Khi bạn soạn thảo các van bản word, nhiều khi bạn cần tạo cho văn bản những kiểu chữ và định dạng chữ đặc biệt. Với việc hỗ trợ tạo ra các Style chữ tùy ý muốn của người dùng, ứng dụng word 2007 còn giúp bạn tạo ra dạng cây thư mục cho các đề mục trong văn bản của bạn với những Style tự tạo ở trên.
Hướng dẫn tạo cây thư mục trong Word 2007
Bước 1 : Bạn click vào biểu tượng nhỏ ở khung chứa các Style chữ trên thanh công cụ của word 2007 như trong hình:
Bước 2 : Bạn click vào Save Selection as a new Quick Style để tạo một Style mới:
Bước 3 : Bạn đặt tên cho mẫu là Taimienphi1 và click vào Modify:
Bước 4 : Ở bảng hiện ra bạn click vào Format rồi chọn Paragraph:
Bước 5 : Bạn chọn ở mục Alignment là Centered và ở mục Outlinelevel bạn chọn là level 1 rồi click OK:
Sau đó bạn thay đổi Font chữ cho mẫu này đến khi ứng ý rồi bạn tích vào 2 mục Add to the Styles gallery và Automatically update rồi click OK:
Bước 6 : Tương tự bạn tạo thêm Style thứ 2 với tên là Taimienphi2 và chọn ở mục Paragraph và các thiết lập khác như hình sau:
Bước 7 : Bạn tạo tiếp ra một Style thứ 3 nữa với tên là Taimienphi3 và chọn ở mục Paragraph và các thiết lập khác như hình sau:
Bước 8 : Sau khi bạn đã tạo xong các mẫu của mình [có thể nhiều hơn hoặc ít hơn 3 Style như trên], bạn bắt đầu tạo cây thư mục của mình như sau:
Bạn chọn vào Style Taimienphi1 rồi gõ vào tiêu đề của chương :
Tiếp theo bạn chọn Style Taimienphi2 rồi gõ vào các tiêu đề ở cấp độ 2 nhỏ hơn:
Bạn tiếp tục chọn Style Taimienphi3 rồi gõ vào các tiêu đề ở cấp độ 3 nhỏ hơn nữa:
Bạn có thể tiến hành tạo thêm nhiều Style và gõ vào nhiều tiêu đề ở cấp độ thấp hơn nữa.
Bước 9 : Bạn vào tab VIEW rồi chọn Document Map để xem cây thư mục bạn vừa tạo cho văn bản word:
Ở những phần bạn không muốn nó thuộc vào Style nào mà bạn đã tạo ra thì bạn để con trỏ chuột vào đầu của phần đó rồi click vào Style Normal đã có mặc định trong Word.
Và sau khi nhập xong tất cả các tiêu đề với các Style tương ứng thì bạn sẽ có một cấu trúc cây thư mục cho văn bản word của mình. Bạn còn có thể thu gọn lại cấu trúc của cây thư mục này như hình:
Trong quá trình soạn thảo luận văn, đồ án, đề tài nghiên cứu khoa học trên Word 2016 thì việc tạo cây thư mục sẽ giúp bạn quản lý, chỉnh sửa các nội dung văn bản nhanh chóng và tiện lợi. Ngoài ra, với những người đã quen sử dụng các phiên bản cũ sẽ chưa quen với các tính năng tạo cây thư mục trong Word 2016. Do vậy, trong bài viết này, Taimienphi.vn sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện này.
Để có thể dễ dàng quản lý các đề mục khi soạn thảo văn bản, bạn nên tạo ra một cây thư mục. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng tạo và chỉnh sửa các nội dung văn bản nhanh chóng và chính xác, không phải mất thời gian tìm kiếm vị trí cần chỉnh sửa như trước, giúp tăng hiệu quả công việc.
Từ những yêu cầu trên, trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn bạn cách tạo cây thư mục trong Word 2016 một cách đơn giản, dễ hiểu nhất.
Để tạo cây thư mục trong Word 2016, bạn làm lần lượt theo hướng dẫn dưới đây:
Bước 1: Bạn click vào biểu tượng ở khung chứa các style chữ trên thanh công cụ của word 2016 như hình dưới:
Bước 2: Chọn Create a Style.
Bước 3: Đặt tên cho style mới, như ở đây mình chọn là Taimienphi.vn-Thumuc1, xong rồi nhấn vào Modify.
Bước 4: Tại cửa sổ mới Create New Style from Formatting, bạn nhấn vào Format rồi chọn Paragraph.
Bước 5: Trong cửa sổ Paragraph, tab Indents and Spacing, mục General, tại Outline level bạn chọn Level 1. Chọn xong nhấn OK.
Bước 6: Sau khi trở lại cửa sổ Create New Style from Formatting, bạn có thể tùy chỉnh phông chữ cho style mới của bạn, rồi đánh dấu 2 mục Add to the Styles gallery và Automatically update, xong nhấn OK.
Bước 7: Thực hiện lại các bước trên để tạo các style khác, chí khác ở bước 5 thay vì chọn Level 1 thì bạn chọn tiếp Level 2, Level 3,... tùy vào số style của bạn. Như ở đây mình đã tạo đến Taimienphi.vn-Thumuc4 với Level 4.
Bước 8: Sau khi tạo xong style mới, bạn có thể bắt đầu tạo cây thư mục cho mình. Đầu tiên bạn đặt tiêu đề chương cho văn bản của bạn, rồi chọn style đầu tiên bạn tạo. Như ở hình dưới, mình chọn style Taimienphi.vn-Thumuc1, tiêu đề mình đặt giống tên style để bạn dễ quan sát.
Bạn tiếp tục làm tương tự với các tiêu đề con khác sao cho ứng với các mẫu bạn đã tạo. Dưới đây là Style đã được xử lý định dạng phông chữ của mình:
Như vậy là mình đã hướng dẫn bạn tạo xong cây thư mục trong Word 2016. Để dễ quan sát hơn bạn mở tab View, chọn Navigation Pane để xem cây thư mục bạn vừa tạo.
Và đây là thành quả:
Trên đây mình đã hướng dẫn tạo cây thư mục trong Word 2016. Nhờ cây thư mục này, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm các vị trí mình cần trong văn bản một cách nhanh chóng. Để tăng hiệu quả công việc hơn, bạn có thể tham khảo cách thực hiện trên các bản Word khác tại đây