Cách tạo quyển chứng từ trong Fast

CÔNG TY PHẦN MỀM
QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP










Hướng dẫn sử dụng
Fast Accounting 11

HÀ NỘI - ĐÀ NẪNG - TP HỒ CHÍ MINH




Thông tin tóm tắt về Công ty FAST

Tên công ty
Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp [FAST].
Tên tiếng anh
Fast Software Company.
Tên giao dịch
FAST.
Ngày thành lập
11 tháng 6 năm 1997.
Đội ngũ
Trên 350 nhân viên tại Hà Nội, TP Hồ Chí Minh và Đà Nẵng.
Lĩnh vực hoạt
động
Phát triển, tư vấn và triển khai ứng dụng HTTT quản trị hoạt động và
điều hành doanh nghiệp trên nền tảng CNTT.
Giải pháp, sản
phẩm
Giải pháp cho các doanh nghiệp vừa và lớn: Fast Business Online,
Fast Business [ERP], Fast Financial, Fast HRM
Giải pháp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ: Fast Accounting, Fast
Book, Fast Invoice
Giải pháp chuyên ngành: Fast Financial for Pharmacy, Fast
Financial for FDI Enterprises, Fast Accounting for Construction,

Fast Accounting for Education
Lập trình chỉnh sửa theo yêu cầu đặc thù.
Mục tiêu
Là Đối tác lâu dài, tin cậy của khách hàng, nhân viên, cổ đông, các
đối tác và cộng đồng.
Phương châm
Nhanh hơn Thông minh hơn.
Thành tích
5 giải thưởng Sao Khuê của Hiệp hội Phần mềm Việt Nam VINASA
2 giải BITCup cho Giải pháp Phần mềm Tốt nhất do người dùng bình
chọn
13 huy chương vàng, bạc, bằng khen, giải thưởng CNTT của các cơ
quan chức năng, hiệp hội ngành nghề và tại các triễn lãm tin học
TOP 5 đơn vị phần mềm
Hơn 8.500 khách hàng trên toàn quốc.
Trụ sở
Hà Nội: Tòa nhà Việt Á, Đường Duy Tân, Q. Cầu Giấy
Đt: [04] 3771-5590, Fax: [04] 3771-5591.
Hồ Chí Minh: Tòa nhà Waseco, 10 Phổ Quang, Q. Tân Bình
Đt: [08] 3848-6068, Fax: [08] 3848-6425.
Đà Nẵng: 39-41 Quang Trung, Q. Hải Châu
Đt: [0511] 381-0532, Fax: [0511] 381-2692.
e-Mail

Web site
www.fast.com.vn
[Số liệu nêu trên tính đến ngày 31-12-2012]




Về các tài liệu liên quan đến phần mềm kế toán Fast Accounting

Liên quan đến phần mềm kế toán Fast Accounting có các tài liệu sau:
1. Hướng dẫn cài đặt
2. Hướng dẫn sử dụng
3. Hướng dẫn tác nghiệp
4. Bài tập thực hành.
Tài liệu Hướng dẫn cài đặt cung cấp các thông tin sau:
- Hướng dẫn cài đặt chương trình Fast Accounting
- Các tình huống thường gặp khi cài đặt và hướng dẫn cách giải quyết.
Tài liệu Hướng dẫn sử dụng hỗ trợ người sử dụng các vấn đề sau:
- Các thao tác sử dụng khi cập nhật, xử lý và khai thác số liệu trên chương trình Fast
Accounting
- Giải thích và hướng dẫn cách cập nhật các thông tin vào chương trình Fast Accounting
Tài liệu Hướng dẫn tác nghiệp trình bày về các vấn đề sau:
- Tổng quan về quy trình tác nghiệp các nghiệp vụ kế toán trên phần mềm Fast Accounting
- Các lưu ý liên quan đến xử lý từng nghiệp vụ cụ thể trên phần mềm Fast Accounting.
Tài liệu Bài tập thực hành cung cấp cho người sử dụng:
- Các số liệu ví dụ, bài tập tổng quát để thực hành trên chương trình
- Các số liệu ví dụ, bài tập cho từng nghiệp vụ kế toán cụ thể.
Chúng tôi hy vọng bộ tài liệu trên sẽ cung cấp cho người sử dụng các thông tin cần thiết để có
thể sử dụng và khai thác phần mềm Fast Accounting một cách hiệu quả nhất.



Giới thiệu tóm tắt về các sản phẩm và dịch vụ của FAST

FAST - Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp - là công ty chuyên sâu về phát
triển và cung cấp các phần mềm, giải pháp quản trị tác nghiệp và điều hành doanh nghiệp
trên nền tảng công nghệ thông tin. Các phần mềm, giải pháp này sẽ giúp tự động hóa công

các công việc thủ công nhàm chán, hỗ trợ làm việc sáng tạo, thông minh, giúp cho doanh
nghiệp đạt được lợi thế cạnh tranh trên thị trường nhờ tốc độ, thông tin và khả năng khai thác
thông tin.
FAST phát triển và cung cấp các giải pháp khác nhau về quy mô và yêu cầu:
Giải pháp cho các doanh nghiệp vừa và lớn:
Fast Financial Phần mềm quản trị tài chính kế toán cho doanh nghiệp vừa và lớn
Fast Business Giải pháp quản trị toàn diện doanh nghiệp [ERP]
Fast HRM Phần mềm quản lý nhân sự - chấm công tính lương.
Giải pháp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ:
Fast Accounting Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Fast Book Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và mới thành lập
Fast Invoice Phần mềm quản lý và in hóa đơn.
Giải pháp chuyên ngành:
Fast Financial for Pharmacy Phần mềm quản trị tài chính kế toán chuyên ngành
dược
Fast Financial for FDI Enterpise Phần mềm quản trị tài chính kế toán cho các doanh
nghiệp có vốn đầu tư của nước ngoài
Fast Accounting for Construction Phần mềm kế toán chuyên ngành xây dựng.
Fast Accounting for Education Phần mềm cho đào tạo môn Kế toán máy trong
các trường đại học, cao đẳng, trung cấp
Lập trình chỉnh sửa theo yêu cầu đặc thù:
FAST sẽ thực hiện lập trình chỉnh sửa phần mềm theo yêu cầu đặc thù về nghiệp vụ và
quản trị của doanh nghiệp.
Quý Công ty có thể lựa chọn giải pháp phù hợp với quy mô và yêu cầu hiện tại và nâng cấp,
chuyển lên giải pháp cao hơn khi doanh nghiệp phát triển và mở rộng.
Về dịch vụ FAST cung cấp các dịch vụ sau:
Tư vấn lựa chọn sản phẩm, giải pháp
Khảo sát, phân tích yêu cầu và thiết kế sản phẩm
Cài đặt, đào tạo, chuyển đổi số liệu và triển khai sử dụng
Bảo hành, bảo trì và hỗ trợ sử dụng

Nâng cấp sản phẩm, mở rộng ứng dụng.



Chương 1
Thao tác chung
Nội dung
1.1 Hệ thống menu 2
1.2 Các phím chức năng 3
1.3 Các thao tác chung khi cập nhật chứng từ 4
1.3.1 Về bố trí màn hình cập nhật chứng từ 4
1.3.2 Các thao tác xử lý khi cập nhật chứng từ 4
1.3.3 Quy trình vào một chứng từ mới 5
1.3.4 Các lưu ý khi sửa xoá chứng từ 6
1.3.5 Các bước thực hiện sửa, xoá một chứng từ 6
1.3.6 Các tiện ích khi cập nhật chứng từ 6
1.4 Các thông tin chung cần lưu ý khi cập nhập chứng từ 8
1.5 Các lưu ý khi cập nhật các giao dịch ngoại tệ 9
1.5.1 Về việc lựa chọn mã ngoại tệ giao dịch 9
1.5.2 Về việc lưu giữ giá trị tiền ngoại tệ và giá trị quy đổi ra đồng tiền hạch toán [VNĐ] 9
1.5.3 Về việc tính toán quy đổi tiền ngoại tệ và đồng tiền hạch toán VNĐ 9
1.6 Các lưu ý khi cập nhật các giao dịch nhập xuất vật tư 10
1.6.1 Các lưu ý liên quan đến tính toán số lượng, đơn giá và thành tiền 10
1.6.2 Các lưu ý liên quan đến định khoản các chứng từ vật tư, hàng hoá 10
1.6.3 Các lưu ý liên quan đến luân chuyển chứng từ vật tư từ phòng vật tư sang phòng kế toán
10
1.7 Các thao tác chung khi lên báo cáo 11
1.8 Đổi mã và ghép mã các danh điểm trong các danh mục từ điển 13




















Fast Accounting 11 Tài liệu HDSD Chương 1. Thao tác chung
Fast Software Co., Ltd. I. 2/13

1.1 Hệ thống menu
Hệ thống menu trong chương trình được tổ chức dưới dạng menu 3 cấp
Cấp thứ nhất bao gồm các phân hệ nghiệp vụ sau
1. Hệ thống
2. Tổng hợp
3. Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay
4. Bán hàng
5. Mua hàng
6. Tồn kho
7. Tài sản cố định

8. Công cụ dụng cụ
9. Báo cáo chi phí theo khoản mục
10. Giá thành dự án, công trình
11. Giá thành sản xuất liên tục
12. Giá thành sản xuất theo đơn hàng
13. Báo cáo thuế
14. Báo cáo quản trị theo các trường tự do
15. Quản lý hóa đơn
16. Thuế thu nhập cá nhân
Cấp thứ 2 bao gồm: Liệt kê các màn hình nhập liệu, các nhóm chức năng của báo cáo trong
từng phân hệ nghiệp vụ, các danh mục từ điển và số dư đầu kỳ
1. Cập nhật số liệu
2. Số dư đầu kỳ
3. Danh mục từ điển
4. Nhóm các báo cáo
5. Tiện ích
Cấp menu thứ 3 bao gồm: Liệt kê ra chi tiết của từng báo cáo cụ thể
Fast Accounting 11 Tài liệu HDSD Chương 1. Thao tác chung
Fast Software Co., Ltd. I. 3/13

1.2 Các phím chức năng
Trong chương trình khi cập nhật và xử lý số liệu thường sử dụng một số phím chức năng, mỗi
phím chức năng dùng để thực hiện một lệnh nhất định, cố gắng thống nhất mỗi phím chức năng
chỉ sử dụng cho một mục đích duy nhất. Tuy nhiên để hiểu rõ hơn công dụng của mỗi phím trong
từng trường hợp cụ thể cần phải đọc rõ hướng dẫn sử dụng trong từng trường hợp này. Dưới
đây là công dụng của các phím chức năng được sử dụng trong chương trình
F1 - Trợ giúp
F2 - Xem thông tin [khi làm việc với danh mục từ điển]
F3 - Sửa một bản ghi [khi làm việc với danh mục từ điển]
F4 - Thêm một bản ghi mới. Ngoài ra, trong phân hệ Hệ thống F4 còn có tác dụng sao chép

các dữ liệu về danh mục, số dư đầu kỳ từ tệp excel vào chương trình.
Ctrl F4 Sao chép thông tin [khi làm việc với danh mục từ điển và màn hình nhập liệu]
F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm
- Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp
- Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật.
F6 - Lọc tìm số liệu khi xem các báo cáo
- Đổi mã hoặc ghép mã khi làm việc với các danh mục từ điển
Ctrl + F6 - Phân nhóm hàng loạt khi làm việc với các danh mục từ điển
F7 - In
F8 - Xoá một bản ghi hoặc Hủy hóa đơn khi đã in
F11 - Tính tổng
Fast Accounting 11 Tài liệu HDSD Chương 1. Thao tác chung
Fast Software Co., Ltd. I. 4/13
Esc - Thoát
Ctrl + A - Chọn tất cả. Ví dụ chọn tất cả các bút toán kết chuyển tự động cuối kỳ
Ctrl + U - Không chọn tất cả
1.3 Các thao tác chung khi cập nhật chứng từ
Trong chương trình bố trí thông tin trên các màn hình cập nhật chứng từ, các thao tác cập
nhật chứng từ đều tương đối thống nhất, dưới đây sẽ trình bày về các điểm chung này.
1.3.1 Về bố trí màn hình cập nhật chứng từ
Màn hình thông thường có 04 phần:
Phần 1 - các thông tin liên quan chung cho toàn bộ chứng từ như ngày chứng từ, số chứng từ,
mã khách hàng, diễn giải, loại tiền
Phần 2 - danh sách các định khoản / các mặt hàng trong chứng từ đó.
Phần 3 - gồm có các tính toán như tổng số tiền, thuế GTGT, chi phí, trạng thái chuyển vào sổ
sách kế toán
Phần 4 - các nút chức năng điều khiển quá trình cập nhật chứng từ như Xem /Sửa /Xoá / Mới/
Copy/ Tìm,
Dưới đây là ví dụ về màn hình cập nhật một hoá đơn bán hàng, tuỳ thuộc vào từng loại chứng từ
mà các thông tin về chúng sẽ khác nhau.


1.3.2 Các thao tác xử lý khi cập nhật chứng từ
Trong chương trình khi cập nhật chứng từ có các chức năng như sau:
1. Vào chứng từ mới
2. Sao chép chứng từ
3. Lưu chứng từ
Fast Accounting 11 Tài liệu HDSD Chương 1. Thao tác chung
Fast Software Co., Ltd. I. 5/13
4. In chứng từ trên máy [trong trường hợp dùng chương trình để in chứng từ]
5. Lọc tìm các chứng từ đã cập nhật trước đó ra để xem/ sửa/ xoá
6. Sửa một chứng từ
7. Xoá một chứng từ
8. Xem các chứng từ vừa mới cập nhật
9. Chuyển sang nhập loại chứng từ khác [bằng cách click chuột phải trên màn hình nhập
liệu]
10. Di chuyển sang phiếu khác, quay về phiếu đầu hoặc phiếu cuối [biểu tượng
]
11. Xem báo cáo [biểu tượng ]
12. Sử dụng máy tính [biểu tượng ]
13. Xem thông tin sổ cái, thẻ kho, bảng kê thuế đầu vào/đầu ra, các chứng từ bị xóa, người
cập nhật chứng từ, người sửa chứng từ lần cuối, đổi mã đơn vị cơ sở, chọn thời gian làm
việc [biểu tượng ]
14. Bookmark: ghi nhớ những chứng từ đã đánh dấu, để có thể xem nhanh được [biểu
tượng ]
15. Khai báo nhanh cho màn hình nhập chứng từ [biểu tượng ]
Có một tiện lợi là tất cả các chức năng xử lý nêu trên đều nằm trên cùng một màn hình cập nhật
chứng từ, người sử dụng chỉ việc ở trong một màn hình và có thể thực hiện tất cả các xử lý cần
thiết
1.3.3 Quy trình vào một chứng từ mới
Dưới đây sẽ trình bày quy trình vào một chứng từ mới trên cơ sở ví dụ vào một hoá đơn bán

hàng:
- Chọn menu cần thiết, ví dụ: "Tổng hợp/ Phiếu kế toán"
- Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng [số lượng chứng từ này được tùy
chọn theo người sử dụng] và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết là các chứng từ
cuối cùng được nhập. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Chỉ có nút
là mở, các nút còn lại là hiện. Con trỏ nằm tại nút .
- Tại nút ấn phím Enter để bắt đầu vào chứng từ mới. Con trỏ sẽ chuyển đến
trường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ.
- Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình: Các thông tin chung cho toàn bộ chứng từ,
các định khoản / mặt hàng trong chứng từ và các thông tin khác như thuế, chi phí, chiết
khấu, hạn thanh toán, trạng thái
- Tại nút ấn phím Enter để lưu chứng từ. Khi chương trình thực hiện lưu xong thì
sẽ hiện lên thông báo "Chương trình đã thực hiện xong".
- Sau khi lưu xong chứng từ vừa mới cập nhật thì con trỏ sẽ chuyển đến nút và ta
có các khả năng sau để lựa chọn công việc tiếp theo:
+ Mới : Vào chứng từ mới
Fast Accounting 11 Tài liệu HDSD Chương 1. Thao tác chung
Fast Software Co., Ltd. I. 6/13
+ Copy : Sao chép một chứng từ
+ In : In chứng từ hiện thời ra máy in
+ Sửa : Sửa lại chứng từ hiện thời
+ Xoá : Xoá chứng từ hiện thời
+ Xem : Xem các chứng từ vừa mới cập nhật
+ Tìm : Lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó để xem-sửa-xoá
+ Hủy : Hủy thao tác
+ ESC : Kết thúc cập nhật.
1.3.4 Các lưu ý khi sửa xoá chứng từ
Khi chứng từ đã được lưu, thì việc sửa xoá chứng từ chỉ được thực thi, đối với những người
có quyền sửa xoá chứng từ, quyền này được khai báo trong phần khai báo và phân quyền
cho những người sử dụng chương trình ở phân hệ Hệ thống.

1.3.5 Các bước thực hiện sửa, xoá một chứng từ
- Chọn menu cần thiết, ví dụ: "Bán hàng/ Hoá đơn bán hàng /Hoá đơn bán hàng kiêm
phiếu xuất kho".
- Dịch con trỏ hoặc tìm đến chứng từ cần sửa/ xoá.
- Bấm phím ESC để quay ra màn hình cập nhật.
- Dịch con trỏ đến nút và ấn Enter để thực hiện các sửa đổi cần thiết và sau đó
lưu lại.
- Nếu ta cần xoá thì dịch con trỏ đến nút và ấn Enter để xoá. Chương trình sẽ đưa
ra câu hỏi "Có chắc chắn xoá?". Nếu đồng ý thì chọn "Có", nếu không thì chọn "Không".
- Tiếp theo dùng các phím "Page Up", "Page Down" hoặc vào phần để xem các
chứng từ khác và thực hiện các thao tác cần thiết.
1.3.6 Các tiện ích khi cập nhật chứng từ
Để tăng sự tiện lợi cho người sử dụng chương trình cung cấp một loạt các tiện ích sau:
- Dùng các phím Page Up, Page Down để xem các chứng từ trước hoặc sau chứng từ hiện
thời.
- Chọn nút trên màn hình cập nhật để xem toàn bộ các chứng từ đã cập nhật
trong lần cập nhật hiện thời. Trong khi xem có thể dịch con trỏ để tìm bản ghi cần thiết. Sau
khi thoát ra khỏi màn hình xem thì bản ghi hiện thời sẽ hiện trên màn hình cập nhật chứng
từ.
- Để tìm nhanh một khách hàng, một vật tư trong khi cập nhật chứng từ ta có thể thực hiện
bằng nhiều cách. Nếu ta không nhớ mã thì ta chỉ việc ấn phím Enter và toàn bộ danh mục
cần thiết sẽ hiện lên cho ta chọn. Nếu ta nhớ một số ký tự đầu của mã thì ta gõ các ký tự
đầu này rồi ấn phím Enter, chương trình sẽ hiện lên danh mục cần thiết và con trỏ sẽ nằm
tại bản ghi có mã gần đúng nhất với mã ta gõ vào. Trong màn hình danh mục ta có thể tìm
một xâu ký tự đặc biệt mà tên khách hàng/ vật tư có chứa thông qua lọc dữ liệu.
- Để vào thêm một khách hàng mới, một vật tư mới, ngay trong khi cập nhật chứng từ thì
ta chỉ việc Enter qua trường mã cần thiết. Màn hình danh mục từ điển sẽ hiện lên và trong
màn hình này ta có thể thực hiện các thao tác với danh mục như thêm, sửa, xoá các danh
điểm trong danh mục.
- Để thuận tiện trong việc nhập số liệu, tại các trường Số lượng, Tiền, khi nhập dấu = phía

trước, chương trình sẽ hiện ra máy tính để tính toán.
Fast Accounting 11 Tài liệu HDSD Chương 1. Thao tác chung
Fast Software Co., Ltd. I. 7/13

- Sau khi cập nhật đầy đủ các thông tin trên màn hình nhập liệu ta có thể lựa chọn trạng thái
chuyển chứng từ vào sổ sách kế toán trước khi lưu.
- Để chọn loại ngoại tệ giao dịch cần thiết, ta gõ mã ngoại tệ cạnh ô Tỷ giá.
- Để xem phiếu nhập trong khi đang vào phiếu xuất ta dùng phím F5 hoặc xem các hoá đơn
khi vào các phiếu nhập hàng bán bị trả lại.
- Trong khi nhập chứng từ nếu cần xem một báo cáo nào đó ta có thể kích chuột vào nút
xem báo cáo và chọn báo cáo cần thiết để xem.
- Chức năng lọc tìm chứng từ đa dạng, theo nhiều trường thông tin khác nhau. Ngoài ra
chương trình còn cho phép người dùng lọc tìm chứng từ theo các điều kiện chi tiết và nâng
cao hơn như tìm theo các hàm: if, and, or, empty, not
- Chức năng chọn khoản thời gian nhập liệu, xem các chứng từ bị xóa trước đó, xem thông
tin người cập nhật chứng từ, thời gian cập nhật, người sửa chứng từ sau cùng, thời gian
sửa, sổ cái, sổ kho, bảng kê thuế đầu vào, đầu ra
- Trong khi nhập chứng từ nếu cần chuyển sang nhập chứng từ loại khác ta có thể kích
chuột phải và chọn loại chứng từ cần thiết để nhập.
- Chương trình còn bổ sung thêm tính năng Bookmark cho phép tra cứu nhanh một chứng
từ đã đánh dấu sẵn.
Fast Accounting 11 Tài liệu HDSD Chương 1. Thao tác chung
Fast Software Co., Ltd. I. 8/13

1.4 Các thông tin chung cần lưu ý khi cập nhập chứng từ
Trong mục này sẽ trình bày các vấn đề chung cần lưu ý khi cập nhật các chứng từ.
Các thông tin liên quan ngày lập chứng từ và ngày hạch toán
- Trong chương trình cho phép lưu cả ngày lập chứng từ và ngày hạch toán. Ngày hạch toán
được ngầm định lấy bằng ngày chứng từ nhưng chương trình cho phép sửa lại ngày hạch
toán và ngày hạch toán có thể khác ngày lập chứng từ.

- Mặc dù chương trình lưu cả ngày lập chứng từ và ngày hạch toán nhưng mọi tính toán
chương trình chỉ làm việc với ngày hạch toán, còn ngày lập chứng từ chỉ lưu như là một
thông tin chú thích thêm.
Về việc tự động đánh số chứng từ trong chương trình, chương trình cho phép tuỳ chọn
đánh số chứng từ tự động theo 2 cách
1. Số chứng tự tự động tăng theo mã quyển chứng từ
- Danh mục quyển chứng từ do người dùng tự định nghĩa. Mỗi mã quyển chứng từ có thể
gắn với nhiều mã chứng từ khác nhau.
- Mỗi khi vào mới 1 chứng từ thì chương trình tự động hiện mã quyển chứng từ hiện hành
đang sử dụng lên và tự động tạo số chứng từ mới theo mã quyển bằng số chứng từ cuối
cùng cộng thêm 1. Tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số chứng từ này bằng 1 số
mong muốn, khi lưu chứng từ vừa mới nhập mới thì chương trình sẽ lưu lại số này là số
cuối cùng để dùng đánh số cho số của chứng từ tiếp theo.
- Quyển chứng từ nào hết sử dụng thì khai báo lại Trạng thái = 0 - Đóng trong danh mục
quyển chứng từ. Các mã quyển này sẽ không được hiện lên khi cập nhật thêm mới các
chứng từ sau đó.
2. Về việc kiểm tra số chứng từ trùng trong chương trình
- Trong chương trình khi lưu chứng từ chương trình sẽ kiểm tra số chứng từ trùng đối với
từng loạii chứng từ trong cùng 1 năm. Khi xảy ra hiện tượng trùng số chứng từ chương
trình sẽ cảnh báo và tuỳ theo việc khai báo trong danh mục chứng từ là cho phép hay
Fast Accounting 11 Tài liệu HDSD Chương 1. Thao tác chung
Fast Software Co., Ltd. I. 9/13
không cho phép trùng số chứng từ chương trình sẽ cho phép lưu hay không được lưu
chứng từ mới nhập.
1.5 Các lưu ý khi cập nhật các giao dịch ngoại tệ
1.5.1 Về việc lựa chọn mã ngoại tệ giao dịch
- Trong chương trình các giao dịch liên quan đến ngoại tệ và các giao dịch chỉ liên quan đến
đồng tiền hạch toán Việt Nam đồng được cập nhật trên cùng một màn hình.
- Mã ngoại tệ ngầm định của từng màn hình nhập chứng từ được khai báo trong danh mục
chứng từ.

- Khi nhập mới một chứng từ chương trình sẽ lựa chọn mã ngoại tệ ngầm định là mã ngoại
tệ của giao dịch trước đó. Nếu trước đó chưa có giao dịch nào thì chương trình sẽ lựa
chọn mã ngoại tệ ngầm định là mã ngoại tệ ngầm định khai báo trong danh mục chứng từ.
- Việc lựa chọn mã ngoại tệ giao dịch được thực hiện ở nút chọn mã ngoại tệ trên màn hình
cập nhật chứng từ.
1.5.2 Về việc lưu giữ giá trị tiền ngoại tệ và giá trị quy đổi ra đồng tiền hạch toán [VNĐ]
Về các giá trị tiền VNĐ và ngoại tệ trong chương trình lưu số liệu như sau:
- Có một trường lưu mã loại ngoại tệ của giao dịch. Nếu giao dịch là đồng Việt Nam thì sẽ
lưu mã là "VND". Nếu giao dịch là ngoại tệ thì sẽ lưu mã của đồng ngoại tệ.
- Có một trường lưu giá trị tiền nguyên tệ. Trong trường hợp giao dịch là đồng Việt Nam thì
giá trị này đúng bằng giá trị tiền VNĐ trên chứng từ.
- Có một trường tỷ giá lưu tỷ giá quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam. Nếu giao dịch là đồng
Việt Nam thì chương trình tự động gán giá trị bằng 1 cho trường tỷ giá.
- Có một trường lưu giá trị tiền VNĐ. Nếu giao dịch là ngoại tệ thì trường này có giá trị bằng
[Nguyên tệ * Tỷ giá]. Nếu giao dịch là đồng Việt Nam thì giá trị 02 trường nguyên tệ và
VNĐ bằng nhau.
1.5.3 Về việc tính toán quy đổi tiền ngoại tệ và đồng tiền hạch toán VNĐ
Trên màn hình cập nhật chứng từ có 03 trường: tiền ngoại tệ, tỷ giá và tiền VNĐ. Do chương trình
gộp chung các giao dịch đồng Việt Nam và ngoại tệ trên cùng một màn hình nên khi cập nhật cần
lưu ý sau.
1. Đối với các giao dịch là đồng Việt Nam
- Trường ngoại tệ lúc này cũng được hiểu là VNĐ và ta gõ số tiền VNĐ vào đây. Trường tỷ
giá lúc này sẽ được tự động gán giá trị bằng 1 và trường tiền VNĐ cũng được tự động gán
giá trị của trường tiền ngoại tệ.
2. Đối với các giao dịch là ngoại tệ
- Ta gõ số tiền nguyên tệ vào trường ngoại tệ và tỷ giá quy đổi ra VNĐ vào trường tỷ giá.
Trường tiền VNĐ được tự động gán giá trị bằng [Nguyên tệ * Tỷ giá].
- Về nguyên tắc chung thì ta luôn có đẳng thức: Tiền VNĐ = Nguyên tệ * Tỷ giá
- Giá trị tiền VNĐ được chương trình tự động tính sau khi người sử dụng cập nhật tiền
nguyên tệ và tỷ giá. Chương trình không cho phép người sử dụng cập nhật vào trường tiền

VNĐ. Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt do tỷ giá quá lẻ và chương trình lại
không lưu đủ số chữ số sau dấu phẩy thập phân nên có thể xảy ra là số tiền VNĐ được
tính khác với số tiền trên thực tế. Để giải quyết vấn đề này ta phải kích con trỏ vào ô Sửa
trường tiền trên màn hình nhập liệu và gõ số tiền VNĐ cần thiết vào trường tiền VNĐ.
- Trong trường hợp một giao dịch ngoại tệ có nhiều chi tiết phát sinh và do làm tròn nên sẽ
có thể xảy ra trường hợp tổng tiền VNĐ quy đổi cộng từ các chi tiết phát sinh sẽ không
bằng tiền quy đổi ra VNĐ của tổng phát sinh ngoại tệ. Trong trường hợp này tổng phát sinh
VNĐ sẽ bằng tổng phát sinh ngoại tệ * tỷ giá và chênh lệch giữa tổng phát sinh VNĐ và số
cộng VNĐ từ các chi tiết phát sinh sẽ được điều chỉnh vào phát sinh chi tiết đầu tiên.
Fast Accounting 11 Tài liệu HDSD Chương 1. Thao tác chung
Fast Software Co., Ltd. I. 10/13
1.6 Các lưu ý khi cập nhật các giao dịch nhập xuất vật tư
1.6.1 Các lưu ý liên quan đến tính toán số lượng, đơn giá và thành tiền
- Về nguyên tắc chung thì ta luôn có đẳng thức: Tiền = Số lượng * Đơn giá
- Về giá trị tiền được chương trình tự động tính sau khi người sử dụng cập nhật số lượng và
đơn giá. Chương trình không cho phép người sử dụng cập nhật vào trường tiền. Tuy nhiên
trong một số trường hợp đặc biệt do đơn giá quá lẻ và chương trình lại không lưu đủ số
chữ số sau dấu phẩy thập phân nên có thể xảy ra là số tiền được tính khác với số tiền trên
thực tế. Để giải quyết vấn đề này ta phải gõ giá trị bằng 0 [không] vào trường đơn giá và
gõ số tiền cần thiết vào trường tiền.
- Khi vào các phiếu nhập xuất nếu ta sử dụng giá khác với giá chuẩn, ví dụ xuất với giá đích
danh cho trường hợp vật tư tính giá trung bình thì ta đánh dấu vào nút Xuất giá đích
danh cho vật tư tính giá trung bình hoặc nhập với giá trung bình cho trường hợp vật tư
tính giá trung bình thì ta dùng nút Nhập theo giá TB cho VT tính giá TB.
1.6.2 Các lưu ý liên quan đến định khoản các chứng từ vật tư, hàng hoá
- Khi nhập các chứng từ vật tư hàng hoá chương trình sẽ tự động hạch toán một số định
khoản hoặc một vế của một số cặp định khoản.
- Việc tự động định khoản được thực hiện dựa trên các khai báo trước của người sử dụng
cho từng mặt hàng, các khai báo này bao gồm: Tài khoản hàng tồn kho, tài khoản giá vốn,
tài khoản doanh thu, tài khoản hàng bán bị trả. Khi nhập chứng từ người sử dụng chỉ việc

hạch toán phần tài khoản đối ứng, các tài khoản khác thì chương trình tự động lấy từ danh
mục vật tư ứng với vật tư được nhập trong chứng từ. Trong trường hợp 1 vật tư có thể
hạch toán vào nhiều tài khoản chi tiết khác nhau thì khi khai báo tài khoản liên quan đến
vật tư đó trong danh danh mục vật tư ta phải khai báo là tài khoản tổng hợp. Khi này, khi
nhập chứng từ chương trình sẽ cho phép lựa chọn tài khoản chi tiết cần thiết cho từng
trường hợp hạch toán cụ thể.
1.6.3 Các lưu ý liên quan đến luân chuyển chứng từ vật tư từ phòng vật tư sang phòng kế
toán
- Trong trường hợp chương trình được cả phòng vật tư và phòng kế toán cùng sử dụng thì
cần phải rất lưu ý trong việc nhập chứng từ.
- Trong phiên bản Chương trìnhhiện tại 1 chứng từ do 2 nhân viên vật tư và kế toán cùng
nhập liệu thì đều cùng nhập trên cùng 1 màn hình và cùng lưu vào 1 chỗ, vì vậy phải phân
định rất rõ ràng ai nhập phần thông tin nào và quy trình luân chuyển ra sao.
Quy định về nhập liệu và luân chuyển chứng từ như sau:
Chứng từ vật tư do các nhân viên phòng vật tư tạo ra.
Các nhân viên phòng vật tư chỉ nhập các thông tin không liên quan đến giá cả và
hạch toán.
Các nhân viên kế toán lọc các chứng từ do các nhân viên vật tư đã nhập trước đó và
cập nhật các thông tin liên quan đến giá cả, thuế và thực hiện định khoản. Các phần
thông tin do các nhân viên vật tư đã nhập trước đó thì nhân viên kế toán không được
sửa nữa.
Nếu chứng từ đã được nhân viên kế toán cập nhật thì nhân viên vật tư không được
sửa nữa. Nếu muốn thay đổi một số thông tin thì phải xoá chứng từ này và nhập lại.
- Việc phân quyền người sử dụng thuộc phòng vật tư hay phòng kế toán được khai báo
trong phần khai báo và phần quyền cho người sử dụng. Trong trường hợp chương trình
chỉ sử dụng trong phòng kế toán thì khai báo cho người sử dụng vừa là nhân viên của
phòng kế toán vừa là nhân viên của phòng vật tư để có thể nhập được tất cả các thông tin.
Fast Accounting 11 Tài liệu HDSD Chương 1. Thao tác chung
Fast Software Co., Ltd. I. 11/13
1.7 Các thao tác chung khi lên báo cáo

Trong chương trình các thao tác để lên các báo cáo đều thống nhất. Dưới đây sẽ trình bày về các
điểm chung này
Quy trình thực hiện lên báo cáo
- Chọn chức năng báo cáo tương ứng với nghiệp vụ kế toán cụ thể. Ví dụ: Báo cáo bán
hàng. Chương trình sẽ hiện lên danh sách các báo cáo liên quan đến phân hệ bán hàng.
- Chọn báo cáo cần thiết. Ví dụ: Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng.
- Vào điều kiện lọc số liệu để lên báo cáo. Ví dụ: từ ngày 01/01/2012 đến ngày
31/01/2012,
- Sau khi tính toán xong chương trình sẽ hiện lên kết quả dưới dạng bảng số liệu.
- Ta có thể dùng các phím, con trỏ để di chuyển xem các thông tin cần thiết hoặc kích chuột
dưới các tiêu đề để nhập điều kiện lọc chứng từ
- Trong đa số các báo cáo chương trình sẽ cho phép thay đổi các kiểu xem bằng cách kích
chuột lên các tiêu đề, ví dụ như sắp xếp các dòng theo mã hoặc theo tên hoặc theo giá trị
hoặc nhóm các vật tư, khách hàng theo các tiêu chí khác nhau
- Nếu ta cần in số liệu hoặc kết xuất ra các tệp dữ liệu dạng EXCEL hoặc DBF thì kích chuột
Kết xuất Ctrl S
- Đặc biệt chương trình cho phép sắp xếp thứ tự các cột báo cáo, thay đổi độ rộng của các
cột hoặc dấu các cột số liệu để có thể lên một báo cáo nhanh theo yêu cầu.
- Nếu ta muốn in lại hoặc thay đổi đầu ra thì ta lại dùng phím F7 một lần nữa.
- Nếu muốn sửa mẫu báo cáo thì sau khi nhấn F7, ta chọn nút Sửa mẫu và xác định mẫu
cần sửa.
Một số điểm cần lưu ý khi lên và xem báo cáo
- Khi xem báo cáo nếu ta muốn thay đổi trật tự sắp xếp của các cột hoặc thay đổi độ rộng
của các cột hoặc muốn dấu bớt đi một số cột nào đó giống như trong EXCEL thì ta thực
hiện các thao tác như di chuyển cột, thay đổi độ rộng của cột, che cột và sau đó ấn F7 để
in. Khi này chương trình sẽ đưa ra mẫu in giống như ta sắp xếp.
- Trong các báo cáo tổng hợp ta có thể xem các chi tiết phát sinh liên quan bằng cách dùng
phím F5 - Chi tiết.
- Khi xem các chi tiết phát sinh ta có thể xem trực tiếp chứng từ gốc liên quan bằng nhiều
cách như: kích vào nút Sửa trên thanh công cụ, kích chuột vào số chứng từ

- Chương trình cho phép lọc tìm chứng từ theo nhiều điều kiện lọc chi tiết khác nhau thông
qua nút
trên thanh công cụ.
- Khi in báo cáo ta có thể chọn in báo cáo theo mẫu báo cáo chỉ có cột thông tin về đồng tiền
hạch toán VNĐ hoặc theo mẫu báo cáo có các cột thông tin về tiền nguyên tệ, tỷ giá hạch
toán và tiền VNĐ.
Một số tiện ích trên màn hình preview báo cáo
- Trên màn hình preview, chương trình cho phép điểu chỉnh thay đổi font chữ của báo cáo
cho phù hợp với yêu cầu của NSD.
Fast Accounting 11 Tài liệu HDSD Chương 1. Thao tác chung
Fast Software Co., Ltd. I. 12/13

- Ngoài ra, chương trình cho phép xuất báo cáo ra nhiều định dạng file khác nhau như PDF,
XLS, với button , trên thanh công cụ.
Fast Accounting 11 Tài liệu HDSD Chương 1. Thao tác chung
Fast Software Co., Ltd. I. 13/13

- NSD có thể gửi báo cáo trực tiếp qua e- mail khi chọn button .
1.8 Đổi mã và ghép mã các danh điểm trong các danh mục từ điển
- Trong một số trường hợp sẽ có nhu cầu đổi mã một danh điểm thành một mã khác cho
đúng hoặc cho thống nhất.
- Trong một số trường hợp khác thì do nhầm lẫn nên có thể xảy ra khả năng là một danh
điểm có tới 2 mã. Khi này thì sẽ có nhu cầu ghép 2 mã thành một mã hoặc là đổi một mã
thành mã khác
- Chương trình phép đổi và ghép mã các danh điểm, việc này được thực hiện ở phần cập
nhật danh mục từ điển tương ứng thông qua chức năng F6 - đổi mã. Khi đổi hoặc ghép
mã chương trình sẽ tự động tìm kiếm mã hiện thời trong tất cả các dữ liệu và đổi thành mã
cần thiết.





Chương 2
Phân hệ hệ thống

Nội dung
2.1 Hệ thống menu 2
2.2 Khai báo các tham số tùy chọn và thông tin ban đầu 2
2.2.1 Ngày bắt đầu năm tài chính 3
2.2.2 Khai báo kỳ mở sổ 4
2.2.3 Khai báo màn hình nhập chứng từ 4
2.2.4 Khai báo các tham số hệ thống 7
2.2.5 Khai báo các trường trong danh mục khi tìm kiếm 13
2.2.6 Khai báo các mã giao dịch sử dụng khi nhập liệu 14
2.2.7 Khai báo các phương pháp tính giá tồn kho được sử dụng 15
2.2.8 Khai báo các phương pháp tính tỷ giá ghi sổ được sử dụng 15
2.3 Khai báo danh mục từ điển 16
2.3.1 Danh mục quyển chứng từ 17
2.3.2 Danh mục tiền tệ 20
2.3.3 Cập nhật tỷ giá quy đổi ngoại tệ 22
2.3.4 Danh mục đơn vị cơ sở 23
2.4 Quản lý số liệu 24
2.4.1 Lưu trữ [backup] số liệu 25
2.4.2 Khóa số liệu 26
2.4.3 Bảo trì số liệu 26
2.4.4 Kiểm tra đồng bộ giữa các tệp số liệu 27
2.4.5 Kiểm tra số liệu khi báo cáo sai lệch 28
2.4.6 Sao chép [copy] số liệu ra 29
2.4.7 Sao chép [copy] số liệu vào 30
2.5 Quản lý người sử dụng 31

2.5.1 Khai báo người sử dụng và phân quyền truy cập 32
2.5.2 Xem các máy đang chạy chương trình 35
2.5.3 Phân quyền sử dụng ký hiệu hoá đơn, quyển chứng từ 36
2.6 Trợ giúp 38
2.6.1 Hướng dẫn sử dụng 39
2.6.2 Hướng dẫn tác nghiệp 39
2.6.3 Hỗ trợ trực tuyến 40
2.6.4 Hỗ trợ từ xa qua TeamViewer 40
2.6.5 Cộng đồng người sử dụng phần mềm Fast 40
2.6.6 Website công ty Fast 41
2.6.7 Cập nhật chương trình 41
2.6.8 Giới thiệu chương trình 42
2.6.9 Tạo shortcut 43
2.6.10 Đăng ký bản quyền sử dụng 43
2.7 Tiện ích 44
2.7.1 Nhập chứng từ từ Excel 44
2.7.2 Nhập danh mục và số dư đầu kỳ từ Excel 45
Fast Accounting 11 Tài liệu HDSD Chương 2. Phân hệ hệ thống
Fast Software Co., Ltd. II. 2/45
2.1 Hệ thống menu
Phân hệ hệ thống có các menu chính sau:
1. Danh mục từ điển
2. Khai báo tham số hệ thống tùy chọn và thông tin ban đầu
3. Quản lý số liệu
4. Quản lý người sử dụng
5. Trợ giúp
6. Tiện ích

2.2 Khai báo các tham số tùy chọn và thông tin ban đầu
Khai báo các tham số tùy chọn và thông tin ban đầu gồm có:

1. Khai báo ngày bắt đầu năm tài chính
2. Khai báo kỳ mở sổ
3. Khai báo màn hình nhập chứng từ
4. Các tham số hệ thống
5. Khai báo các trường trong danh mục khi tìm kiếm
6. Khai báo các mã giao dịch sử dụng khi nhập liệu
7. Khai báo các phương pháp tính giá tồn kho được sử dụng
Fast Accounting 11 Tài liệu HDSD Chương 2. Phân hệ hệ thống
Fast Software Co., Ltd. II. 3/45
8. Khai báo các phương pháp tính tỷ giá ghi sổ được sử dụng

2.2.1 Ngày bắt đầu năm tài chính
Menu thực hiện
Hệ thống/ Ngày bắt đầu năm tài chính

Chức năng
- Dùng để khai báo ngày bắt đầu của năm tài chính.
- Thông thường các doanh nghiệp Việt Nam có năm tài chính bắt đầu từ 1.1 và kết thúc vào ngày
31.12.
- Tuy nhiên ngày bắt đầu của năm tài chính có thể bắt đầu bằng bất kỳ ngày nào trong năm
Fast Accounting 11 Tài liệu HDSD Chương 2. Phân hệ hệ thống
Fast Software Co., Ltd. II. 4/45

Thông tin chi tiết
Ngày đầu năm tài chính
2.2.2 Khai báo kỳ mở sổ
Menu thực hiện
Hệ thống/ Khai báo kỳ mở sổ

Chức năng

- Là kỳ để mở sổ chứng từ, ngày đầu tiên của kỳ là ngày bắt đầu nhập liệu cập nhật chứng từ và
cập nhật số dư đầu kỳ.

Thông tin chi tiết
Năm Khai báo năm mở sổ chứng từ
Kỳ Khai báo kỳ [tháng] mở sổ chứng từ
2.2.3 Khai báo màn hình nhập chứng từ
Menu thực hiện
Hệ thống/ Khai báo màn hình nhập chứng từ

Chức năng
- Khai báo các màn hình cập nhật chứng từ dùng để quản lý, khai báo các thông tin ngầm định hoặc
kiểm tra liên quan đến các màn hình cập nhật chứng từ.
Fast Accounting 11 Tài liệu HDSD Chương 2. Phân hệ hệ thống
Fast Software Co., Ltd. II. 5/45

Thông tin chi tiết
Mã chứng từ Mã chứng từ do Fast Accounting Edu quy định cho từng màn hình nhập
c.từ và không được sửa. Mã c.từ dùng để nhận biết là dữ liệu, thông tin trên
báo cáo được cập nhật từ màn hình nào, từ phân hệ nào.
Tên chứng từ Tên của chứng từ thông tin này đã được Fast Accounting Edu khai báo,
nhưng có thể sửa lại cho phù hợp
Tên 2 Tên tiếng Anh của chứng từ
Mã chứng từ mẹ Trường này khai báo để tiện cho việc đánh số tự động các chứng từ, mỗi
khi thêm một chứng từ mới thì Fast Accounting Edu tự động đánh số tăng
thêm 1. Trong trường hợp các màn hình cập nhật c.từ khác nhau nhưng lại
có cùng một hệ thống đánh số chứng từ thì phải khai báo các màn hình này
có chung một mã chứng từ mẹ để cho chương trình nhận biết để đánh số
tự động.
Mã c.từ mẹ phải là mã c.từ nào đó trong danh mục chứng từ, trong trường

hợp màn hình có hệ thống đánh số riêng thì mã c.từ mẹ trùng với chính mã
c.từ
Số c.từ hiện thời Trường này cho biết chứng từ hiện thời đã được đánh đến số bao nhiêu.
Nếu ta phải thay đổi lại việc đánh số, ví dụ cần phải đánh số lại khi bắt đầu
một tháng mới, thì ta chỉ việc sửa lại số chứng từ này
Khi vào chứng từ mới thì chương trình sẽ lấy số này cộng với 1 để đánh số
cho chứng từ mới
Số chứng từ hiện thời được chương trình tự động cập nhật lại mỗi khi một
chứng từ mới được cập nhật
Fast Accounting 11 Tài liệu HDSD Chương 2. Phân hệ hệ thống
Fast Software Co., Ltd. II. 6/45
Cho phép số c.từ trùng số Thông in này cho phép hay không cho phép đánh trùng số chứng từ đối với
các chứng từ khác nhau trong cùng một năm
Mã chứng từ khi in Trường này khai báo mã chứng từ sẽ được in ra trong các báo cáo, sổ sách
kế toán. Ví dụ đối với phiếu thu tiền mặt ta khai báo mã chứng từ khi in là
PT thì khi in các báo cáo thì chương trình sẽ tự động gán mã PT kèm theo
số chứng từ của phiếu thu.
Stt khi in bảng kê Thông tin này phục vụ việc sắp xếp các chứng từ khi lên các báo cáo chi
tiết liên quan đến nhiều loại chứng từ khác nhau. Trong các báo cáo này,
trong cùng một ngày thì các chứng từ có stt bé hơn sẽ được sắp xếp trước
các chứng từ có stt lớn hơn.
Tiêu đề khi in c.từ Trường này khai báo tiêu đề ngầm định khi ta in chứng từ trên máy, ta có
thể sửa lại tiêu đề khi in chứng từ
Tiêu đề 2 Tiêu đề ngầm định khi in chứng từ bằng tiếng Anh
Số liên khi in Trường này khai báo số liên chứng từ ngầm định được in ra khi in chứng từ
trên máy, NSD có thể sửa lại số liên cần in ra khi in chứng từ
Số dòng in ngầm định Trường này khai báo số liên chứng từ ngầm định được in ra khi in chứng từ
trên máy, NSD có thể sửa lại số liên cần in ra khi in chứng từ
Lọc theo NSD Thông tin này thông báo cho chương trình biết là có cho phép hay không
cho phép lọc chứng từ theo người sử dụng trong các màn hình cập nhật

chứng từ.
Việc lọc chứng từ theo người sử dụng chỉ thực sự cần thiết trong trường
hợp phòng kế toán lớn, có nhiều kế toán viên cùng sử dụng một màn hình
cập nhật chứng từ.
Số lượng c.từ lọc sẵn Thông tin này thông báo cho chương trình biết là phải lọc ra bao nhiêu
chứng từ được cập nhật sau cùng mỗi khi vào màn hình cập nhật chứng
từ.Ta có thể khai báo bằng 0, tức là không cần lọc chứng từ nào cả.
Ngoại tệ ngầm định Trong trường hợp màn hình nhập chứng từ mà các chứng từ thường có
cùng một đồng tiền giao dịch thì khai báo đồng tiền giao dịch này và
chương trình sẽ tự động gán đồng tiền giao dịch bằng đồng tiền giao dịch
[ngoại tệ] ngầm định ta khai báo. Tuy nhiên ta có thể sửa lại mã ngoại tệ khi
nhập chứng từ
Ngoại tệ ngầm định khai báo phải thuộc danh sách các loại tiền được khai
báo trong danh mục các loại tiền
Mã giao dịch ngầm định Khai báo mã giao dịch ngầm định khi vào mới chứng từ
Xử lý n.định khi lưu c.từ Thông tin này cho phép lựa chọn xử lý ngầm định khi lưu của từng màn
hình cập nhật chứng từ, thường thì có các phương án xử lý, tùy vào từng
màn hình cập nhật chứng từ:
- Ghi vào sổ cái: chuyển số liệu hạch toán vào sổ cái và thẻ kho [đối với
chứng từ nhập xuất]
- Chưa ghi vào sổ cái: chưa chuyển số liệu hạch toán vào sổ cái và thẻ kho
Thông tin trên chỉ là ngầm định trong khi cập nhật chứng từ và được phép
sửa lại trực tiếp phương án xử lý khi lưu chứng từ.
Sử dụng ngày lập c.từ Thông tin này cho phép có/không sử dụng trường ngày lập chứng từ, bình
thường ngày lập chứng từ được chương trình tự động gán bằng ngày hạch
toán
Sử dụng tên người g.dịch Thông tin này cho phép cập nhật hay không cập nhật trường tên người giao
dịch trên chứng từ. Ví dụ: người nhận tiền trên phiếu chi, người nộp tiền
trên phiếu thu
Sử dụng mã vụ việc Có/không sử dụng mã vụ việc khi cập nhật chứng từ

Fast Accounting 11 Tài liệu HDSD Chương 2. Phân hệ hệ thống
Fast Software Co., Ltd. II. 7/45
Sử dụng mã bộ phận Có/không sử dụng bộ phận bán hàng trên các màn hình nhập các chứng từ
liên quan đến bán hàng: hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, hóa đơn
dịch vụ, phiếu nhập hàng bán bị trả lại
Các tùy chọn trường tự do Sử dụng có/không sử dụng trường tự do
Thứ tự sắp xếp trên màn hình nhập liệu
Tên của trường tự do
Tên tiếng Anh khi sử dụng giao diện tiếng Anh
Chiều rộng độ rộng của trường trên màn hình hiện thị
Tự động mang xuống: tự động mang mã của dòng hiện thời khi nhập thêm
1 dòng mới
Nhóm khi lưu vào sổ cái: khi lưu vào sổ cái thì nhóm lại theo mã hoặc lưu
chi tiết từng dòng
2.2.3.1 Xem thông tin khai báo màn hình nhập chứng từ
Các bước thực hiện
1. Chọn chứng từ có thông tin cần xem
2. Nhấn phím F2 hiện ra thông tin chứng từ cần xem, NSD chỉ được xem
3. Nhấn nút Nhận hoặc nhấn phím Esc quay ra màn hình xem
2.2.3.2 Sửa thông tin khai báo màn hình nhập chứng từ
Các bước thực hiện
1. Chọn chứng từ cần sửa
2. Nhấn phím F3 sửa các thông tin chi tiết của chứng từ
3. Nhấn nút Nhận để lưu lại những thông tin đã sửa
2.2.3.3 Tìm thông tin khai báo màn hình nhập chứng từ
Các bước thực hiện
1. Để con trỏ tại cột cần tìm trên màn hình
2. Nhấn Ctrl + F, nhập tên cần tìm, nhấn Enter chương trình hiện tại dòng có thông tin cần tìm
2.2.3.4 Thoát khỏi thông tin khai báo màn hình nhập chứng từ
Các bước thực hiện

1. Tại màn hình khai báo các màn hình nhập chứng từ
2. Nhấn phím Esc để quay ra màn hình chính của chương trình
2.2.4 Khai báo các tham số hệ thống
Menu thực hiện
Hệ thống/ Các tham số hệ thống

Chức năng
Fast Accounting 11 Tài liệu HDSD Chương 2. Phân hệ hệ thống
Fast Software Co., Ltd. II. 8/45
- Chương trình cho phép khai báo một số tham số tuỳ chọn để chương trình phù hợp nhất với từng
doanh nghiệp cụ thể.
- Chương trình thể hiện khai báo theo từng tab phân hệ, thể hiện chi tiết cho từng phân hệ.


Stt
Tên tham số
Giải thích
Giá trị
001
Mã số thuế của doanh nghiệp

0100727825-001
002
Tỉnh thành

TP HCM
003
Quận huyện

Quận Tân Bình

004
Điện thoại

[08] 3848.6068
005
Fax

[08] 3848.6069
006
Email


007
Mã cục/chi cục thuế nơi đóng
thuế
Địa chỉ nơi doanh
nghiệp đăng ký đóng
thuế và nộp báo cáo
thuế [nơi cục thuế
quản lý thuế của
danh nghiệp]
0001
008
Họ và tên của kế toán trưởng
Họ và tên sẽ được in
trên các báo cáo kế
toán
[KTT ABC]
009
Chief accountant's name

Họ và tên sẽ được in
[ Chief accountant]