Cách lập dự toán tiêu thụ tại doanh nghiệp

Kế hoạch tài chính của doanh nghiệp là kế hoạch cho những hoạt động trong những năm tới của doanh nghiệp bao gồm các thông tin tài chính và chỉ tiêu để đánh giá. Hoàn thành một kế hoạch tài chính là bước cần thiết trong việc lập một kế hoạch kinh doanh. Kế hoạch tài chính hay kế hoạch ngân sách giúp định hướng việc ra quyết định hàng ngày của doanh nghiệp, và so sánh số lượng dự báo với kết quả thực tế và mang lại thông tin quan trọng về sức khỏe và hiệu quả tài chính tổng thể của doanh nghiệp.

Nhà quản trị cần phân biệt giữa hai vấn đề lập ngân sách và lập dự báo

Lập ngân sách:

+ Lập kế hoạch tổng thể và chi tiết cho từng hoạt động chính của doanh nghiệp.

+ Chỉ rõ các hành động cần thực hiện để đạt được mục tiêu nhất định

+ Có các mục tiêu cụ thể mà công ty mong muốn đạt được

+ Được đo lường và định giá cụ thể để đảm bảo đạt được mục tiêu

+ Mang tính áp lực đối với việc ra quyết định kinh doanh

Lập dự báo:

+ Sử dụng các kỹ thuật để ước tính các thay đổi về hoạt động kinh doanh có thể xảy ra trong tương lai như: số lượng sản phẩm sản xuất, số lượng lao động cần tuyển, thị phần của sản phẩm.

+ Không có tiêu chí để đo lường và đánh giá định lượng cụ thể.

+ Không gây ra áp lực đối với quyết định kinh doanh của doanh nghiệp

Các bước lập dự toán

+ Dự toán các nhân tố cốt lõi sẽ được thực hiện đầu tiên. Các nhân tố cốt lõi thường là các nhân tố giới hạn các hoạt động của một tổ chức. Nhân tố này thường là nhu cầu tiêu thụ sản phẩm. Một công ty thường hạn chế sản xuất và bán nhiều sản phẩm hơn nhu cầu. Các nhân tố giới hạn cũng có thể là năng lực sản xuất của máy móc, nguồn lực bán và phân phối sản phẩm, mức độ có sẵn của nguyên liệu chủ yếu hoặc tiền mặt. Sau khi nhân tố cốt lõi được xác định thì các phần còn lại của dự toán sẽ được lập sau đó.

Ví dụ: một doanh nghiệp sản xuất phân bón, số lượng hàng bán trong một chu kỳ được xác định là nhân tố dự toán cốt lõi thì quá trình lập dự toán cho các bước tiếp theo như sau:

+ Dự toán doanh số bán hàng được lập bao gồm các chỉ tiêu về số lượng phân bón sản xuất, mức giá bán ra và tổng doanh thu. Đồng thời, dự toán hàng tồn kho thành phẩm cũng sẽ được lập theo. Dự toán hàng tồn kho quyết định tiêu chuẩn tăng hoặc giảm lượng phân bón thành phẩm sẽ tồn kho.

+ Sau khi chuẩn bị thông tin về lượng phân bón tồn kho và bán ra dự kiến, dự toán cho số lượng sản xuất sẽ được lập bằng cách lấy số lượng hàng bán ra cộng cho mức tăng hàng tồn kho thành phẩm hoặc ngược lại. Dự toán sản xuất sẽ được đo lường theo đơn vị sản phẩm như kilogram, gói, bao...

Dự toán sản xuấtcũng sẽ dẫn đến các dự toán nguồn lực sản xuất như dự toán mức số lượng nguyên vật liệu như dự toán men vi sinh, các loại phân hóa học như nitơ, kali, photpho, dự toán mức độ sử dụng máy móc như thời gian sử dụng máy ủ men vi sinh, máy trộn nguyên liệu, máy đóng gói bao bì, dự toán số lượng lao động như lao động chính thức ở từng khâu sản xuất, đóng gói, số lượng lao động thời vụ...

+ Để bổ sung cho dự toán mức sử dụng nguyên liệu thì dự toán hàng tồn kho nguyên liệu cũng cần được lập để quyết định kế hoạch tăng hoặc giảm mức hàng tồn kho vật liệu. Sau khi có dự toán về mức độ sử dụng và hàng tồn kho nguyên liệu phân bón, bộ phận mua hàng cần lập kế hoạch về số lượng và giá trị các loại vật liệu cần mua và lập kế hoạch cung ứng và tồn kho.

Ví dụ: công ty sử dụng nguyên liệu tự nhiên như phân gà, phân bò từ các địa điểm chăn nuôi để sản xuất phân hữu cơ vi sinh, quá trình lập kế hoạch cần phải tính đến các yếu tố như thời tiết, mùa vụ vì điều này sẽ làm thay đổi độ ẩm và ảnh hưởng chất lượng nguyên liệu. Chất lượng nguyên liệu bị ảnh hưởng có thể làm tăng chi phí xử lý nguyên liệu hoặc chi phí vận chuyển từ nguyên liệu từ các địa điểm có chất lượng tốt hơn và chậm quá trình sản xuất dẫn đến phát sinh chi phí khác.

+ Trong suốt quá trình lập dự toán sản xuất và bán hàng, Giám đốc các trung tâm chi phí của doanh nghiệp sẽ lập dự toán về chi phí chung cho bộ phận của họ. Chi phí này bao gồm các loại như chi phí bảo trì máy móc, lưu kho thành phẩm, hành chính, bán hàng.

+ Sau khi đã có các thông tin đầy đủ về doanh thu và chi phí của các hoạt động và bộ phận, dự toán về báo cáo kết quả kinh doanh có thể được lập để xem xét lợi nhuận từ kế hoạch dự toán đề ra.

+ Sau khi có dự toán về kết quả kinh doanh một số dự toán khác cũng được lập để tiến tới lập dự toán bảng cân đối kế toán bao gồm dự toán vốn cơ bản cho tài sản dài hạn như kế hoạch mua sắm, nâng cấp máy móc thiết bị, xây dựng nhà xưởng, văn phòng kinh doanh mới, dự toán vốn lưu động về các khoản tăng giảm giá trị hàng tồn kho, khoản phải thu khách hàng, khoản phải trả nhà cung cấp cũng như tiến độ thực hiện và dự toán dòng tiền cho hoạt động.

Ví dụ: công ty sẽ xem xét tác động của việc đầu tư mua mới máy lên men vi sinh với công suất lớn hơn và thời gian lên men ngắn hơn, giúp tăng số lượng nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất và thời gian cung ứng, tuy nhiên quyết định đầu tư vào máy lên men cần xem xét công suất chế biến phân bón hiện tại vì nếu đầu vào cung cấp quá nhiều sẽ dẫn đến quá tải ở khâu sản xuất, mặt khác lợi nhuận từ việc gia tăng sản xuất có thể không đủ để bù đắp cho chi phí đầu tư ban đầu cho máy mới, năng lực huy động vốn để đầu tư cũng là một vấn đề cân nhắc nếu công ty không đủ dòng tiền để đáp ứng.

Tóm lại, doanh nghiệp cần hiểu rằng dự báo và lập ngân sách là hai hoạt động khác nhau. Để thiết lập ngân sách, doanh nghiệp sẽ cần xác định yếu tố ngân sách chính phù hợp với loại hình kinh doanh và lĩnh vực kinh doanh của họ.