Quản lý kho vật tư linh kiện là công việc yêu cầu sự kết hợp của nhiều nghiệp vụ, từ bố trí sắp xếp hàng hóa, vật tư, bảo quản hàng hóa, quản lý xuất nhập tồn kho, cho đến kiểm tra lượng hàng trong kho và tính toán đưa ra định mức tồn kho hiệu quả. Bài viết này chia sẻ các kinh nghiệm giúp cải thiện công tác quản lý kho của nhân viên thủ kho, quản lý kho.
1. Kinh nghiệm chung trong quản lý kho hàng, kho vật tư linh kiện
– Sắp xếp kho theo từng vị trí và theo nguyên tắc nhập trước xuất trước. – Mỗi loại hàng hóa cần có một thẻ kho được cập nhật thường xuyên số liệu – Kiểm tra kĩ càng, chính xác lệnh xuất hàng, đóng hàng, sản xuất xưởng – Liên hệ chính xác bên giao hàng vật tư phụ liệu sắp xếp thời gian vào hàng – Tìm kiếm những người bạn tin tưởng và giao việc2. Kinh nghiệm sắp xếp hàng hóa
– Thủ kho cần chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm soát việc xếp dỡ cũng như đảm bảo các công cụ và cách thức đó không làm tổn hại đến hàng hóa, vật tư nguyên liệu – Chỉ có thủ kho mới có quyền đưa hàng hóa vào hay chuyển vị trí của chúng trong kho – Sắp xếp mặt bằng sạch sẽ, ngăn nắp trước khi nhập hàng. – Hướng dẫn người xếp hàng để, đặt hàng đúng vị trí – Không xếp hàng hóa ở ngoài trời – Các khu vực dễ có nước mưa hắt vào khi mưa lớn phải thiết kế các giá [palet] để trưng hàng– Hàng hóa sau khi xuất xong phải được thu xếp gọn gàng, tạo không gian cho các hàng hóa khác, loại hàng nào dư phải để vào khu vực riêng.
Quản lý kho hàng vật tư linh kiện hiệu quả
3. Kinh nghiệm lưu kho Nhân viên kho cần ghi thẻ bài cho tất cả các mẫu mã hàng hóa và gắn vào nơi để hàng hóa. Thẻ bài cần có đầy đủ thông tin như mã hàng, màu sắc, kích thước hàng hóa Thủ kho sẽ là người lập sơ đồ kho. Trong sơ đồ cần thể hiện rõ rang lối đi cũng như vị trí đặt các kệ hàng. Các kệ cần được đánh dấu, ghi rõ số kệ. Thủ kho cần kiểm tra về an toàn chống cháy nổ trong kho.
4. Kinh nghiệm thanh lý hàng hóa
Các loại hàng hóa, vật tư, nguyên liệu còn dư cần thanh lý, kho sẽ tiến hành kiểm tra lại số hàng đã nhập, xuất và lập báo cáo xuất nhập sau khi nhận được thông tin thanh lý. Đối với các loại hàng còn dư nhưng chưa yêu cầu thanh lý cần để riêng, chờ ý kiến của bộ phận bán hàng Kho cần chủ động liên lạc với bộ phận bán hàng để giải phóng lô hàng nếu quá thời hạn 1 tháng kể từ ngày nhận được thông tin thanh lý mà chưa nhận được ý kiến bộ phần bán hàng.5. Kinh nghiệm kiểm kê kho
Cần kiểm kê kho hàng định kì nhằm xác nhận, kiểm tra lại số lượng và chất lượng hàng trong kho. Kết quả kiểm tra kho hàng cần được ghi lại trong biên bản kiểm kho Các hàng hóa không phù hợp cần được đánh dấu và chờ ý kiến xử lý của Ban Giám đốc.Trên đây là một số kinh nghiệm quản lý kho hàng, kho vật tư nhằm giúp các nhân viên quản lý kho, thủ kho có thể quản lý hàng hóa, quản lý xuất nhập tồn kho một cách hiệu quả.
Hoạt động trong kho hàng chính là một khâu cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp. Vì đây là nơi lưu trữ tất cả nguyên liệu, hàng hóa phục vụ cho việc sản xuất, kinh doanh bán hàng.
Nếu hàng hóa trong kho được tổ chức, sắp xếp khoa học sẽ là nền tảng giúp cho quá trình vận hành của doanh nghiệp đạt năng suất cao hơn và việc quản lý kho hàng trở nên dễ dàng hơn.
Với 20 mẹo hay sắp xếp kho hàng hóa dưới đây, bạn có thể hoàn toàn yên tâm vì hàng hóa luôn đạt tiêu chí “dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại, dễ kiểm tra”. Không chỉ rút ngắn thời gian nhập xuất hàng, các cách sắp xếp khoa học còn giúp tăng cường bảo quản hàng hóa và tối ưu sử dụng không gian kho.
20 kinh nghiệm hay về cách sắp xếp kho hàng
1. Dùng mã SKU [Stock Keeping Unit]
SKU là Mã hàng hóa, gồm một chuỗi ký tự [chữ và/hoặc số] dùng để đánh dấu vị trí của hàng hóa lưu trong kho. Nhìn vào mã SKU này, có thể nhanh chóng tìm ra ngay khu vực lưu trữ của hàng. Ví dụ đối với sản phẩm giày lưu ở khu A, dãy 1, tầng 03, ô 11, màu đỏ, size 38, mã SKU gợi ý là A10311DO38. Đây là cách sắp xếp kho hàng có thể nói là bắt buộc. Quy cách đặt mã SKU không có mẫu chuẩn, tùy mỗi doanh nghiệp tự quy ước.
2. Sắp xếp kho hàng theo chủng loại và khu vực:
Nên chọn cách bố trí kho hàng thành các khu vực cụ thể để sắp xếp các mặt hàng phù hợp như Hàng khô, hàng cần nhiệt độ mát, hàng có mùi, hàng hóa chất, hàng dễ cháy. Điều này giúp tránh sự ảnh hưởng làm giảm chất lượng lẫn nhau giữa các mặt hàng cũng như tạo thuận tiện cho quá trình xuất nhập, quản lý.
Lưu ý hàng có giá trị cao cần bố trí khu vực riêng, thậm chí cần có khóa bảo vệ để tăng tính an toàn. Còn những mặt hàng có yêu cầu bảo quản đặt biệt, cần căn cứ vào tính chất hàng cũng như yêu cầu bảo quản của nhà sản xuất trên bao bì để sắp xếp vào các khu vực phù hợp.
3. Nguyên tắc FIFO [First in, First out] – Hàng nhập trước xuất trước:
Bố trí kho hàng với những hàng mới để ở phía trong, hàng cũ để phía ngoài. Với hàng xếp chồng thì hàng mới phía dưới, hàng cũ phía trên sao cho những hàng nhập vô trước sẽ là những hàng xuất đi đầu tiên.
Đa phần các hàng thực phẩm, hàng thời trang, công nghệ, hàng dễ hư hỏng sẽ áp dụng nguyên tắc sắp xếp kho hàng này.
4. Nguyên tắc LIFO [Last In, First Out] – Hàng nhập sau xuất trước:
Ưu tiên các hàng nhập sau sẽ được xuất đi trước. Đây là cách sắp xếp kho hàng hợp lý áp dụng cho các mặt hàng không bị giới hạn về thời gian lưu trữ, không hư hỏng nếu tồn kho lâu, ví dụ như vật liệu xây dựng. LIFO giúp doanh nghiệp cân đối chi phí sản xuất và bán hàng phù hợp.
Bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn về các phương pháp này qua bài viết Khái niệm FIFO và LIFO trong quản lý hàng hóa
5. Nguyên tắc FEFO [First Expiry, First Out] – Hàng hết hạn trước xuất trước:
Căn cứ vào hạn dùng của sản phẩm để sắp xếp phù hợp, theo đó ưu tiên sắp xếp các sản phẩm có hạn sử dụng gần phía ngoài cho việc xuất bán trước, hạn dùng lâu hơn sẽ xuất sau.
6. Nguyên tắc FEFO [First Ended, First Out] – Hàng cuối cùng xuất trước:
Qua quá trình rà soát tồn kho, có những mặt hàng đã lưu kho lâu sẽ được ưu tiên xuất đi trước.
7. Nếu kho không có hệ thống ô kệ:
Có thể sử dụng các ván lót nhằm ngăn cách các mặt hàng. Nguyên tắc xếp hàng nặng ở dưới, hàng nhẹ ở trên và không nên chất quá cao tránh trường hợp bị ngã đổ hoặc hàng phía dưới bị móp méo do chịu khối lượng quá lớn.
8. Nếu hàng trong kho thường xuyên xuất lẻ, có hai cách sắp xếp kho hàng hóa.
Thứ nhất, tổ chức một khu vực lưu hàng nguyên đai nguyên kiện, một khu vực chuyên chứa hàng lẻ thường xuyên xuất nhập.
Thứ 2, đối với kho có hệ thống ô kệ, hàng lẻ xuất đi thường xuyên nên lưu ở các tầng dưới, hàng nguyên đai nguyên kiện ít xuất nhập để ở các tầng phía trên.
9. Sử dụng pallet:
Pallet là vật rất cần thiết để phục vụ cho việc bốc dở hàng hóa bằng xe nâng. Hàng cần đặt trên pallet trước khi xếp vào ô kệ. Đặc biệt hàng hóa để ở tầng trệt, trong các khu vực có nguy cơ bị mưa hắt hoặc ngập, cần đặt trên pallet cao [20-30cm so với mặt đất]
10. Khu vực dành cho hàng có vấn đề:
Nên có khu vực riêng để trữ hàng có vấn đề, hàng lỗi, hàng hư hỏng chờ xử lý. Phân bố như vậy giúp ngăn chặn sự “lây lan” hư hại đối với các sản phẩm nguyên vẹn cũng như tránh trường hợp xuất đi nhầm hàng kém chất lượng.
11. Phải có nơi soạn hàng:
Kho cần có một khoảng không gian đủ rộng để phục vụ cho hoạt động soạn hàng, lắp ráp, đóng gói, giao dịch…
12. Tách biệt các khu vực kho:
Nếu kho hàng của bạn lớn và có nhiều khu vực khác nhau, hãy tách các khu vực này cách xa nhau [cách khoảng từ 3-5 mét]. Cách sắp xếp kho bãi này rất quan trọng. Mục đích là nhằm hạn chế sự tác động xấu cho nhau, cũng như để giảm hậu quả trong trường hợp không may xảy ra hỏa hoạn. Bạn có thể tận dụng không gian này làm nơi soạn hàng.
13. Luôn gọn gàng và sạch sẽ:
Khi nhập hàng, phải lau dọn mặt bằng sạch sẽ trước khi đưa hàng vào. Sau khi xuất hàng xong phải sắp xếp lại ngay ngắn và đúng quy định. Sự gọn hàng ngay từ đầu giúp cho quá trình vận hành kho về sau được dễ dàng hơn. Đừng quên Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng mà bất kỳ nhà kho nào cũng đang áp dụng hiện nay!
14. Cách sắp xếp, tổ chức lối đi trong kho bãi:
Lối đi chính hướng ra cửa chính, lối phụ [nếu có] hướng cửa sổ để tạo sự lưu thông không khí, hạn chế ẩm mốc Lối đi nên tổ chức thành các đường thẳng song song, tạo thuận tiện cho quá trình xuất nhập hàng cũng như quản lý. Lối đi gấp khúc, có nhiều ngã rẽ ngẫu hứng dễ mang lại sự phiền toái và nhầm lẫn.
Lối đi chính cần đủ rộng để có không gian cho xe nâng máy di chuyển, quay đầu. Trong khi đó lối đi phụ có thể chiều rộng nhỏ hơn. Lưu ý cần tổ chức lối đi chặt chẽ và tiết kiệm không gian nhất [bởi ít lối đi sẽ gây khó khăn cho quá trình bốc dở hàng, nhưng nhiều lối đi lại làm lãng phí diện tích kho không cần thiết]
15. Thiết kế cửa kho:
Nếu tần suất lưu chuyển hàng hóa lớn, nên có một cửa chuyên cho việc nhập hàng, một cửa chuyên cho xuất hàng để tránh trường hợp khách hàng ùn ứ, xếp hàng chờ đợi. Mỗi cửa sẽ có nhân viên phụ trách riêng.
16. Lên sơ đồ sắp xếp kho hàng:
Cần thể hiện chính xác thực tế vị trí lưu trữ trong kho trong sơ đồ lưu trữ. Thủ kho phải nắm vững thông tin và vị trí hàng hóa lưu trữ thông qua sơ đồ này. Trường hợp có bất kỳ thay đổi nào [thay đổi vị trí, nhập thêm hàng, xuất hàng đi hết,…] cần cập nhật ngay và phổ biến cho các nhân viên kho.
17. Bảng chỉ dẫn:
Cách sắp xếp kho hàng khoa học luôn cần có sự hỗ trợ của các bảng chỉ dẫn. Nên dán các bảng chỉ dẫn ở đầu mỗi kệ hoặc vị trí nào dễ quan sát, việc này góp phần giúp quá trình tìm kiếm, kiểm kê hàng hóa dễ dàng và nhanh chóng hơn
18. Xử lý khi có sự cố:
Quy trình sắp xếp kho hàng phải luôn cần có lối đi [thuận tiện nhất] cho hoạt động thoát hiểm khi có sự cố
Nơi đặt bình chữa cháy, vòi phun nên được bố trí đều trong kho
19. Bảo vệ kệ hàng:
Mỗi đầu dãy kệ nên có thanh chắn nhằm ngăn ngừa xe nâng hoặc các thiết bị khác va quẹt. Thủ kho cũng cần thường xuyên kiểm tra các ô kệ, nếu phát hiện bất cứ dấu hiệu nào như kệ cong, vênh, rỉ sét, lỏng ốc vít,…cần có giải pháp sửa chữa khắc phục ngay.
20. Những lưu ý cần tránh khi sắp xếp hàng trong kho:
- Sắp xếp sao không bị áng tầm nhìn của camera
- Lưu ý hàng hóa không chất quá cao làm che lấp hoặc làm ảnh hưởng đến hệ thống thông gió, làm lạnh. Chi tiết nhỏ nhưng lại có khả năng tác động xấu đến hàng trong kho ở diện rộng.
- Hàng hóa không để gần cửa sổ sát tường, đây là hai khu vực dễ khiến hàng bị mưa tạt hoặc bao bì bạc màu do tiếp xúc nhiều với ánh nắng.
- Hàng dễ vỡ nên để nơi an toàn, có ghi chú rõ ràng, không đặt gần lối đi nhằm loại bỏ các nguy cơ va chạm.
- Tuyệt đối không trèo lên và giẫm sản phẩm, dù sản phẩm có chất liệu cứng. Bởi bạn cần tôn trọng hàng hóa của mình. Trong kho luôn cần trang bị ghế hoặc thang sẵn trong trường hợp cần thiết.
- Tuyệt đối không nấu nướng trong kho. Không để hàng hóa dễ cháy cần các thiết bị tỏa nhiệt, tủ bảng điện,…
- Xếp hàng vào ô kệ ngay ngắn, không nhấp nhô, lởm chởm doi ra ngoài làm cản lỗi đi, dễ vướng víu đổ vỡ. Hàng hóa ngăn nắp cũng góp phần giúp tăng tính thẩm mỹ, giúp không gian kho thoáng đãng hơn.
Kết luận
Sắp xếp hàng hóa trong kho bãi của doanh nghiệp là một việc không hề đơn giản. Người lên kế hoạch ban đầu cần có tầm nhìn để có cách phân bổ và tổ chức kho tối ưu. Người thủ kho hoặc nhân viên kho cần tuân thủ sát với tiêu chuẩn sắp xếp ban đầu, cũng như lưu ý quan sát trong suốt quá trình lưu trữ để có cách cải thiện cũng như khắc phục các hạn chế kịp thời, nhằm đạt hiệu quả khai thác kho tốt nhất.
Nguồn: SEC Warehouse