Quy định về căn lề chuẩn trong văn bản hành chính, bài báo cáo
Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, quy định căn lề trang văn bản Word hành chính [khổ giấy A4] được quy định như sau:
- Cách mép lề trên từ 2 cm - 2.5cm.
- Cách mép lề dưới từ 2 cm - 2.5 cm.
- Cách mép lề trái từ 3 cm - 3.5 cm.
- Cách mép lề phải từ 1.5 cm - 2 cm.
Video hướng dẫn thực hiện
Cách hiển thị và cài đặt đơn vị đo cho thanh Ruler[mô phỏng bằng Word 2010]
Để hiển thị thanh Ruler ra văn bản bạn chọn vào mục View -> tích vào ô có từ khóa Ruler. Sau khi tích vào ô thanh Ruler sẽ tự động hiện ra.
Cài đặt đơn vị đo cho thanh Ruler ta vào File -> Options.
Cửa sổ mới hiện ra bạn chọn Advanced -> kéo xuống phần dưới trong mục Show measurements in units of chọn Centimeters -> ok.
Bắt đầu căn lề trong Word đẹp, đúng chuẩn
Đầu tiên ta vào thẻ Page Layout -> Margins trong Margins có các định dạng mặc định sẵn ở đây, để cài đặt mặc định theo Form chuẩn -> Custom Margins.
Cửa sổ mới hiện ra bao gồm các mục Top[trên], Bottom[dưới], Left[trai], Right[phải], chỉnh sửa lại các thông số này theo tiêu chuẩn mà văn bản của bạn yêu cầu. Thông số chuẩn sẽ là cách mép lề trên từ 2 cm - 2.5cm, cách mép lề dưới từ 2 cm - 2.5 cm, Cách mép lề trái từ 3 cm - 3.5 cm, cách mép lề phải từ 1.5 cm - 2 cm -> ok.
Cài đặt trang giấy ngang
Đa số văn bản ta sử dụng trang dọc nhưng cũng có một số trường hợp bắt buộc ta sử dụng trang ngang để cài đặt trang ngang cho văn bản ta vào Page Layout -> Margins -> Custom Margins -> chọn Landscape -> ok.
Cài đặt khổ giấy
Để cài đặt khổ giấy A3, A4, A5 ta vào Page Layout -> Margins -> Custom Margins -> chọn Paper -> trong phần Paper size lựa chọn khổ giấy tương thích thường là A4.
Bài viết này là cách căn lề trong Word 2010, hi vọng sẽ giúp cho các bạn giúp bạn có thể tự căn lề theo đúng quy chuẩn về các văn bản trên Word 2010. Chúc các bạn thành công nhé!
Hiện nay, cách căn lề chuẩn trong văn bản hành chính được thực hiện theo Nghị định 30/2020 của Chính phủ, ban hành ngày 05/3/2020.
Theo Nghị định 30, văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 [210mmx297mm], theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.
Ngoài ra, văn bản được định lề trang văn bản theo quy định sau [cách căn lề chuẩn]:
- Lề trên: Cách mép trên từ 20 – 25mm [2cm – 2.5cm].
-
Lề dưới: Cách mép dưới từ 20 – 25mm [2cm – 2.5cm].
- Lề trái: Cách mép trái từ 30 – 35 mm [3cm – 3.5cm].
-
Lề phải: Cách mép phải từ 15 – 20 mm [1.5cm – 2cm].
Hướng dẫn thực hiện căn lề trong văn bản hành chính
Cách căn lề chuẩn đối với Word 2003
Bước 1: Bạn mở thẻ File trên thanh công cụ phía trên cùng góc trái của phần mềm và chọn Page Setup để mở bảng tùy chọn định dạng trang in như sau:
Lúc này, giao diện bảng Page Setup hiện ra như sau:
Bước 2: Trong thẻ Margins, các tùy chọn canh chỉnh lần lượt cho Lề trên [Top], Lề dưới [Bottom], Lề trái [Left], Lề phải [Right]. Để chọn các thông số này theo đúng hướng dẫn tại Nghị định 30, ta bấm trực tiếp vào từng ô để sửa cho phù hợp. Ví dụ nếu ta muốn Lề trên là 2,5 cm, Lề dưới là 2 cm, Lề trái là 3 cm, Lề phải là 2 cm thì bấm vào từng ô và sửa lại như sau:Bước 3: Sau khi đã chỉnh xong các lề cần sửa, nếu muốn chọn kích thước căn lề nay làm lề chuẩn cho những tài liệu tiếp theo nhấn Set As Default. Chọn Yes để lưu lại và cuối cùng bấm OK.
Cách căn lề chuẩn đối với Word 2007, 2010, 2013, 2019
Tương tự như Word 2003, để căn lề, bạn cần mở bảng Page Setup lên. Bạn cần vào thẻ Page Layout trên thanh công cụ phía trên cùng và click vào mũi tên nhỏ phía dưới góc phải của thẻ Page Layout cạnh chữ Page Setup:
Hoặc chọn biểu tượng Margins, chọn tiếp Custom Margins ở phía cuối danh sách hiển thị để chiều chỉnh lại lề trong Word.:
Lúc này bảng Page Setup hiện ra, bạn cũng tùy chọn các thông số canh lề tương tự như Word 2003: chọn thẻ Margins và sửa lại khoảng cách canh lề theo ý muốn, bấm Set As Default/OK để hoàn tất.
Trên đây là cách căn lề chuẩn trong văn bản hành chính theo quy định mới nhất. Nếu còn thắc mắc về các vấn đề pháp luật khác, hãy liên hệ 1900.6192 để được hỗ trợ.
>> Cách trình bày văn bản chuẩn Nghị định 30
>> Điểm mới về cách trình bày văn bản từ 05/3/2021
Căn chỉnh là một thao tác cơ bản mà nhiều người thường sử dụng khi soạn thảo văn bản trên Word. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết hết các thủ thuật để căn chỉnh một văn bản đẹp mắt và đúng tiêu chuẩn. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách căn lề trong Word 2010, 2013, 2016, 2019 và phiên bản cũ hơn là Word 2007.
1. Tiêu chuẩn căn lề trong Word
Theo thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, quy định căn lề trang văn bản Word hành chính [khổ giấy A4] như sau:
- Lề trên cách mép trên từ 20 – 25 mm [2 tới 2.5cm].
- Lề dưới cách mép dưới từ 20 – 25 mm [2 tới 2.5 cm].
- Lề phải cách mép phải từ 15 – 20 mm [1.5 tới 2 cm].
- Lề trái cách mép trái từ 30 – 35 mm [3 tới 3.5 cm].
2. Hướng dẫn cách căn lề trong Word 2010
Trên các phiên bản word 2007, 2010, 2013, 2016 và 2019 đều có cách căn lề giống nhau. Hãy thực hiện theo các bước dưới đây để nắm được cách căn chỉnh lề trong Word nhé.
Bước 1: Tại tab Layout của Word, ở khu vực tùy chọn Page setup, bạn hãy click vào biểu tượng mũi tên để mở hộp thoại Page Setup.
Lưu ý, đối với các phiên bản word 2007 và 2010 thì tab Layout được hiển thị là Page Layout.
Bước 2: Sau khi hộp thoại hiển thị, ở tab Margins, bạn sẽ có những tùy chọn căn lề như sau:
- Top: Căn lề trên, là khoảng cách từ mép trên của khổ giấy tới dòng đầu tiên của khổ giấy.
- Bottom: Căn lề dưới, là khoảng cách từ mép dưới cho đến dòng cuối cùng của khổ giấy.
- Left: Căn lề trái, là khoảng cách từ mép trái khổ giấy tới ký tự đầu tiên bên trái.
- Right: Căn lề phải, là khoảng cách từ mép phải giấy đến chữ, ký tự cuối cùng bên phải.
Bạn điều chỉnh các mục trên về thông số như mong muốn nhé.
Bước 3: Sau khi căn chỉnh, bạn hãy nhấn OK để lưu cài đặt.
➤ Xem thêm: Hướng dẫn cách chia cột trong Word 2010, 2013 và 2016
3. Cách thiết lập căn chỉnh lề mặc định
Việc thực hiện căn chỉnh lề cho mỗi đoạn văn bản mới sẽ mất nhiều thời gian hơn, nhất là đối với người soạn nhiều văn bản mỗi ngày. Hãy thực hiện theo hướng dẫn dưới đây để biết cách căn lề trong Word 2010 mặc định.
Bước 1: Sau khi kết thúc việc căn chỉnh lề ở những bước trên, click vào tùy chọn Save As Default.
Bước 2: Tiếp theo bạn chỉ cần chọn Yes trên bảng xác nhận là đã hoàn tất việc thiết lập căn lề mặc định rồi.
4. Cách giãn dòng, giãn đoạn trong Word
Đầu tiên, bạn bôi đen đoạn văn bản cần giãn dòng, giãn đoạn, nếu muốn căn chỉnh cho cả văn bản thì bạn ấn tổ hợp phím Ctrl + A để chọn tất cả văn bản. Tiếp theo, trong phần Paragraph của thẻ Home, các bạn chọn biểu tượng như hình dưới [các bạn cũng có thể nhấn chuột phải và chọn Paragraph] để mở hộp thoại Paragraph.
Xuất hiện hộp thoại Paragraph, trong thẻ Indents and Spacing, bạn chọn khoảng cách đoạn trước trong phần Before, khoảng cách với đoạn sau After, khoảng cách dòng trong phần Line spacing bao gồm:
- Single: khoảng cách bằng một dòng bình thường.
- 1.5 lines: khoảng cách bằng một dòng rưỡi.
- Double: khoảng cách lớn gấp đôi dòng bình thường.
- At least: khoảng cách ít nhất.
- Exactly: khoảng cách bằng.
- Multiple: khoảng cách gấp số lần.
Các bạn có thể xem thay đổi trong phần Preview để chỉnh sửa cho phù hợp. Sau đó nhấn OK để đóng hộp thoại Paragraph.
Để cài đặt giãn dòng, giãn đoạn làm mặc định cho tất cả các trang Word khi bạn tạo mới văn bản Word, các bạn cũng chọn Set As Default trong hộp thoại Paragraph tương tự như với cách căn lề trong Word 2010 mặc định ở trên.
Trên đây là cách căn lề trong Word 2010 và giãn dòng, giãn đoạn trong Word, hy vọng những thông tin trong bài viết này sẽ giúp các bạn biết cách tạo ra văn bản theo đúng quy chuẩn trong Word 2010.
Tổng hợp