Cách xử lý hóa đơn hủy bị mất

Với nội dung yêu cầu tư vấn của bạn, Luật Việt An xin tư vấn như sau:

Căn cứ Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định Xử lý đối với hóa đơn đã lập

1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh [tăng, giám] số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm [-].

Trường hợp của bạn đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì bạn phải lập biên bản điều chỉnh và lập hóa đơn điều chỉnh.

Tuy nhiên, bạn làm mất hóa đơn đã thu hồi thì phải lập báo cáo và thông báo với cơ quan thuế trực tiếp quản lý theo Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC như sau:

Điều 24. Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn

1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp [mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này] chậm nhất không quá năm [05] ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng [ngày thứ 05] trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Như vậy , trường hợp của bạn phải thực hiện khai báo việc mất hóa đơn cho cơ quan thuế trong vòng 5 ngày kể từ ngày mất theo mẫu BC21/AC hoặc nộp qua phần mềm kê khai. Nếu sau 5 ngày không lập báo cáo thì sẽ bị xử phạt theo khoản 2, khoản 3 Điều 13 Thông tư 10/2014/TT-BTC từ 2.000.000-8.000.000 đồng. tùy thuộc vào ngày chậm khai báo.

Về xử lý trường hợp làm mất liên hóa đơn đã lập thì người bán sẽ bị xử phạt cảnh cáo Theo điểm a khoản 4 Điều 1 Thông tư 176/2016/TT-BTC

“g] Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hoá đơn đã lập [liên giao cho khách hàng] nhưng khách hàng chưa nhận được hoá đơn khi hoá đơn chưa đến thời gian lưu trữ hoặc hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập [liên giao cho khách hàng], người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn, trừ liên giao cho khách hàng, trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.

Trường hợp người bán tìm lại được hoá đơn đã mất [liên giao cho khách hàng] khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền.

Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ [người bán đã lập hoá đơn khác thay thế cho các hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ] thì người bán bị phạt cảnh cáo.

Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hoá đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn.

Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập [liên giao cho khách hàng] có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người bán thuê thì xử phạt người bán theo quy định tại điểm này.”

Trên đây là nội dung tư vấn của Luật Việt An, nếu khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì xin vui lòng liên hệ Luật Việt An để được tư vấn cụ thể.

Trân trọng!

Cách xử lý khi mất hóa đơn GTGT [đỏ, VAT] chi tiết: Xử lý khi mất hóa đơn GTGT đầu vào [liên 2], xử lý mất hóa đơn đầu ra, cách làm báo cáo mất hóa đơn - Mức phạt mất hóa đơn ... theo quy định tại điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC:

1. Cách xử lý khi mất hóa đơn GTGT đầu ra:

 
- Khi phát hiện việc mất, cháy, hỏng hóa đơn đầu ra [dù chưa lập hay đã lập]:
 
Cách xử lý:

- Lập báo cáo mất hóa đơn gửi lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp [trong vòng 5 ngày kể từ ngày xảy ra mất, cháy, hỏng]
   + Mẫu báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn Mẫu số BC21/AC [Ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC].

- Nếu nộp trực tiếp: Các bạn tải mẫu trên về, làm rồi nộp trực tiếp cho chi cục thuế [Chú ý: Phải liên hệ xem Chi cục thuế quản lý có nhận trực tiếp không -> Còn hiện tại hầu như sẽ nhận qua mạng nhé]

- Nếu nộp qua mạng: Các bạn đăng nhập vào phần mềm HTKK --> Hóa đơn -> Báo cáo mất, cháy, hỏng, hóa đơn [BC21/AC] -> Làm, sau đó nộp qua mạng.

 

Cách làm báo cáo mất hóa đơn trên phần mềm HTKK:

Cột số 1: Số thứ tự.

Cột số 2: Mẫu hóa đơn
- Các bạn bấm vào mũi tên để lựa chọn loại Mẫu hóa đơn muốn báo cáo mất.
VD: Bạn báo mất hóa đơn GTGT -> Chọn "01/GTKT"

Cột số 3: Tên loại hóa đơn
- Phần mềm sẽ tự động cập nhật

Cột số 4: Mẫu số
- Phần mềm sẽ tự động cập nhật -> Nhưng các bạn sẽ phải ghi thêm
VD: DN bạn báo cáo mất hóa đơn GTGT -> Cột 4 mẫu số sẽ tự cập nhật "01GTKT" -> Nhưng các bạn sẽ phải ghi thêm thành "01GTKT3/001" -> Mẫu này các bạn phải xem trên hóa đơn nhé.

VD: Bên bán báo cáo mất liên 2 -> Xem lại Mẫu số này trên liên 1 quyển hóa đơn
- Bên mua báo cáo mất hóa đơn đầu vào -> Sau khi bên bán sao y liên 1 -> Các bạn xem mẫu số trên liên 1 đó né.

Cột 5: Ký hiệu hóa đơn
- Các bạn xem ký hiệu trên hóa đơn như nào thì ghi vào nhé [Cách xác định giống như trên Cột 4 nhé]

Cột 6  và 7: Từ số đến số
VD:
- Mất 1 số hóa đơn là 0012các bạn ghi: Cột 6: 0012- Cột số 7: 0012
- Nếu mất nhiều là liên tiếp thì các bạn ghi rõ từ số đến số.
- Nếu mất nhiều nhưng không liên tiếp: Thì các bạn phải thêm dòng [Bấm phím F5] sau đó làm tương như trường hợp 1 bên trên.

Cột số 8: Số lượng
- Phần mềm sẽ tự động cập nhật

Cột số 9: Liên hóa đơn
- Các bạn mất liên nào thì ghi vào đó
VD: Mất liên 1 ghi là 1, Mất liên 2 ghi là 2
- Mất liên 2;3 ghi là: 2;3

Cột số 10: Ghi chú
- Chú ý: Các bạn phải chọn đúng trường hợp này nhé [Vì các trường hợp khác nhau, mức phạt sẽ khác nhau] -> Chi tiết các mức phạt các bạn xem phần bên dưới nhé.

Cột lý do: Lý do mất là như nào, các bạn ghi vào đây nhé.

-> Sau khi làm xong các bạn kết xuất XML rồi nộp qua mạng [như nộp Tờ khai thuế GTGT nhé]

---------------------------------------------------------------

Mức phạt khi mất hoá đơn GTGT đầu ra:

Từ ngày 15/12/2016 Theo Thông tư 176/2016/TT-BTC: Mức phạt làm mất hóa đơn GTGT đầu ra sẽ từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000. Cụ thể như sau:

- Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã phát hành nhưng chưa lập hoặc hoá đơn đã lập [liên giao cho khách hàng] nhưng khách hàng chưa nhận được hoá đơn khi hoá đơn chưa đến thời gian lưu trữ hoặc hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.

       Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập [liên giao cho khách hàng], người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
       Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn, 

trừ liên giao cho khách hàng [tức là mất liên 1, liên 3 ....], trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán. [Phạt từ 5 - 10tr]
       Trường hợp người bán tìm lại được hoá đơn đã mất [liên giao cho khách hàng] khi cơ quan thuế chưa ban hành quyết định xử phạt thì người bán không bị phạt tiền.
       Trường hợp người bán làm mất, cháy, hỏng các liên hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ [người bán đã lập hoá đơn khác thay thế cho các hoá đơn đã lập sai và đã xoá bỏ] thì người bán bị phạt cảnh cáo.
       Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hoá đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn.
       Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập [liên giao cho khách hàng] có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người bán thuê thì xử phạt người bán theo quy định tại điểm này.

Chú ý: Đây là mức phạt theo 1 lần làm báo cáo mất hóa đơn [1 lần làm báo cáo có thể mất nhiều hóa đơn]. Nhưng nếu cơ quan thuế phát hiện ra việc bạn gộp nhiều lần lại để làm 1 lần báo cáo thì sẽ bị phạt theo từng lần làm mất.

- Nếu bị mất hóa đơn [Liên 2: giao khách hàng] mà bị cướp giật và có xác nhận của Công an thì sẽ không bị xử phạt. Chi tiết xem tại đây nhé: Mất hóa đơn bị cướp giật không xử phạt

------------------------------------------------------------------------------
 

2. Cách xử lý khi mất hóa đơn GTGT đầu vào [liên 2]:

- Dù là người bán hay người mua làm mất, cháy, hỏng liên 2 thì:

Cách xử lý:

Bước 1: Hai bên lập biên bản ghi nhận sự việc:
 
      - Trong biên bản phải ghi rõ liên 1 của người bán khai, nộp thuế trong tháng nào,
      - Ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật [hoặc người được ủy quyền],
      - Đóng dấu trên biên bản. 
      - Mức phạt sẽ từ 4 - 8 triệu

 
Bước 2: Người bán sao chụp liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.

  - Người mua

được sử dụng hóa đơn bản sao có ký xác nhận, đóng dấu [nếu có] của người bán kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế.

Bước 3: Lập báo cáo Mất cháy hỏng hóa đơn nộp cho cơ quan thuế
    [- Bên nào làm mất thì bên đó làm Báo cáo này nhé -> Các bạn có thể làm trên phần mềm HTKK -> Vào phần hóa đơn -> Chọn: "Báo cáo mất, cháy, hỏng, hóa đơn [BC21/AC] -> Quy trình các bạn làm như trên phần 1 nhé.

------------------------------------------------------------------------------

Mức phạt mất hoá đơn GTGT đầu vào liên 2:

Từ ngày 15/12/2016 Theo Thông tư 176/2016/TT-BTC: Mức phạt làm mất hóa đơn GTGT đầu vào sẽ từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000. Cụ thể như sau:

- Làm mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập [liên giao cho khách hàng] để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách; trừ trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc do sự kiện bất ngờ, sự kiện bất khả kháng khác thì không bị xử phạt tiền.

       Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập [liên giao cho khách hàng], người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
       Trường hợp người mua tìm lại được hoá đơn đã mất và báo cáo lại với cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt thì người mua không bị phạt tiền.
       Trường hợp trong cùng một thời điểm, tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hoá đơn cho cơ quan thuế nhưng cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hoá đơn để báo cáo cơ quan thuế thì xử phạt theo từng lần mất hoá đơn.
       Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập [liên giao cho khách hàng] có liên quan đến bên thứ ba, bên thứ ba do người mua thuê thì xử phạt người mua theo quy định tại khoản này.
       Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn đã lập [liên giao cho khách hàng] trong thời gian lưu trữ thì xử phạt theo pháp luật về kế toán.”

3. Trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn liên 2 đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba:
 
Ví dụ: Bên thứ ba là bên vận chuyển hàng hoặc bên chuyển hoá đơn, thì căn cứ vào việc bên thứ ba do bên nào thuê để xác định trách nhiệm và xử phạt.

VD cụ thể: Người bán thuê bên thứ 3 vận chuyển hàng kèm theo hóa đơn, nhưng bên thứ 3 làm mất. Thì người bán phải chịu trách nhiệm và bị xử phạt.

 -----------------------------------------------------------------

Chúc các bạn thành công! Các bạn muốn học cách kê khai thuế, lập báo cáo quyết toán thuế có thể tham gia: Khóa  học thực hành kế toán thuế thực tế

__________________________________________________