tất cả các ô, chọn Clear Rules from Entire Sheet.
III. Cắt giảm ô tính ở vùng chưa cần sử dụng
Mở file Excel, chọn các hàng/cột trống bằng tổ hợp phím Ctrl + Shift + phím mũi tên phải/xuống > Bấm chuột phải vào vị trí bôi đen và chọn Delete để xóa các vùng chưa sử dụng nhằm giảm dung lượng file.
IV. Xoá DATA LINKS
Mở file Excel, chọn Data > Chọn Edit Links > Chọn link liên kết mà bạn muốn xóa > Chọn Break Link.
Sau đó chọn Break Links để xác nhận là xong.
V. Nén ảnh trong Excel
Bước 1: Mở file Excel, chọn hình ảnh muốn nén > Chọn Format > Chọn Compress Pictures.
Bước 2: Bỏ tích mục Apply only to this picture > Chọn Email [96 ppi]: minimize document size for sharing > Chọn OK để hoàn tất.
VI. Xóa watch
Mở file Excel, chọn Formulas > Chọn Watch Window > Chọn Delete Watch là xong.
VII. Xóa bỏ các named range trong file Excel
Bước 1: Mở file Excel, chọn Formulas > Chọn Name Manager.
Xóa bỏ các named range trong file Excel
Bước 2: Chọn tên bị lỗi mà bạn muốn xóa > Nhấn Delete trên bàn phím.
Xóa bỏ các named range trong file Excel
Bước 3: Bấm OK để xác nhận xóa các named range.
VIII. EXCEL BINARY WORKBOOK GIÚP GIẢM DUNG LƯỢNG
1. Hướng dẫn nhanh
Mở file Excel, chọn File > Chọn Save as > Chọn Browse > Chọn Excel Binary Workbook tại mục Save as type > Bấm Save để lưu là xong.
2. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Mở file Excel, chọn File.
Bước 2: Chọn Save as > Chọn Browse.
Bước 3: Chọn Excel Binary Workbook tại mục Save as type > Bấm Save để lưu là xong.
Sau đó, bạn có thế kiểm tra dung lượng 2 file Excel ban đầu và sau khi chuyển đổi sẽ giảm rất nhiều.
Trên đây là hướng dẫn cách giảm dung lượng file Excel nhanh đơn giản và hiệu quả giúp bạn xử lý, chia sẻ thông tin một cách dễ dàng. Nếu cảm thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ cho bạn bè và đừng quên để lại bình luận phía dưới nhé!
18.464 lượt xem
File Excel nặng thường gây khó khăn trong việc xử lý và biên tập dữ liệu. Vậy làm cách nào để giảm dung lượng loại file này trên máy tính. Hãy cùng Điện máy XANH tìm hiểu cách làm dung lượng, tăng tốc xử lý file excel đơn giản và nhanh chóng nhất nhé!
1Nguyên nhân làm cho file Excel nặng, tốc độ xử lý kém
- File excel chứa hành ảnh có độ phân giải cao hoặc có nhiều công thức phức tạp đều là những nguyên nhân khiến file excel xử lý chậm.
- Việc áp dụng quá nhiều định dạng khác nhau cũng gây ra lỗi file excel.
- Các ô bảng không sử dụng nhưng đã được định dạng gây ra lỗi file xử lý chậm.
2Lợi ích của việc giảm dung lượng file Excel
- Giúp tăng tốc độ xử lý file Excel.
- Chia sẻ những dữ liệu trong Excel một cách nhanh chóng, dễ dàng.
- Không cần phải sử dụng những phần mềm giải nén liên quan khác.
3Lưu file dưới dạng tập tin nhị phân
Bước 1: Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấpđúp chuột vào ứng dụng Exelmàu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nútFile, nhấp tiếp vào tùy chọnOpen... [mở] rồi chọn file cần thao tác.
Bước 2: Để lưu file mới, bạn nhấp chuột vàoFile.
Bước 3: ChọnSave As…[lưu dưới dạng…].
Bước 4: Tiếp tục, bạngõ tên tập tin mớivào hộp thoại.
Bước 5: Sau đó, nhấp vào trình đơn thả xuống nằm ở mục "File Format" [định dạng tập tin].
Bước 6:Chọn định dạngExcel Binary Workbook[tập tin nhị phân] nằm bên dưới hạng mục "Specialty Formats". Tập tin được lưu dưới định dạng này có dung lượng nhỏ hơn nhiều so với file có đuôi.xlstiêu chuẩn.
Bước 7:Cuối cùng, nhấp vào nútSave. File Exel nhỏ hơn sẽ được lưu vào máy tính.
4Loại bỏ định dạng khỏi các hàng và cột trống
Bước 1:Mở tập tin Microsoft Excellên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nútFile, nhấp tiếp vào tùy chọnOpen... rồi chọn file cần thao tác.
Bước 2: Chọn tất cả hàng trống. Hãy nhấp chuột vào số thứ tự của hàng rỗng đầu tiên, sau đó nhấn và giữ tổ hợp phímCtrl+⇧ Shift+↓[Windows] hay⌘+⇧ Shift+↓[MacBook].
Phím điều hướng thường nằm ở góc dưới, bên phải đối với hầu hết các loại bàn phím.
Bước 3:Tiếp tục, hãy nhấp chuột vào tabHome[Windows] hoặctab Edit[Mac] nằm trong thanh menu.
Bước 4:Nhấp vào nútClear[xóa].
Bước 5: Để hoàn tất, bạn chọnClear All[xóa hết] đối với hệ điều hành Windows hayFormat[định dạng] đối với hệ điều hành Mac. Thao tác này sẽxóa các định dạng không cần thiếtkhỏi những ô không dùng đến.
Bước 6:Chọn tất cả các cột trống. Hãy nhấp chuột vào chữ cái quy định hàng rỗng đầu tiên, sau đó nhấn và giữ tổ hợp phímCtrl+⇧ Shift+→[Windows] hoặc⌘+⇧ Shift+→[Mac].
Phím điều hướng thường nằm ở góc dưới, bên phải đối với hầu hết các loại bàn phím.
Bước 7: Tiếp tục, bạn nhấp chuột vàotab Home[Windows] hoặctab Edit[Mac] nằm trong thanh menu.
Bước 8: Nhấp vào nútClear[xóa].
Bước 9:Cuối cùng, nhấp chuột vàoClear All[Windows] hayFormat[Mac]. Thao tác này sẽ xóa các định dạng không cần thiết khỏi những ô không dùng đến.
5Loại bỏ định dạng có điều kiện
Bước 1: Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nút File, nhấp tiếp vào tùy chọn Open... rồi chọn file cần thao tác.
Bước 2:Nhấp vàotab Homenằm phía trên màn hình.
Bước 3:Bạn nhấp tiếp vào nútConditional Formatting[định dạng có điều kiện] nằm trong phần"Styles"[mẫu] trên bảng điều khiển.
Bước 4:Chọn tiếp tùy chọnClear Rules[xóa các quy tắc].
Bước 5:Cuối cùng, bạn nhấp chuột vàoClear Rules from Entire Sheet[xóa quy tắc trong tất cả sheet].
6Loại bỏ định dạng khỏi ô trống trên Mac
Bước 1: Mở tập tin Microsoft Excel lên. Nhấp đúp chuột vào ứng dụng Exel màu trắng với chữ X màu xanh lá, sau đó, bạn nhấp vào nútFile, nhấp tiếp vào tùy chọnOpen... rồi chọn file cần thao tác.
Bước 2: Nhấp chuột vào tabEditnằm phía trên màn hình.
Bước 3: Chọn tùy chọnFind[tìm kiếm].
Bước 4: Nhấp tiếp vàoGo To….
Bước 5: Tiếp theo, nhấp chuột vàoSpecial….
Bước 6: Nhấp vào nút chọnBlanks.
Bước 7: Sau đó, bạnnhấp OK. Toàn bộ ô trống trong dữ liệu sẽ được tô sáng.
Bước 8:Tiếp tục, nhấp chuột vào phầnEdittrong thanh menu.
Bước 9: Nhấp vào nútClear.
Bước 10: Cuối cùng,nhấp vào Formatđể hoàn thành.
7Nén dung lượng ảnh có trong bảng tính
Bước 1: Mở tập file Excel mà bạn muốn nén dung lượng hình ảnh.
Bước 2: Bấm vào hình mà bạn muốn giải nén > Chọn Format > Chọn Compress Pictures.
Bước 3: Bỏ tích ở mụcApply only to this picture >Chọn Email [96 ppi]: minimize document size for sharing > Bấm OK.
8Xóa các Data Links
Bước 1: Mở Excel > Chọn Data > Chọn Edit Links > Chọn link liên kết mà bạn muốn xóa > Chọn Break Link.
Bước 2: Chọn Break Link lại để xác nhận.
9Xóa Watch Window
Bước 1: Mở file excel mà bạn muốn thực hiện xóa Watch Window.
Bước 2: ChọnFormulas > Chọn Watch Window.
Bước 3: Chọn Delete Watch.
Sau khi thực hiện xong bước này là hoàn thành xóa Watch Window.
10Xóa các Named Range có trong file Excel
Bước 1: Mở file excel bạn muốn xóa Named Range.
Bước 2: Chọn Formulas > ChọnName Manager.
Bước 3: Chọn tên bị lỗi mà bạn muốn xóa > Nhấn Delete.
Bước 4: Nhấn OK để xác nhận.
11Dùng trình duyệt Virus Macro
Chúng ta có thể dùng tình duyệt Virus Macro để giảm dung lượng file Excel. Khi bạn mở file excel sẽ đặt tên bảng tính mới cho bạn luôn như "yyy" hoặc "Book1" cùng với đó là những cảnh báo của Macro với những gợi ý giảm dung lượng của file Excel.
Cách khắc phục bạn cần thực hiện theo thứ tự sau:
Mở file Excel > Sao chép toàn bộ dữ liệu sang file khác > Mở file mới > Dán toàn bộ dữ liệu vừa sao chép > Chọn Save > Xóa file cũ.
Mời bạn tham khảo một số phần mềm Microsoft đang được kinh doanh tại Điện máy XANH:
Trên đây là bài viết hướng dẫn cách giảm dung lượng tập tin file excel. Mong rằng bài viết dưới đây đưa ra hướng dẫn hữu ích để bạn dùng file excel hiệu quả hơn.