Tự đánh giá là công cụ phổ biến được những nhà quản lý dùng để tìm hiểu về cách nhân viên nhìn nhận hiệu quả làm việc của chính họ. Quá trình thẩm định này giúp thu hẹp lại khoảng cách giữa những kỳ vọng với kết quả thực tế, và cung cấp cho doanh nghiệp một kênh thông tin nhằm mở ra những kết nối và trao đổi về mục tiêu, cơ hội và sự phát triển cho nhân viên.
Trong khi các giám đốc và trưởng nhóm thường chia sẻ quan điểm về biểu hiện của nhân viên cũng như khả năng đáp ứng kỳ vọng trong suốt kỳ đánh giá, thì quá trình tự đánh giá lại cho phép các nhân viên trao đổi về những gì họ nhìn thấy như các dự án quan trọng đã hoàn thành, chia sẻ về việc trang bị kỹ năng và kỹ thuật mới cho nhu cầu công việc và nhắc nhở nhà tuyển dụng về những công việc tuyệt vời nhất mà họ từng thực hiện kể từ lần đánh giá trước đến nay.
Tự viết nên một bản đánh giá cá nhân là việc làm khá khó khăn với nhiều nhân viên. Mặc dù họ chính là người biết về bản thân và công việc của mình tốt hơn bất cứ ai, đôi khi họ cũng phải đấu tranh mạnh mẽ mới có thể tóm tắt mọi thông tin về quá trình làm việc một cách khách quan chứ không mang vẻ tự đề cao.
Dưới đây là một vài bí quyết giúp bạn thực hiện nhiệm vụ đánh giá dễ dàng hơn:
1. Hãy tự hào
Mục đích chính của việc tự đánh giá là làm nổi bật các thành tích của bạn. Mọi nhân viên đều cần điểm rõ những nhiệm vụ và dự án cụ thể mà nó là “nét son” đẹp nhất trong quá trình làm việc vừa qua. Khi miêu tả, bạn nên chắc rằng mình đã nhấn mạnh tác động của từng thành tựu lên toàn thể hoạt động của doanh nghiệp, để chứng minh cho công ty thấy rằng các công việc của mình giá trị như thế nào.
Julie Rieken, CEO của công ty kiểm định phần mềm Trakstar, lưu ý thêm rằng nhân viên nên kết nối hành động của họ với mục tiêu của người quản lý. “Nếu cấp trên của bạn muốn đạt được một con số nhất định, hãy chia sẻ bạn đã đóng vai trò như thế nào trong việc đạt được con số đó. Những thành tựu người tự đánh giá liệt kê ra phải luôn gắn với các mục tiêu của doanh nghiệp.”
2. Hãy trung thực
Trung thực là một khía cạnh quan trọng khác của việc viết tự đánh giá. Thường thì các sếp đã biết khá rõ về những công việc trong công ty được thực hiện tốt, thế nên cố gắng làm nổi bật những nhiệm vụ hay dự án bạn làm ổn, thay vì làm rất tốt, sẽ không có tác động nhiều.
Trung thực cũng có nghĩa là chỉ ra vài điều cần phải được cải thiện. Timothy Butler, thành viên cấp cao và là giám đốc chương trình phát triển nghề nghiệp tại Harvard Business School, đã khuyến người lao động nên sử dụng ngôn ngữ phát triển [developmental language] khi nêu lên các lĩnh vực mình cần phải cải thiện.
Butler chia sẻ với Harvard Business Review, “Bạn sẽ không muốn nói ‘Đây là nơi tôi thực sự vấp ngã’. Mà thay vào đó hãy nói, ‘Đây là các mảng tôi muốn làm tốt hơn. Nó là những điều tôi đã học hỏi được. Nó là những gì chúng ta nên hướng đến.’”
3. Hỏi về các cơ hội phát triển nghề nghiệp
Butler cũng khuyến khích các nhân viên sử dụng hoạt động tự đánh giá là lúc để hỏi sếp về những cơ hội phát triển nghề nghiệp. Cần làm điều này ngay cả khi công ty không yêu cầu bạn làm, bởi vì nếu không hỏi thì nó sẽ không xảy ra. Bằng cách thể hiện mối quan tâm, bạn đã đặt vào tâm trí người quản lý rằng mình rất nhiệt huyết với công việc, theo đó nhiều khả năng họ sẽ để mắt đến và dành các nhiệm vụ, sự phân công hoặc triển vọng đào tạo phù hợp cho bạn.
4. Hãy chuyên nghiệp
Cuối cùng, bạn cần nhớ rằng mình phải luôn chuyên nghiệp khi viết bản tự đánh giá. Điều này có nghĩa là nên tránh hành động xem đây như cơ hội để phê phán kỹ năng lãnh đạo yếu kém của sếp hay chỉ trích đồng nghiệp rồi khiến cho cuộc sống văn phòng trở nên khó khăn hơn.
Giữ tính chuyên nghiệp cũng có nghĩa là đưa ra những đánh giá với sự quan tâm đúng mực, đầu tư cho nó như bất cứ dự án quan trọng nào mà bạn phụ trách. Dominique Jones, giám đốc quản lý về con người của Halogen Software, đã tư vấn rằng bạn nên hành động với những đợt đánh giá như một tác phẩm nghệ thuật được xây dựng theo thời gian. Bạn sẽ hạnh phúc hơn với kết quả cuối cùng nếu bạn đã dành thời gian để phản ánh và cẩn thận thực hiện bản tự đánh giá của chính mình. “Sử dụng các ví dụ để làm rõ những lời khẳng định và luôn rà soát lại mọi giấy tờ nhằm chắc rằng mình trình bày đúng chính tả,” Jones viết trong một bài blog. “Đó là tất cả dấu hiệu cho thấy bạn nghiêm túc và xem nó quan trọng với mình thế nào khi bắt tay thực hiện quy trình đánh giá.”
Làm thế nào để đưa ra kết quả đánh giá tốt nhất vừa mang tính công bằng, vừa đảm bảo hài hòa trong doanh nghiệp là vấn đề khiến người lãnh đạo phải “nhức đầu”. Trên thực tế, chỉ cần nắm rõ những kỹ năng cơ bản thì công tác đánh giá hầu như rất dễ dàng.
I/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC
1. Mục đích của đánh giá công việc:
Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên trong quá khứ và nâng cao hiệu quả làm việc trong tương lai.
Đánh giá xem các cá nhân có xứng đáng được thưởng hoặc tăng lương hay không [khen thưởng].
Soát xét lại công việc đã thực hiện nhằm xác định những tồn tại, điểm yếu cần khắc phục, xác định những khả năng tiềm ẩn chưa sử dụng đến của các cá nhân, và xây dựng những chương trình đào tạo, tập huấn phù hợp, cần thiết
Xác định những khả năng tiềm tàng của từng cá nhân, làm nền tảng để mỗi cá nhân có thể phát triển sự nghiệp của mình sau này
Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển của nhân viên.
Đánh giá khả năng tiềm tàng và khả năng thăng tiến trong tương lai.
Để nhận được phản hồi của nhân viên về chính sách và phương pháp quản lý của DN.
Giúp xây dựng định hướng nghề nghiệp cho NV.
2. Mục tiêu [kết quả] của đánh giá CV
Xác định và xây dựng những nội dung công việc cụ thể mà từng cá nhân phải thực hiện nhằm đạt được mục tiêu chung của bộ phận, nơi mà cá nhân đó làm việc
Thiết lập những kết quả chính hoặc quan trọng mà doanh nghiệp mong đợi cá nhân đó sẽ đạt được trong công việc sau một khoảng thời gian nhất định
So sánh mức độ kết quả thành tích công việc của từng cá nhân với mức chuẩn, làm cơ sở cho việc để có chế độ thưởng thích đáng
Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển của từng cá nhân thông qua kết quả công việc thực tế
Xác định các cá nhân có khả năng để đề bạt vào các vị trí thích hợp trong bộ máy quản lý hay không.
Xác định những khâu yếu kém, những tồn tại cần phải cải thiện hoặc thay đổi.
Xác định, đánh giá năng lực nhân sự hiện có và tiềm ẩn phục vụ công tác lập kế hoạch nhân lực cho DN.
Cải thiện sự trao đổi thông tin trong công việc giữa các cấp khác nhau
3. Lợi ích của đánh giá thành tích công việc
- Đối với Doanh Nghiệp:
+ Giúp cho người quản lý có được một bức tranh rõ nét, hoàn chỉnh và khách quan về nhân viên cấp dưới của mình.
+ Hệ thống đánh giá thành tích công việc có ý nghĩa như một quy định bắt buộc trong DN đòi hỏi mọi cá nhân phải thực hiện vì lợi ích thiết thực của nó.
+ Cuối cùng hệ thống đánh giá chính thức của DN là một phương tiện khuyến khích người quản lý đưa ra các ý kiến phản hồi một cách đầy đủ cần thiết hoặc thích đáng đối với nhân viên cấp dưới, giúp cho nhân viên cấp dưới có thể điều chỉnh kịp thời theo hướng có lợi cho bản thân anh ta và cho DN.
- Đối với Nhân viên:
+ Nếu trong DN không có một hệ thống đánh giá công việc chính thức thì bản thân mỗi cá nhân nhân viên cũng sẽ gặp phải nhiều bất lợi:
+ Họ sẽ không nhận ra được những tiến bộ cũng như sai sót hay lỗi của mình trong công việc;
+ Họ sẽ không có cơ hội được đánh giá xem mình có thể được xem xét đề bạt hay không;
+ Họ sẽ không được xác định và sửa chữa các yếu điểm của mình thông qua đào tạo;
+ Họ sẽ ít có cơ hội trao đổi thông tin với cấp quản lý...
II/ NHỮNG KHÓ KHĂN TRONG QUÁ TRÌNH ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC
1. Phản kháng của nhân viên:
Trong thực tế, có khá nhiều nhân viên, kể cả cấp quản lý e ngại và không thích việc đánh giá, chủ yếu là do các nguyên nhân sau:
- Họ không tin là cấp trên của họ đủ năng lực để đánh giá họ.
- Họ ngại cấp trên thiếu công bằng và khách quan trong quá trình đánh giá.
- Họ sợ bị áp dụng các biện pháp kỷ luật.
- Họ sợ rằng các thông tin trong quá trình đánh giá không được bảo mật.
- Họ lo ngại có một số nội dung khó có thể đo lường được.
- Họ e ngại, việc thừa nhận sai sót khó được tăng lương và khen thưởng.
2. Phản ứng tiêu cực của người đánh giá:
Một số nhà quản lý không muốn đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên vì các lý do:
- Lo ngại kết quả đánh giá có thể ảnh hưởng không tốt đến mối quan hệ của họ và nhân viên.
- E ngoại nhân viên có thể so bì với nhau, gây mất đoàn kết nội bộ.
- Họ cho rằng việc đo lường hiệu quả làm việc của NV là rất khó, đặc biệt có những yếu tố không thể đo lường chính xác.
- Họ không thích là người phải phán xử và đưa ra kết luận.
3. Do hạn chế của hệ thống đánh giá
Các tiêu chí đánh giá không khách quan, rõ ràng.
Chuẩn mục đánh giá không tin cậy.
Dùng các phương pháp đánh giá khác nhau trong tổ chức.
Mục đích của quá trình đánh giá không được phổ biến tới mọi nhân viên.
III/ CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ
1. Phương pháp so sánh cặp:
Từng cặp nhân viên sẽ được so sánh về các yêu cầu chính.
Nhân viên tốt hơn hẵn được 4 điểm, yếu hơn hẵn được 0 điểm.
Tốt hơn được 3 điểm, yếu hơn được 1 điểm còn.
Nếu hai nhân viên bằng nhau, mỗi người được 1 điểm.
Cộng tất cả các điểm lại ta được tổng điểm của từng nhân viên.
Phương pháp so sánh cặp [tt]:
2. Phương pháp bảng điểm
Phương pháp này được thiết kế dựa trên việc đánh giá như khối lượng, chất lượng, tinh thần thái độ, thực hiện nội quy.
Mỗi yếu tố được đánh giá theo mức suất sắc, tốt, khá, trung bình, yếu.
Tổng hợp theo năm yếu tố trên, nhưng có thêm một số quy định như: nếu trung bình là khá, nhưng có một lĩnh vực yếu thì bị đánh giá là yếu.
3. Phương pháp đánh giá theo mục tiêu
Thường được đưa ra ở cấp quản trị cao nhất của công ty hoặc đánh giá các bộ phận, đánh giá theo dự án hoặc đánh giá các công việc khó đo lường.
Nhược điểm của phương pháp này là:
- Nếu mục tiêu đưa ra không phù hợp thì sẽ tốn nhiều thời gian của DN.
- Các cấp thích đặt ra mục tiêu thấp để dễ hoàn thành.
4. Phương pháp định lượng [tt]
Bước 1: Xác định các yêu cầu chủ yếu để thực hiện công việc.
Bước 2: Phân loại từng yêu cầu theo các mức đánh giá: xuất sắc, khá, trung bình, yếu, kém. Mỗi mức đánh giá này phải có quy định rõ ràng. Ví dụ: đối với yêu cầu chăm sóc tốt khách hàng thì khá là không
có khiếu nại, xuất sắc là không có khiếu nại và được khách hàng cảm ơn…
Bước 3: Đánh giá trọng số của từng yếu tố trong tổng các yếu tố.
IV/ QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ
Xác định tiêu chí đánh giá => Chuẩn bị đánh giá => Tiến hành đánh giá => Phỏng vấn => Hoàn tất hồ sơ đánh giá
- Xác định tiêu chí đánh giá
Thiết lập các mục tiêu, yêu cầu cho từng nhân viên khác nhau. Mỗi công việc khác nhau, nội dung đánh giá sẽ khác nhau.
Ví dụ về các yêu cầu, mục tiêu như:
Đảm bảo năng suất 230 sản phẩm/ngày.
Không có khách hàng khiếu nại quá 3 lần/năm.
Tăng sản lượng 15% so với năm trước.
Thiết lập các tiêu chí đánh giá chung cho tất cả các nhân viên, bao gồm:
- Thực hiện nội quy:
- Tinh thần hợp tác, hỗ trợ.
- Tính thần, thái độ làm việc.
- Tính sáng tạo
- Khả năng phát triển…
2. Chuẩn bị đánh giá:
Lên kế hoạch cụ thể về thời gian, địa điểm và không gian phù hợp.
Xem lại phạm vi trách nhiệm, nhiệm vụ của từng nhân viên.
Xem lại hồ sơ đánh giá của các kỳ trước.
Xem lại quy trình đánh giá công việc chung.
Chuẩn bị các biểu mẫu đánh giá.
3. Tiến hành đánh giá:
Thu thập các thông tin đánh giá bao gồm
- Quan sát nhân viên thực hiện công việc
- Kiểm tra lại các mẫu công việc đã hoàn thành
- Xem lại sổ giao việc.
- Nói chuyện trực tiếp với nhân viên.
- Xem lại các biên bản ghi lỗi của nhân viên
4. Phỏng vấn đánh giá:
Mục đích của phỏng vấn là giúp nhà quản lý đối chiếu với các thông tin do nhân viên cung cấp và đánh giá chính xác hơn hiệu quả công việc.
Phòng vấn cũng là cơ hội để nhân viên bày tỏ các nguyện vọng, ý kiến đối vối công việc, công ty…
Chuẩn bị các công tác cho cuộc đánh giá, cụ thể như sau:
- Thống nhất với nhân viên ngày giờ đánh giá.
- Giới thiệu sơ bộ mục đích và các nội dung trao đổi chính.
- Chuẩn bị địa điểm đánh giá phải kín, để có thể trao đổi thoải mái.
- Phổ biến cho nhân viên sơ lược nội dung và một số yêu cầu về cuộc đánh giá.
- Trấn an nhân viên.
- Trình tự buổi đánh giá.
+ Tạo sự thoải mái cho nhân viên.
+ Lặp lại mục đích của cuộc đánh giá.
+ Thông báo trình tự của buổi phỏng vấn.
+ Tiến hành phỏng vấn
+ Kết thúc phỏng vấn
- Trong khi phỏng vấn
So sánh kết quả công việc với các yêu cầu và mục tiêu.
Ghi nhận và biểu dương các việc đã làm tốt.
Tháo gỡ các vướng mắc, khó khăn
Thoả thuận về hiệu quả làm việc trong tương lai.
Thoả thuận về kế hoạch đào tạo phát triển
Khuyến khích và lắng nghe
Hãy để nhân viên tự đánh giá họ.
Hãy đưa ra các câu hỏi để khuyến khích nhân viên nói lên quan điểm của họ.
Lặp lại các cụm từ mà nhân viên vừa nói để khuyến khích họ.
Sử dụng các từ như: đúng vậy, để cho biết là bạn đang lắng nghe.
5. Hoàn tất đánh giá:
Khen ngợi lại các thành tích của nhân viên. Hãy hỏi hỏi điều gì làm cho họ đạt được thành tích như vậy?
Trường hợp họ thừa nhận các điểm yếu, hãy hỏi họ nguyên nhân là gì?
Sau cùng hãy chia sẽ ý kiến của bạn như thế nào?
Thông báo kết quả đánh giá và cho nhân viên biết ý kiến của họ.
Bản chất của quá trình đánh giá không phải là việc nhân viên có đồng ý hay không.
NV không đồng ý với kết quả đánh giá
Có hai hình thức như sau:
Nhân viên đấu tranh, nổi giận, đổ lỗi…
Nhân viên không đồng ý, nhưng lảng tránh sang chủ đề khác [có thể vẫn gật đầu đồng ý].
Người đánh giá cần chủ động dự đoán tình huống, chuẩn bị các câu hỏi để hoàn thành buổi phỏng vấn tốt đẹp.
Trường hợp nhân viên trốn tránh
Đối với loại NV nhút nhát, khi có kết quả xấu, họ thường “cam chịu” mặc dù họ cho rằng hiệu quả làm việc của họ cao hơn.
Hãy cho nhân viên thời gian để bình tĩnh lại.
Từ từ để hỏi quay lại quan điểm của nhân viên
Tốt hơn hết với loại nhân viên này nên cho họ có bản đánh giá từ trước.
Trường hợp Nhân viên đấu tranh
Hãy cho phép anh ta trút giận.
Lắng nghe và khuyến khích họ nói hết vấn đề.
Sau khi nhân viên bình tĩnh lại, hãy hỏi anh ta: Theo tôi hiểu thì bạn…, sau đó hãy thảo luận từng điểm bất đồng với nhân viên.
V/ CÁC LỖI THƯỜNG GẶP KHI ĐÁNH GIÁ
1. Lỗi thiên kiến:
Khi đánh giá, người đánh giá có xu hướng chỉ dựa vào một đặc điểm nào đó làm cơ sở đánh giá cho các điểm khác.
Lỗi thiên kiến xảy ra thường do: - Sự phù hợp về cá tính, sở thích
Ấn tượng bề ngoài - Ấn tượng về năng lực.
Sự đối nghịch giữa người đánh giá và nhân viên.
Để tránh lỗi thiên kiến, người đánh giá cần
Quan tâm đến những điểm khác nhau giữa các tiêu chi đánh giá.
Xem xét tất cả các khía cạnh liên quan đến hiệu quả làm việc.
Vượt qua bản ngã.
2. Khuynh hướng bình quân chủ nghĩa
Nguyên nhân chủ yếu là
Chuẩn mực công việc không rõ ràng
Người quản lý quan niệm nếu công việc của nhân viên không có gì nổi trội, thì tất cả đều là trung bình
Đánh giá đúng năng lực của bản thân là gì?
Đánh giá năng lực bản thân là việc mỗi cá nhân tự nhận xét khách quan những ưu nhược điểm của bản thân ở mỗi khía cạnh chuyên môn, kỹ năng, và tố chất,… tương thích với yêu cầu mà doanh nghiệp, trường học hay bất cứ môi trường tập thể nào đặt ra.
Tại sao cần đánh giá bản thân?
Một số lợi ích chung của việc tự đánh giá bản thân bao gồm: – Giúp bạn chắc chắn và tự tin về khả năng của chính mình, giúp loại bỏ hoặc làm giảm sự sợ hãi và không chắc chắn liên quan đến công việc. – Giúp bạn nhận ra và nhanh chóng cải thiện khả năng của mình. Nói cách khác, nó sẽ giúp phát huy khả năng của bạn.
Giá trị của công việc là gì?
Giá trị công việc là những giá trị căn cứ trên những phần thưởng mà bạn có thể nhận được do thực hiện tốt công việc.
Mục đích đánh giá công việc để làm gì?
Mục đích của đánh giá công việc:Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên trong quá khứ và nâng cao hiệu quả làm việc trong tương lai. Đánh giá xem các cá nhân có xứng đáng được thưởng hoặc tăng lương hay không [khen thưởng]. Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển của nhân viên.