Cách viết email bằng tiếng Anh cho bạn
Cách viết email tiếng Anh1. Phần Greeting – Chào hỏiNếu bạn đã biết tên người nhận: Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ). Show
Nếu mối quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name:
Trong trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi bạn chưa biết thông tin người nhận:
2. Opening comment – Hỏi thămHỏi sức khỏe (thân mật):
Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng lời cảm ơn:
4.7 (94.98%) 550 votes Trước khi có thể viết được những bức thư thật hay thì chúng ta nên học về dàn ý, các từ vựng và tham khảo các bài mẫu. Các bạn có thể tham khảo 5 bài mẫu viết thư cho bạn bằng tiếng Anh từ Step Up ngay trong bài này. Cùng bắt đầu học nào! 1. Bố cục chung khi viết email bằng tiếng AnhBước tiếp theo bạn cần làm để viết được một email thật chuyên nghiệp bằng tiếp Anh chính là nắm vững bố cục chuẩn. Nhìn chung, các email trang trọng dù viết bằng ngôn ngữ nào cũng cần có ba phần chính là mở đầu, nội dung chính và kết thúc. Để giúp bạn dễ dàng hình dung, TalkFirst sẽ chỉ ra bố cục chung này dựa trên email cụ thể bên dưới: 1.1. Phần mở đầu email tiếng Anh
1.2. Nội dung chính
1.3. Kết thúc thư
1. Cấu trúc cơ bản của một email Tiếng AnhTrước khi tìm hiểu cách viết email bằng Tiếng Anh, người học cần nắm được cấu trúc của một bức thư bao gồm các phần nào và cần thể hiện những nội dung gì bên trong đó? Cụ thể:
>>>> TÌM HIỂU THÊM: Lộ trình học Tiếng Anh cho người đi làm hiệu quả Cấu trúc của một email thông thường1. Phần chào hỏi [Greeting]Phần Greeting là phần mở đầu của một email bất kì. Với từng đối tượng khác nhau sẽ có những cấu trúc chào hỏi tương đương. 1.1. Mối quan hệ lịch sự, trang trọng→ Sử dụng cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ). Trong đó:
1.2. Mối quan hệ thân mật→ Sử dụng cấu trúc: Hi + tên
E.g. Hi Tom 1.3. Nội dung chủ yếu làm quen, xin gặp mặtTrong trường hợp này, bạn có thể sử dụng cả 2 mẫu câu như sau:
2. Phần mở đầu [Opening comment]Trong phần Opening comment này, chủ yếu là những câu hỏi kiểu hỏi thăm tình hình sức khỏe, tình hình hiện tại của người nhận thư. Nội dung phần này sẽ trả lời cho 2 câu hỏi:
2.1. Dạng thư hồi đápNếu là một bức thư hồi đáp thì bạn có thể chọn mở đầu bức thư bằng cách sử dụng từ “thanks”. Sau đó sẽ tiếp tục vào vấn đề. 2.2. Bày tỏ sự quan tâm của người đọc về công ty chúng taTrường hợp này chúng ta có thể dùng mẫu câu sau: E.g. Thank you for contacting XYZ Company (Cảm ơn bạn đã liên lạc với công ty XYZ) 2.3. Đối với đối tượng trả lời email của bạn trước đóCó thể sử dụng 2 mẫu câu sau:
→ Cảm ơn bạn vì đã hồi đáp Sử dụng những mẫu câu như 3 phần trên sẽ giúp cho người đọc cảm thấy thoải mái và được tôn trọng bởi thái độ lịch sự được truyền tải. 2.4. Email không phải dạng hồi đápNếu email của bạn không phải dạng hồi đáp email nào đó, cách lịch sự để mở đầu chính là bằng một lời chúc.
3. Giới thiệu [Introduction]Ở phần giới thiệu tổng quát này, bạn cần trình bày rõ lý do viết email. Có nhiều cách để trình bày một lý do, tuy nhiên hãy chọn những văn phong phù hợp với từng đối tượng nhận được email của bạn và ghi nhớ một vài điểm như sau: 3.1. Không viết tắt I’mTrong văn phong trang trọng không nên sử dụng từ viết tắt I’m. Bạn nên viết rõ ràng ra là I am để bày tỏ thái độ lịch sự. → Cấu trúc: I am writing to + verb… E.g. I am writing to ask for the information about the English courses. 3.2. Dùng câu hỏi trực tiếp, gián tiếp cho mối quan hệ thân thiếtChỉ nên dùng câu gián tiếp trực tiếp trong trường hợp người nhận mail có mối quan hệ thân thiết. Chẳng hạn: E.g. I am writing to clarify some points of the contract. 3.3. Một số cách viết thay thếMột số cấu trúc thường dùng khác như:
Ngoài ra, để đa dạng được cách viết thư bạn đọc có thể sử dụng một số phép thay thế như sau:
Ở phần Introduction này, sự ngắn gọn là điều cần thiết. Phần chứa không quá nhiều nội dung ý nghĩa cần được tinh gọn. Ngoài ra, hãy chú trọng vào cấu trúc ngữ pháp, các vấn đề chính được diễn tả sẽ đánh giá nội dung của toàn bức thư. 4. Nội dung chính [Main point]4.1. Nội dung chính mang tính bi quanTrong trường hợp bạn đề nghị các vấn đề tế nhị như từ chối đề nghị, thông báo thôi việc hay sự cố nào đó. Có thể dùng các mẫu câu sau đâu:
4.2. Nội dung mang tính nhắc lại để trao đổiKhi bạn viết email nhằm mục đích nhắc lại hoặc trao đổi các vấn đề trước đó, hãy dùng một số mẫu câu như sau:
4.3. Nội dung mới hoàn toànKhông giống như 2 trường hợp trên, bạn có thể dùng những mẫu câu lịch sự để hỏi về một vấn đề nào đó. Việc hỏi cần phải lịch sự và mang tính mở rộng câu chuyện.
5. Kết thúc email [Concluding sentence]Để kết thúc email, bạn có thể sử dụng một vài kiểu câu như sau: 1.Let me know if you need anymore information. → Hãy cho tôi biết nếu anh cần them thông tin 2. Please get back to me as soon as possible. → Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé. 3. I look forward to hearing from you soon. → Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn. 4. Feel free to contact me if you need further information. → Đừng ngại liên hệ với tôi nếu anh cần thêm thông tin nhé 5. I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. → Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt. 6. If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. → Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi. 7. I look forward to… → Tôi rất trông đợi… 8. Please respond at your earliest convenience. → Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể Trong trường hợp bạn bắt đầu bằng các kiểu câu như:
thì bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau:
Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng cụm từ “Please do not hesitate to contact me…” → Để thay thế cho “Feel free to contact me…” 6. Ký tên [Signing off]Thay vì một lá thư bình thường ở Việt Nam, chúng ta thường sử dụng chữ ký. Thì trong email, bạn có thể dùng TÊN kèm theo các dòng chữ: 6.1. Nếu thư trang trọng
6.2. Nếu thư không trang trọng
1. Cách viết thư bằng tiếng Anh cho người bạn1.1. HeadingHeading hay còn gọi là tiêu đề. Phần này sẽ là tên của bức thư mà bạn muốn gửi. Viết về chủ đề nào thì tên tiêu đề theo chủ đề đó. 1.2. Inside address- Thông tin người viết: Địa chỉ, điện thoại, fax hay địa chỉ hòm thư (e-mail) được đặt đầu thư, ở chính giữa hoặc bên phải bức thư.Tránh dùng tên riêng của bạn trừ khi đây là thư từ cá nhân vì khi viết thư giao dịch, người viết thường dùng tên công ty. - Ngày tháng: Trong tiếng Anh bạn nên chú ý khi viết ngày tháng. Người Anh sẽ viết ngày trước tháng sau (04/ 02/ 2000) còn người Mỹ lại viết tháng trước ngày sau (02/ 04/ 2000). Để tránh hiểu nhầm bạn nên viết đầy đủ thứ ngày tháng năm như: 4 February 2000 hoặc February 2nd, 2000). Cách viết này không chỉ tránh nhầm lẫn mà còn lịch sự hơn cách chỉ dùng số. - Tên và địa chỉ người nhận: Cách trình bày tên, chức danh, tên công ty, và địa chỉ giao dịch của đối tác (người nhận) giống như cách bạn trình bầy tên công ty của bạn và các thông tin liên quan ở đầu thư. Chỉ có một điểm khác là những thông tin về người nhận được đặt ở bên trái thư hay vì bên phải hay chính giữa. - Cách xưng hô đầu thư: Ví dụ: Dear Mr. Smith Dear Mrs. Smith Dear Miss Smith Dear Ms. Smith Dear Sir Dear Madam Dear Sirs Dear Gentlemen 1.3. Body- Phần thân của bức thư được trình bày thành khối với những đoạn văn mạch lạc , rõ ràng trình bày thông tin mà bạn muốn chuyển tới người đọc. Đầu dòng sẽ bắt đầu từ lề trái, không thụt vào như cách viết thư trước đây. - Đây là phần nội dung chính, nói chi tiết theo chủ đề mà bạn viết. 1.4. Complimentary close- Phần cuối thư nếu giao dịch với những người bạn không quen, người Anh thường dùng những cụm như: Yours sincerely, Yours faithfully, Yours truly. - Kèm thêm chữ ký và họ tên đầy đủ của người viết. - Trong trường hợp có tài liệu gửi kèm theo thư, bạn có thể viết cuối thư ghi chú về số lượng tài liệu gửi kèm. Ví dụ: Enc: 2.. Cách viết email tiếng Anh1. Phần Greeting – Chào hỏiNếu bạn đã biết tên người nhận: Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ). Dear Mrs. Hoang, Dear Mr. Brown, Dear Ms. NguyenNếu mối quan hệ gần gũi, bạn dùng tên first name: Hi Kelly, Dear Kelly….Trong trường hợp trang trọng hơn, hoặc khi bạn chưa biết thông tin người nhận: “To whom it may concern” hoặc “Dear Sir/Madam”Để test trình độ và cải thiện kỹ năng Tiếng Anh bài bản để đáp ứng nhu cầu công việc như viết Email, thuyết trình,…Bạn có thể tham khảo khóa học Tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm tại TOPICA Native để được trao đổi trực tiếp cùng giảng viên bản xứ. 2. Opening comment – Hỏi thămHỏi sức khỏe (thân mật): How are you? How are you doing? How are things? How have you been? (Anh khỏe không, anh dạo này thế nào?)Một bức thư hồi đáp, nên bắt đầu bằng lời cảm ơn: Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)Thank you for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)Cách viết mail bằng tiếng Anh – Học viết Email tiếng Anh 3. Introduction – Lý do viết thưBạn có thể sử dụng cấu trúc I am writing to + …. I’m writing with reference to (Tôi viết thư để tham khảo về….)I’m writing to ask for the information about ….(Tôi viết email này để yêu cầu bạn cung cấp thông tin về …)We’re writing to inform you that / to confirm / to request / to enquire about/ to complain/explain/apologize.I received your address from …..and would like to … (Tôi đã nhận được địa chỉ của bạn từ… và muốn được…)Để test trình độ và cải thiện kỹ năng Tiếng Anh bài bản để đáp ứng nhu cầu công việc như viết Email, thuyết trình,…Bạn có thể tham khảo khóa học Tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm tại TOPICA Native để được trao đổi trực tiếp cùng giảng viên bản xứ. 4. Main point – Nội dung chínhPhần này đề cập tới nội dung chính bạn muốn gửi tới người nhận, tiếp theo phần lý do viết thư. Phần nội dung chính có thể chia theo một số dạng sau, bạn nên nhớ các cụm từ cần thiết để khi viết thư cho tiết kiệm thời gian nhé. Dạng 1: Đề cập đến các vấn đề đã trao đổi trước đóAs you started in your letter, … (Như khi bạn bắt đầu trong thư, …) Regarding … / Concerning … / With regards to … (Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với…)As you told me,… (Như bạn đã nói với tôi…)As you mentioned in the previous one,… (Như bạn đã đề cập trước đó…)As I know what you wrote me,… (Như những gì bạn đã viết cho tôi…)Download Now: Full Bộ tài liệu Tiếng Anh chuyên ngành Dạng 2: Yêu cầuI would be grateful if … (Tôi sẽ biết ơn nếu…)I wonder if you could … (Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… )I would be interested in having more details about … (Tôi mong muốn biết thêm chi tiết về việc…)I would particularly like to know … (Tôi đăc biệt muốn biết…)I would be interested in having more details about … (Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc…)I would like to ask your help … (Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của anh về…)Dạng 3: Thông báo tin tốtWe are pleased to announce that …(Chúng tôi vui mừng được thông báo với bạn rằng..)You will be pleased to know that …(Bạn sẽ hài lòng khi biết rằng….)Dạng 4: Thông báo tin xấuIt is with great sadness that we… (Vô cùng thương tiếc báo tin…)We regret to inform you… (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…)After careful consideration we have decided that… (Sau khi đã xem xét kỹ lưỡng chúng tôi đã quyết định rằng…)Đề cập đến tài liệu đính kèm:– Please find attached… (Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email) – Attached you will find… (Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này) – Can you please sign and return the attached contract by next Monday? ( Bạn có thể ký và gửi lại hợp đồng đính kèm dưới đây trước thứ 2 tuần sau được không?) Soạn một email chỉn chu, thanh lịch sẽ tạo ấn tượng rất tốt 5. Concluding sentence – Kết thúc thưBạn có thể kết thúc thư bằng việc sử dụng một trong các cụm từ sau tùy tình huống: Let me know if you need any more information. (Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin)If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu bạn cần thêm thông tin gì, hãy liên hệ với tôi.)I am looking forward to hearing from you. (Tôi rất mong chờ nhận được phản hồi từ bạn)I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. (Tôi rất cảm kích nếu bạn có giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.)Để test trình độ và cải thiện kỹ năng nghe Tiếng Anh bài bản để đáp ứng nhu cầu công việc như viết Email, thuyết trình,…Bạn có thể tham khảo khóa học Tiếng Anh giao tiếp cho người đi làm tại TOPICA Native để được trao đổi trực tiếp cùng giảng viên bản xứ. Xem thêm: Phát Sinh Trong Kỳ Tiếng Anh Là Gì, Chi Phí Cụm Từ Có Liên Quan 6. Signing off – Ký tênTrường hợp thân mậtBest,Best wishes,Regards,Take care,Bye,Trường hợp trang trọng (đã đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Mr, Mrs,Ms…)Best regards,Warm regards,Yours sincerely,Trường hợp trang trọng (chưa đề cập tên trong phần chào hỏi – Dear Sir/Madam)Yours faithfully, |