Cách viết email bằng tiếng Anh cho bạn

Cách viết email tiếng Anh

1. Phần Greeting – Chào hỏi

Nếu bạn đã biết tên người nhận: Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ).

Show
  • Dear Mrs. Hoang, Dear Mr. Brown, Dear Ms. Nguyen

Nếu mối quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name:

  • Hi Kelly, Dear Kelly….

Trong trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi bạn chưa biết thông tin người nhận:

  • “To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”


2. Opening comment – Hỏi thăm

Hỏi sức khỏe (thân mật):

  • How are you? How are you doing? How are things? How have you been? (Anh khỏe không, anh dạo này thế nào?)

Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng lời cảm ơn:

  • Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)
  • Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
  • Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

Cách viết email bằng tiếng Anh cho bạn

4.7 (94.98%) 550 votes

Trước khi có thể viết được những bức thư thật hay thì chúng ta nên học về dàn ý, các từ vựng và tham khảo các bài mẫu. Các bạn có thể tham khảo 5 bài mẫu viết thư cho bạn bằng tiếng Anh từ Step Up ngay trong bài này. Cùng bắt đầu học nào!

1. Bố cục chung khi viết email bằng tiếng Anh

Bước tiếp theo bạn cần làm để viết được một email thật chuyên nghiệp bằng tiếp Anh chính là nắm vững bố cục chuẩn. Nhìn chung, các email trang trọng dù viết bằng ngôn ngữ nào cũng cần có ba phần chính là mở đầu, nội dung chính và kết thúc. Để giúp bạn dễ dàng hình dung, TalkFirst sẽ chỉ ra bố cục chung này dựa trên email cụ thể bên dưới:

1.1. Phần mở đầu email tiếng Anh

Nội dungEmail ví dụ
Lời chàoDear Ms. Wilson,
⟶ Thưa/ Gửi bà Wilson,
Lời mở đầu (không bắt buộc)I hope this email finds you well.
⟶ Tôi mong là bà vẫ khỏe./ Bà vẫn khỏe chứ?

Nội dungEmail ví dụ
Mục đích viết mailWith reference to our previous meeting, I would like to send you the quotation of our fingerprint door locks.⟶ Liên quan đến buổi họp trước của chúng ta, tôi xin gửi đến bà báo giá của các mẫu khóa cửa điều khiển bằng vân tay của bên chúng tôi.
Nội dung chi tiếtThe prices of all models are stated in the detailed quotation attached below.⟶ Giá của tất cả các mẫu được đề cập trong báo giá chi tiết đính kèm bên dưới.

1.2. Nội dung chính

Nội dungEmail ví dụ
Mục đích viết mailWith reference to our previous meeting, I would like to send you the quotation of our fingerprint door locks.
⟶ Liên quan đến buổi họp trước của chúng ta, tôi xin gửi đến bà báo giá của các mẫu khóa cửa điều khiển bằng vân tay của bên chúng tôi.
Nội dung chi tiếtThe prices of all models are stated in the detailed quotation attached below.
⟶ Giá của tất cả các mẫu được đề cập trong báo giá chi tiết đính kèm bên dưới.

1.3. Kết thúc thư

Nội dungEmail ví dụ
Đề nghị giúp đỡ/ cung cấp thêm thông tin nếu người đọc có nhu cầuFor further information, please contact me via email or at 098 867 1617.
⟶ Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ với tôi qua email hoặc gọi số 098 867 1617.
Mong muốn nhận được phản hồi nhanh chóngI’m looking forward to hearing from you.
⟶ Tôi mong sớm nhận được phản hồi từ bà.
Lời cảm ơn người đọcThanks!
⟶ Cảm ơn bà!
Ký tênYours truly,
⟶ Trân Trọng,
(ký tên)

1. Cấu trúc cơ bản của một email Tiếng Anh

Trước khi tìm hiểu cách viết email bằng Tiếng Anh, người học cần nắm được cấu trúc của một bức thư bao gồm các phần nào và cần thể hiện những nội dung gì bên trong đó? Cụ thể:

  • Greeting: Lời chào đầu thư Tiếng Anh (Dear, Hello…)
  • Opening comment: Câu mở đầu email Tiếng Anh bằng việc thăm hỏi
  • Introduction: Đây là phần giới thiệu lý do bạn soạn email này hoặc lời cảm ơn.
  • Main point: Đề cập đến nội dung chính của thư, người viết có thể sử dụng một hay nhiều đoạn văn.
  • Concluding sentence: Phần kết thúc email Tiếng Anh bạn cần nêu sự mong đợi phản hồi sớm từ người nhận hoặc mong muốn có một buổi hẹn gặp mặt trong tương lai…
  • Signing of: Lời chào kết email Tiếng Anh

>>>> TÌM HIỂU THÊM: Lộ trình học Tiếng Anh cho người đi làm hiệu quả

Cấu trúc của một email thông thường

1. Phần chào hỏi [Greeting]

Phần Greeting là phần mở đầu của một email bất kì. Với từng đối tượng khác nhau sẽ có những cấu trúc chào hỏi tương đương.

1.1. Mối quan hệ lịch sự, trang trọng

→ Sử dụng cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ). Trong đó:

  • Dear Mr / Mrs + tên người nhận [Nếu biết tên người nhận]
  • Dear Sir / Madam [Nếu không biết tên người nhận]

1.2. Mối quan hệ thân mật

→ Sử dụng cấu trúc: Hi + tên

E.g. Hi Tom

1.3. Nội dung chủ yếu làm quen, xin gặp mặt

Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng cả 2 mẫu câu như sau:

  • To whom it may concern
  • Dear Sir / Madam

2. Phần mở đầu [Opening comment]

Trong phần Opening comment này, chủ yếu là những câu hỏi kiểu hỏi thăm tình hình sức khỏe, tình hình hiện tại của người nhận thư. Nội dung phần này sẽ trả lời cho 2 câu hỏi:

  • How are you?
  • How are things?

2.1. Dạng thư hồi đáp

Nếu là một bức thư hồi đáp thì bạn có thể chọn mở đầu bức thư bằng cách sử dụng từ “thanks”. Sau đó sẽ tiếp tục vào vấn đề.

2.2. Bày tỏ sự quan tâm của người đọc về công ty chúng ta

Trường hợp này chúng ta có thể dùng mẫu câu sau:

E.g. Thank you for contacting XYZ Company

(Cảm ơn bạn đã liên lạc với công ty XYZ)

2.3. Đối với đối tượng trả lời email của bạn trước đó

Có thể sử dụng 2 mẫu câu sau:

  • Thank you for your prompt reply
  • Thank for getting back to me

→ Cảm ơn bạn vì đã hồi đáp

Sử dụng những mẫu câu như 3 phần trên sẽ giúp cho người đọc cảm thấy thoải mái và được tôn trọng bởi thái độ lịch sự được truyền tải.

2.4. Email không phải dạng hồi đáp

Nếu email của bạn không phải dạng hồi đáp email nào đó, cách lịch sự để mở đầu chính là bằng một lời chúc.

  • I hope you are doing well. (Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe)
  • I hope you have a nice weekend. (Tôi hy vọng bạn có kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ)

3. Giới thiệu [Introduction]

Ở phần giới thiệu tổng quát này, bạn cần trình bày rõ lý do viết email. Có nhiều cách để trình bày một lý do, tuy nhiên hãy chọn những văn phong phù hợp với từng đối tượng nhận được email của bạn và ghi nhớ một vài điểm như sau:

3.1. Không viết tắt I’m

Trong văn phong trang trọng không nên sử dụng từ viết tắt I’m. Bạn nên viết rõ ràng ra là I am để bày tỏ thái độ lịch sự.

→ Cấu trúc: I am writing to + verb…

E.g. I am writing to ask for the information about the English courses.

3.2. Dùng câu hỏi trực tiếp, gián tiếp cho mối quan hệ thân thiết

Chỉ nên dùng câu gián tiếp trực tiếp trong trường hợp người nhận mail có mối quan hệ thân thiết. Chẳng hạn:

E.g. I am writing to clarify some points of the contract.

3.3. Một số cách viết thay thế

Một số cấu trúc thường dùng khác như:

  • I am writing to + complain
  • I am writing to + explain
  • I am writing to + confirm
  • I am writing to + apologize

Ngoài ra, để đa dạng được cách viết thư bạn đọc có thể sử dụng một số phép thay thế như sau:

  • Dùng I would like to… thay thế cho I am writing to
  • Có thể dùng I just want to cho trường hợp không trang trọng

Ở phần Introduction này, sự ngắn gọn là điều cần thiết. Phần chứa không quá nhiều nội dung ý nghĩa cần được tinh gọn. Ngoài ra, hãy chú trọng vào cấu trúc ngữ pháp, các vấn đề chính được diễn tả sẽ đánh giá nội dung của toàn bức thư.

4. Nội dung chính [Main point]

4.1. Nội dung chính mang tính bi quan

Trong trường hợp bạn đề nghị các vấn đề tế nhị như từ chối đề nghị, thông báo thôi việc hay sự cố nào đó. Có thể dùng các mẫu câu sau đâu:

  • We regret to inform you …
  • It is with great sadness that we …
  • After careful consideration we have decided …
  • I am writing in reply to your letter of 4 September regarding your outstanding invoice …

4.2. Nội dung mang tính nhắc lại để trao đổi

Khi bạn viết email nhằm mục đích nhắc lại hoặc trao đổi các vấn đề trước đó, hãy dùng một số mẫu câu như sau:

  • As you started in your letter, …
  • Regarding … / Concerning … / With regards to …
  • As you told me, ….
  • As you mentioned in the previous one …
  • As I know what you wrote me…

4.3. Nội dung mới hoàn toàn

Không giống như 2 trường hợp trên, bạn có thể dùng những mẫu câu lịch sự để hỏi về một vấn đề nào đó. Việc hỏi cần phải lịch sự và mang tính mở rộng câu chuyện.

  • I would be grateful if
  • I wonder if you could
  • Could you please …? Could you tell me something about …?
  • I would particularly like to know …
  • I would be interested in having more details about …
  • Could you please help me …(inform the student of final exam…), please?
  • I would like to ask your help …

5. Kết thúc email [Concluding sentence]

Để kết thúc email, bạn có thể sử dụng một vài kiểu câu như sau:

1.Let me know if you need anymore information.

→ Hãy cho tôi biết nếu anh cần them thông tin

2. Please get back to me as soon as possible.

→ Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.

3. I look forward to hearing from you soon.

→ Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.

4. Feel free to contact me if you need further information.

→ Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé

5. I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible.

→ Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.

6. If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me.

→ Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.

7. I look forward to…

→ Tôi rất trông đợi…

8. Please respond at your earliest convenience.

→ Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể

Trong trường hợp bạn bắt đầu bằng các kiểu câu như:

  • Dear Mr
  • Dear Mrs
  • Dear Miss
  • Dear Ms

thì bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau:

  • Yours sincerely
  • Yours faithfully

Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng cụm từ “Please do not hesitate to contact me…”

→ Để thay thế cho “Feel free to contact me…”

6. Ký tên [Signing off]

Thay vì một lá thư bình thường ở Việt Nam, chúng ta thường sử dụng chữ ký. Thì trong email, bạn có thể dùng TÊN kèm theo các dòng chữ:

6.1. Nếu thư trang trọng

  • Best regards
  • Warm regards

6.2. Nếu thư không trang trọng

  • Best
  • Best wishes
  • Regards
  • Take care
  • Bye

1. Cách viết thư bằng tiếng Anh cho người bạn

1.1. Heading

Heading hay còn gọi là tiêu đề. Phần này sẽ là tên của bức thư mà bạn muốn gửi. Viết về chủ đề nào thì tên tiêu đề theo chủ đề đó.

1.2. Inside address

- Thông tin người viết: Địa chỉ, điện thoại, fax hay địa chỉ hòm thư (e-mail) được đặt đầu thư, ở chính giữa hoặc bên phải bức thư.Tránh dùng tên riêng của bạn trừ khi đây là thư từ cá nhân vì khi viết thư giao dịch, người viết thường dùng tên công ty.

- Ngày tháng: Trong tiếng Anh bạn nên chú ý khi viết ngày tháng. Người Anh sẽ viết ngày trước tháng sau (04/ 02/ 2000) còn người Mỹ lại viết tháng trước ngày sau (02/ 04/ 2000). Để tránh hiểu nhầm bạn nên viết đầy đủ thứ ngày tháng năm như: 4 February 2000 hoặc February 2nd, 2000). Cách viết này không chỉ tránh nhầm lẫn mà còn lịch sự hơn cách chỉ dùng số.

- Tên và địa chỉ người nhận: Cách trình bày tên, chức danh, tên công ty, và địa chỉ giao dịch của đối tác (người nhận) giống như cách bạn trình bầy tên công ty của bạn và các thông tin liên quan ở đầu thư. Chỉ có một điểm khác là những thông tin về người nhận được đặt ở bên trái thư hay vì bên phải hay chính giữa.

- Cách xưng hô đầu thư: Ví dụ: Dear Mr. Smith Dear Mrs. Smith Dear Miss Smith Dear Ms. Smith Dear Sir Dear Madam Dear Sirs Dear Gentlemen

1.3. Body

- Phần thân của bức thư được trình bày thành khối với những đoạn văn mạch lạc , rõ ràng trình bày thông tin mà bạn muốn chuyển tới người đọc. Đầu dòng sẽ bắt đầu từ lề trái, không thụt vào như cách viết thư trước đây.

- Đây là phần nội dung chính, nói chi tiết theo chủ đề mà bạn viết.

1.4. Complimentary close

- Phần cuối thư nếu giao dịch với những người bạn không quen, người Anh thường dùng những cụm như: Yours sincerely, Yours faithfully, Yours truly.

- Kèm thêm chữ ký và họ tên đầy đủ của người viết.

- Trong trường hợp có tài liệu gửi kèm theo thư, bạn có thể viết cuối thư ghi chú về số lượng tài liệu gửi kèm. Ví dụ: Enc: 2..

Cách viết email tiếng Anh

1. Phần Greeting – Chào hỏi

Nếu bạn đã biết tên người nhận: Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ).

Dear Mrs. Hoang, Dear Mr. Brown, Dear Ms. Nguyen

Nếu mối quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name:

Hi Kelly, Dear Kelly….

Trong trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi bạn chưa biết thông tin người nhận:

“To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”
Để test trình độ và cải thiện kỹ năng Tiếng Anh bài bản để đáp ứng nhu cầu công việc như viết Email, thuyết trình,…Bạn có thể tham khảo khóa học Tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm tại TOPICA Native để được trao đổi trực tiếp cùng giảng viên bản xứ.

2. Opening comment – Hỏi thăm

Hỏi sức khỏe (thân mật):

How are you? How are you doing? How are things? How have you been? (Anh khỏe không, anh dạo này thế nào?)

Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng lời cảm ơn:

Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)

Cách viết email bằng tiếng Anh cho bạn

Cách viết mail bằng tiếng Anh – Học viết Email tiếng Anh


3. Introduction – Lý do viết thư

Bạn có thể sử dụng cấu trúc I am writing to + ….

I’m writing with reference to (Tôi viết thư để tham khảo về….)I’m writing to ask for the information about ….(Tôi viết email này để yêu cầu bạn cung cấp thông tin về …)We’re writing to inform you that / to confirm / to request / to enquire about/ to complain/explain/apologize.I received your address from …..and would like to … (Tôi đã nhận được địa chỉ của bạn từ… và muốn được…)
Để test trình độ và cải thiện kỹ năng Tiếng Anh bài bản để đáp ứng nhu cầu công việc như viết Email, thuyết trình,…Bạn có thể tham khảo khóa học Tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm tại TOPICA Native để được trao đổi trực tiếp cùng giảng viên bản xứ.

4. Main point – Nội dung chính

Phần này đề cập tới nội dung chính bạn muốn gửi tới người nhận, tiếp theo phần lý do viết thư. Phần nội dung chính có thể chia theo một số dạng sau, bạn nên nhớ các cụm từ cần thiết để khi viết thư cho tiết kiệm thời gian nhé.

Dạng 1: Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đóAs you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …) Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)

Download Now: Full Bộ tài liệu Tiếng Anh chuyên ngành

Dạng 2: Yêu cầuI would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )I would be interested in having more details about … (Tôi mong muốn biết thêm chi tiết về việc…)I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của anh về…)Dạng 3: Thông báo tin tốtWe are pleased to announce that …(Chúng tôi vui mừng được thông báo với bạn rằng..)You will be pleased to know that …(Bạn sẽ hài lòng khi biết rằng….)Dạng 4: Thông báo tin xấuIt is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)After careful consideration we have decided that… (Sau khi đã xem xét kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định rằng…)Đề cập đến tài liệu đính kèm:

– Please find attached… (Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email)

– Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này)

– Can you please sign and return the attached contract by next Monday? ( Bạn có thể ký và gửi lại hợp đồng đính kèm dưới đây trước thứ 2 tuần sau được không?)


Cách viết email bằng tiếng Anh cho bạn

Soạn một email chỉn chu, thanh lịch sẽ tạo ấn tượng rất tốt


5. Concluding sentence – Kết thúc thư

Bạn có thể kết thúc thư bằng việc sử dụng một trong các cụm từ sau tùy tình huống:

Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin)If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu bạn cần thêm thông tin gì, hãy liên hệ với tôi.)I am looking forward to hearing from you. (Tôi rất mong chờ nhận được phản hồi từ bạn)I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi rất cảm kích nếu bạn có giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)
Để test trình độ và cải thiện kỹ năng nghe Tiếng Anh bài bản để đáp ứng nhu cầu công việc như viết Email, thuyết trình,…Bạn có thể tham khảo khóa học Tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm tại TOPICA Native để được trao đổi trực tiếp cùng giảng viên bản xứ.

Xem thêm: Phát Sinh Trong Kỳ Tiếng Anh Là Gì, Chi Phí Cụm Từ Có Liên Quan


6. Signing off – Ký tên

Trường hợp thân mật

Best,Best wishes,Regards,Take care,Bye,

Trường hợp trang trọng (đã đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Mr, Mrs,Ms…)

Best regards,Warm regards,Yours sincerely,

Trường hợp trang trọng (chưa đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Sir/Madam)

Yours faithfully,