Hoá đơn điện tử trong quá trình sử dụng chắc chắn không tránh được những sai sót. Nếu phát hiện sai sót sau khi đã phát hành, người lập hoá đơn cần phải hiểu rõ quy tắc, quy định của pháp luật cho phép huỷ hoá đơn điện tử. Nếu bạn chưa nắm được cách thức huỷ, hãy tham khảo cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành dưới đây.
Trước khi tìm hiểu cách huỷ hoá đơn, trước hết cần phải hiểu rõ khái niệm huỷ hoá đơn là gì. Có rất nhiều người đang nhầm lẫn giữa việc huỷ hoá đơn và tiêu huỷ hoá đơn. Hủy hóa đơn điện tử là việc xử lý cho hoá đơn không còn giá trị sử dụng. Còn tiêu huỷ hoá đơn điện tử chính là làm cho hóa đơn không thể truy cập hoặc tham chiếu thông tin.
Việc huỷ hoá đơn phải thực hiện theo đúng quy định
Theo Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC, người lập được phép huỷ bỏ hoá đơn đã phát hành nếu phát hiện có sai sót xảy ra. Cụ thể:
- Hóa đơn điện tử đã được lập và đã gửi cho người mua nhưng hai bên chưa giao nhận hàng hoá, dịch vụ thì phát hiện ra thông tin trên hóa đơn có sai sót.
- Hóa đơn điện tử đã lập và đã gửi cho người mua nhưng cả hai bên đều chưa kê khai thuế.
Đối với cả hai trường hợp trên, doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành, đồng thời phải lập lại một hóa đơn khác thay thế. Tuy nhiên, khi hủy hóa đơn phải tuân thủ yêu cầu sau:
- Hoá đơn chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của cả hai bên mua, bán. Có hiệu lực đúng thời hạn mà hai bên đã thoả thuận.
- Dù đã huỷ hoá đơn vẫn phải lưu trữ theo đúng quy định pháp luật.
- Sau khi đã hủy, bên bán cần lập hóa đơn điện tử mới để thay thế, gửi lại bên mua theo đúng quy định.
- Trên hóa đơn điện tử mới được lập phải hiển thị nội dung: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số xxx; Ký hiệu xxx; gửi ngày xx tháng xx năm xxxx”.
Xem thêm:
Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử cho cá nhân/khách lẻ
Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là gì? Điều kiện, quy định khi thực hiện chuyển đổi
Không được phép huỷ hoá đơn trái với những quy định pháp luật ban hành. Để đảm bảo quy trình đúng quy định pháp luật, bạn hãy thực hiện theo các bước hướng dẫn dưới đây.
Bước 1: Tiến hành lập biên bản hủy bỏ hóa đơn đã phát hành
Khi lập biên bản huỷ bỏ hoá đơn cần thể hiện rõ nội dung bị sai, nội dung đúng sau khi điều chỉnh. Biên bản huỷ bỏ hoá đơn phải có chữ ký, đóng dấu của cả hai bên mua và bán.
Huỷ hoá đơn đã phát hành cần có sự thoả thuận giữa bên mua và bên bán
Bước 2: Hủy hóa đơn điện tử
Ở bước thứ 2 trong cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành này sẽ được thực hiện ngay trên phần mềm hoá đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng. Như vậy, người dùng cần phải đăng nhập vào hệ thống phần mềm hoá đơn điện tử và khai báo thông tin vào mục “Thông báo kết quả huỷ hoá đơn”.
Cần lập hoá đơn thay thế hoá đơn đã huỷ
Sau đó, hãy lưu lại thông báo kết quả huỷ hoá đơn và xuất ra file xml để gửi lên cơ quan thuế. Sau đó hãy để hóa đơn đã hủy ở trạng thái đã nộp cho cơ quan thuế để dễ dàng kiểm soát hóa đơn trên hệ thống.
Bước 3: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế hoá đơn đã huỷ
Sau khi đã thực hiện quá trình huỷ hoá đơn đúng cách, người dùng cần lập hoá đơn điện tử đúng để thay thế. Hoá đơn được thay thế phải lập theo đúng quy định pháp luật và có hiển thị nội dung cần thay thế, số hoá đơn được thay thế, ngày tháng gửi bên mua,...
VNPT Đồng Nai đã cung cấp thông tin cho bạn về cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành sao cho đúng nguyên tắc kế toán và quy định pháp luật. Hãy tập trung, lưu ý những thông tin cần thiết khi lập hoá đơn để tránh mắc sai phạm, gây mất thời gian xử lý.
Website chuyên cung cấp sản phẩm, dịch vụ
Internet, Vinaphone và Công nghệ thông tin VNPT tại Đồng Nai
TƯ VẤN BÁN HÀNG: 0911848686 Zalo HOTLINE TƯ VẤN BÁN HÀNG: 0918884113
Số DUY NHẤT tiếp nhận Báo hỏng dịch vụ: Cố định/ Internet/ Mytv: 18001166
Tổng đài hỗ trợ dịch vụ CNTT 18001260
Tổng đài hỗ trợ Sim, gói cước Vinaphone: 18001091
Website: //vnpt-dongnai.com/ Email:
Hướng dẫn lập thông báo hủy hóa đơn trên phần mềm HTKK của Tổng cục thuế
Khi các bạn thực hiện hủy hóa đơn giấy còn tồn hoặc hủy hóa đơn điện tử mẫu cũ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 51/2010/NĐ-CP, ngoài các thủ tục đã nêu trong bài, các bạn phải lập thông báo hủy hóa đơn gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
Thủ tục này sẽ được thực hiện ví dụ minh họa trên phần mềm HTKK phát hành mới nhất của Tổng cục thuế ngày 15/11/2021 là phiên bản 4.6.2.
Các bạn thực hiện tuần tự các bước như sau:
Bước 1: Đăng nhập PM HTKK
Tại màn hình đăng nhập phần mềm HTKK 4.6.2 các bạn điền MST của Đơn vị.
Hình 3 đăng nhập PM HTKKHình 3: Đăng nhập HTKK phiên bản 4.6.2
Bước 2: Chon loại tờ khai HTKK
Sau khi đăng nhập vào phần mềm HTKK, các bạn chọn mục Hóa đơn 🡺 Tiếp tục chọn đến “Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu [TB03/AC]”.
Hình 4- chọn thông báo hủy hóa đơnHình 4 “Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu [TB03/AC]”
Bước 3: Tạo tờ khai hủy hóa đơn trên HTKK
Sau khi mở tờ khai Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu [TB03/AC] lên các bạn thực hiện hủy hóa đơn còn tồn như sau:
1] Điền đầy đủ thông tin như mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn tồn từ số … đến số….
2] Ghi phương thức hủy hóa đơn:
– Hóa đơn giấy: “Cắt góc; Đốt; Xé nhỏ”
thường hay sử dụng là: Cắt góc [cắt góc dưới bên phải, góc phần chữ ký thủ trưởng đơn vị] vì sẽ lưu lại được quyển hóa đơn gốc khi thanh kiểm tra thuế hơn là các phương pháp khác.
– Hóa đơn điện tử: “Thực hiện hủy trên phần mềm hóa đơn điện tử” – SAU KHI ĐƯỢC CHẤP NHẬN PHÁT HÀNH HDDT THEO TT78 THÌ HỆ THỐNG THEO TT32 CỦA KHÁCH HÀNG SẼ DỪNG PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN VÀ CHUYỂN TRẠNG THÁI
Hình 5 – lập thông báo hủy hóa đơnHình 5: Cách điền “Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu [TB03/AC]”
Bước 4: Kết xuất file dưới dạng xml để nộp qua mạng internet
HÌnh 6 – Kết xuất xmlHình 6: Kết xuất file XML tờ khai “Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu [TB03/AC]”
Bước 5: Đăng nhập trang Thuế điện tử.
Để nộp tờ khai “Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu [TB03/AC]” qua mạng thì trước tiên các bạn cần đăng nhập trang Thuế điện tử của Tổng cục thuế tại địa chỉ: //thuedientu.gdt.gov.vn
Hình 7- thuedientu.gdt.gov.vnHình 7: Trang Thuế điện tử của Tổng cục thuế
Điền tên đăng nhập, mật khẩu và mã xác nhận để truy cập vào trang thuế điện tử
Hình 8- đăng nhập trang thuedientuHình 8: Nhập thông tin để đăng nhập trang Thuế điện tử của Tổng cục thuế
Bước 6: Nộp tờ khai dưới dạng xml qua mạng
Các bạn sau khi đăng nhập thành công trang thuế điện tử thì tiến hành nộp tờ khai “Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu [TB03/AC]” qua mạng như các tờ khai khác, bằng cách chọn tờ khai đã kết xuất ở phần mềm HTKK trước đó và ký số điện tử rồi nộp qua mạng online trên trang thuế điện tử.
* Chú ý: Nếu chưa đăng ký tờ khai thì cần đăng ký thêm tờ khai trước khi nộp.
Hình 9 – Nộp file XMLHình 9: Nộp tờ khai dưới dạng xml “Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu [TB03/AC]” qua mạng
VNPTGroup là tập đoàn hàng đầu Việt Nam. Cung cấp về dịch vụ viễn thông và công nghệ thông tin hàng đầu hiện nay.