Nếu bạn là Kế toán tổng hợp hoặc Kiểm toán, ắt hẳn chúng ta thường xuyên phải tổng hợp dữ liệu và việc tính tổng cùng 1 ô trong nhiều Sheet để trình bày trên một báo cáo là một thao tác quen thuộc.
Cách đơn giản nhất nhưng cũng mất nhiều thời gian nhất là chúng ta đi từng Sheet, nhấp chuột chọn từng ô để tạo công thức.
Ví dụ lỡ trường hợp nào chúng ta có…100 Sheet thì cách làm trên đây thật sự không hiệu quả vì nó mất cả buổi sáng và đôi khi chúng ta không kiểm soát được tính đầy đủ và chính xác.
Do đó, UniTrain giới thiệu với các bạn cách làm hữu hiệu sau đây để có thể thực hiện điều này một cách chính xác và tiết kiệm thời gian.
Tính tổng cùng 1 ô trong nhiều Sheet
Để Tính tổng cùng 1 ô trong nhiều Sheet, chúng ta có thể sử dụng công thức có cú pháp sau:
= SUM[‘Sheet_đầu_tiên:Sheet_cuối_cùng’!Ô_hoặc_range_cần_tính]
Trong cú pháp ở hàm này, chúng ta nhớ lưu ý các đều sau:
– Dấu phẩy trên [‘]: Nhớ để dấu này ở trước tên Sheet_đầu_tiên và sau tên Sheet_cuối_cùng nhé cả nhà.
– Sheet_đầu_tiên: Là tên của Sheet đầu tiên trong dãy Sheet cần tính
– Sheet_cuối_cùng: Là tên của Sheet cuối cùng trong dãy Sheet cần tính
– Ô_hoặc_range_cần_tính: Là địa chỉ của ô hoặc vùng cần tính tổng
Như vậy, để rút gọn công thức khi nãy lại, chúng ta cần làm 2 bước
1. Sắp xếp loạt Sheet cần tính liên tục và liền nhau từ January 2016 – Profit đến December 2016 – Profit
2. Sử dụng hàm sau đây:
= SUM[‘January 2016 – Profit: December 2016 – Profit’!A1]
Thủ thuật
Sau khi thực hiện như trên, nếu chúng ta vẫn thấy công thức của chúng ta vẫn…dài thì chúng ta có
thể làm 1 mẹo sau nữa:
1. Chèn thêm 1 Sheet tên Start trước Sheet January 2016 – Profit
2. Chèn thêm 1 Sheet tên End trước Sheet December 2016 – Profit
Lưu ý là 2 Sheet này trống hoàn toàn và không chứa giá trị nào hết
3. Lúc này, chúng ta sử dụng hàm sau:
= SUM[‘Start:End’!A1]
4. Ẩn 2 Sheet Start và End lại.
Như vậy, lúc này Excel sẽ tính tổng các sheet Start, January 2016 – Profit,…, December 2016 – Profit và Endnhưng 2 sheet này không có giá trị nên không ảnh hưởng đến kết quả của chúng ta mà hàm lại ngắn hơn.
Lưu ý
Khi sử dụng tính năng này để Tính tổng cùng 1 ô trong nhiều Sheet, chúng ta cần lưu ý các điều sau:
1. Các Sheet của chúng ta phải cùng 1 định dạng, nếu không thì Excel sẽ tính sai. Vì vậy, chúng ta cần đảm bảo các Sheet của chúng ta cần phải cùng 1 định dạng.
2. Bình thường, khi chúng ta chèn thêm dòng, cột thì địa chỉ ô của chúng ta sẽ tự động thay đổi theo. Khi tính tổng trong nhiều sheet như thế này, Excel chỉ tự động thay đổi địa chỉ ô khi chúng ta chọn
tất cả các Sheet cùng lúc và chèn dòng, cột.
3. Excel sẽ tính tổng tất cả các Sheet nằm giữa Sheet_đầu_tiên và Sheet_cuối_cùng nên chúng ta cẩn thận các Sheet nằm giữa, kể cả các Sheet bị ẩn. Nên chúng ta cần cẩn thận hết sức.
Nguồn: Coffee Excel
Tính tổng giá trị dựa trên nhiều điều kiện
Excel cho Microsoft 365 Excel cho web Excel 2019 Excel 2016 Excel 2013 Xem thêm...Ít hơn
Hãy nói rằng bạn cần tính tổng các giá trị với nhiều hơn một điều kiện, chẳng hạn như tổng doanh thu sản phẩm trong một khu vực cụ thể. Đây là một trường hợp tốt cho việc sử dụng hàm Sumifs trong công thức.
Hãy xem ví dụ này mà chúng tôi có hai điều kiện: chúng tôi muốn tổng doanh số bán thịt [từ cột C] ở khu vực phía nam [từ cột a].
Đây là một công thức bạn có thể sử dụng để acomplish này:
= SUMIFS [D2: D11, A2: A11, "miền Nam", C2: C11, "thịt"]
Kết quả là giá trị 14.719.
Hãy xem xét chặt chẽ hơn ở từng phần của công thức.
=SUMIFS là công thức số học. Nó tính toán số, trong trường hợp này nằm trong cột D. Bước đầu tiên là xác định vị trí của các số:
=SUMIFS[D2:D11,
Nói cách khác, bạn muốn công thức tính tổng các số trong cột đó nếu phù hợp với các điều kiện. Phạm vi ô đó là đối số đầu tiên trong công thức này — đoạn đầu tiên của dữ liệu mà hàm đó yêu cầu là đầu vào.
Tiếp theo, bạn muốn tìm dữ liệu đáp ứng hai điều kiện, vì vậy bạn nhập điều kiện đầu tiên của mình bằng cách chỉ định hàm vị trí của dữ liệu [A2: A11] và cũng là nội dung nào — vốn là "miền Nam". Thông báo dấu phẩy giữa các đối số riêng biệt:
=SUMIFS[D2:D11,A2:A11,”Miền Nam”,
Dấu ngoặc kép xung quanh "miền Nam" xác định rằng dữ liệu văn bản này.
Cuối cùng, bạn nhập biến số cho điều kiện thứ hai – phạm vi ô [C2:C11] chứa từ “thịt,” cộng với từ đó [nằm trong dấu ngoặc kép] để Excel có thể tìm dữ liệu phù hợp. Kết thúc công thức với dấu đóng ngoặc ] , rồi nhấn Enter. Kết quả, một lần nữa, là 14.719.
=SUMIFS[D2:D11,A2:A11,”Miền Nam”,C2:C11,”Thịt”]
Khi bạn nhập hàm SUMIFS trong Excel, nếu bạn không nhớ các đối số, trợ giúp đã sẵn sàng ở bàn tay. Sau khi bạn nhập = Sumifs [, công thức AutoComplete xuất hiện bên dưới công thức, với danh sách các đối số theo thứ tự phù hợp của họ.
Xem hình ảnh của công thức AutoComplete và danh sách các đối số, trong ví dụ của chúng sum_rangelà D2: D11, cột của các số mà bạn muốn tính tổng; criteria_range1là A2. A11, cột dữ liệu nơi criteria1 "miền Nam" nằm.
Khi bạn nhập, phần còn lại của biến số sẽ xuất hiện trong Công thức AutoComplete [không hiện ở đây]; criteria_range2 là C2:C11, cột dữ liệu nơi criteria2 “Thịt” có trong đó.
Nếu bạn bấm vào Sumifs trong công thức AutoComplete, một bài viết sẽ mở ra để giúp bạn có thêm trợ giúp.
Bạn hãy thử đi
Nếu bạn muốn thử nghiệm với hàm SUMIFS, đây là một số dữ liệu mẫu và công thức sử dụng hàm.
Bạn có thể làm việc với dữ liệu mẫu và công thức ngay tại đây, trong sổ làm việc Excel dành cho web này. Thay đổi các giá trị và công thức, hoặc thêm các giá trị và công thức của riêng bạn và xem trực tiếp kết quả thay đổi như thế nào.
Sao chép tất cả các ô trong bảng bên dưới và dán vào ô A1 trong trang tính mới trong Excel. Bạn có thể muốn điều chỉnh độ rộng cột để xem công thức tốt hơn
Khu vực | Nhân viên bán hàng | Loại | Doanh số |
Miền Nam | Ito | Nước giải khát | 3571 |
Miền Tây | Lannin | Sản phẩm bơ sữa | 3338 |
Miền Đông | Makovec | Nước giải khát | 5122 |
Miền Bắc | Makovec | Sản phẩm bơ sữa | 6239 |
Miền Nam | Jordan | Nông sản | 8677 |
Miền Nam | Lannin | Thịt | 450 |
Miền Nam | Lannin | Thịt | 7673 |
Miền Đông | Makovec | Nông sản | 664 |
Miền Bắc | Lannin | Nông sản | 1500 |
Miền Nam | Jordan | Thịt | 6596 |
Công thức | Mô tả | Kết quả | |
' = SUMIFS [D2: D11, A2: A11, | Tổng doanh thu thịt trong | = SUMIFS [D2: D11, A2: A11, |
Lưu ý:
Bạn muốn thêm ví dụ? Bạn sẽ tìm thấy nhiều ví dụ hơn nữa trong bài viết về hàm SUMIFS.
Nếu bạn muốn tính tổng giá trị cho một phạm vi dựa trên giá trị của phạm vi khác, dùng hàm SUMIF.